Mendapat dan melihat “semua data” tidak menjamin Anda mendapatkan hasil yang bagus, Anda bisa kewalahan atau menafsirkan data dengan cara yang tidak efektif. Tidak sedikit proyek dikerjakan dengan menggunakan sumber daya yang terbatas, waktu terbatas, dan anggaran yang terbatas. Mendapatkan data membutuhkan waktu dan biaya yang mungkin mahal, untuk itu diperlukan sebuah solusi atau cara yang lebih baik.

Dalam Six Sigma, tentu setiap orang ingin menjadi lebih efisien, Data Collection Plan memungkinkan Anda untuk menjadi lebih efisien dalam mendapatkan data. Anda dapat memfokuskan upaya Anda untuk menjawab pertanyaan spesifik yang memiliki nilai bisnis.

Komponen Data Collection Plan

Data Collection Plan adalah dokumen terperinci, artinya ada langkah-langkah serta urutan yang harus diikuti ketika mengumpulkan data untuk proyek Six Sigma. Dokumen ini penting karena orang-orang yang merancang Data Collection Plan bukanlah orang yang akan mengumpulkan data. Harus dipastikan bahwa setiap orang di tim proyek Six Sigma berada di frekuensi yang sama sehubungan data plan, pastikan bahwa setiap informasi ditransmisikan dengan benar kepada orang-orang di organisasi yang akan menyediakan kebutuhan data. Berikut adalah komponen – komponen di dalam Data Collection Plan:

1. Tujuan.Hal pertama yang perlu diklarifikasi sebelum upaya perbaikan dilakukan adalah tujuannya. Tujuan paling umum termasuk menemukan apakah suatu proses stabil? Apakah proses itu mampu? Atau apakah ada input lain yang akan bekerja lebih baik dalam suatu proses dibanding input yang sebelumnya digunakan? Di setiap kasus, tujuan harus didefinisikan dengan jelas.

2. Definisi Operasional. Ini mengacu pada metrik, atau pengukuran yang perlu dicatat. Seperti kita ketahui, ketika metrik ditentukan maka kita harus memberikan definisi operasional yang tepat dan menentukan cara perhitungan yang akan dilakukan untuk menghindari kebingungan. Definisi operasional ini juga penting untuk menghilangkan variasi pengukuran yang terjadi karena ketidak pahaman pengumpul data tentang bagaimana data dikumpulkan. Ada empat hal yang harus kita garis bawahi : memutuskan definisi operasional untuk setiap pengukuran, mengidentifikasi spesifikasi pengukuran, menetapkan nilai target, dan memasukkan nilai objektif nyata untuk setiap target.

3. Jenis Data. Data dapat diukur dengan berbagai cara; check sheet, survei, dll. Cara kita mengukur akan tergantung pada jenis data yang kita cari, apakah data kontinu atau diskrit perlu disebutkan. Orang-orang yang melakukan pengumpulan data akan memerlukan informasi ini sehingga perlu disebutkan dan dijelaskan kepada mereka termasuk sub-tipe datanya. Jika data kontinu, gunakan histogram atau grafik proses. Jika atribut, gunakan diagram Pareto atau diagram lingkaran

4. Pengumpul Data. Sebagian besar proyek Six Sigma modern, data akan dikumpulkan oleh mesin, bisa mesin shop floor atau workflow software yang secara tepat merekam data setiap step. Namun ada orang yang harus bertanggungjawab untuk memprogram mesin untuk mengumpulkan data dan menampilkannya dalam format yang bisa diterima oleh tim Six Sigma. Untuk itu, mereka yang bertanggungjawab sebagai pengumpul data harus memahami proses, tidak mempunyai potensi bias seperti konflik kepentingan terhadap data yang diambil, atau motif keuntungan. Kolektor wajib dilatih bagaimana data ditabulasi dan mengerti betul tentang definisi operasional sebelum diperbolehkan untuk praktek.

Baca juga  Meningkatkan Bisnis dengan Lean Manufacturing

5. Lokasi dan Waktu. Tidak merujuk ke lokasi fisik tetapi lebih pada proses. Data Collection Plan harus secara eksplisit menentukan dari mana data tersebut harus dikumpulkan dan juga memperhatikan apakah siklus waktu mempengaruhi hasil pengukuran. 

6. Frekuensi. Data untuk upaya perbaikan proses perlu dikumpulkan selama periode waktu tertentu. Harus ada ketentuan data akan diambil berapa frekuensi. Ini adalah bagian dari desain eksperimen dan harus dipatuhi oleh tim pengumpulan data tanpa perubahan sedikit pun.

7. Cara Menampilkan. Data Collection Plan adalah format data yang dibutuhkan tim Six Sigma. Tampilan menggunakan metode grafis sangat disarankan karena secara intuitif lebih mudah digunakan.