Mari berhenti fokus pada terminologi dan mulai bekerja menciptakan proses yang efektif menggunakan lean thinking.

Tahukah Anda selain di area produksi, konsep lean juga efektif untuk diterapkan di area kantor? Mungkin ada beberapa istilah umum produksi yang tidak tepat kita aplikasikan di lingkungan kantor, bahkan untuk menerjemahkan bahasanya saja kita sudah cukup kesulitan. Namun, terlepas dari penggunaan istilah tersebut yang terpenting dalam menerapkan lean adalah memahami esensi lean digunakan untuk menghilangkan penyimpangan dalam proses yang tidak memberi nilai tambah.

Konsep lean banyak digunakan perusahaan untuk menciptakan proses sesuai standar kerja terbaik dengan cara menghilangkan penyimpangan dan variasi proses. Ketika menerapkan konsep lean di area kantor, artinya kita akan menstandarisasi proses administrasi. Proses yang standard akan menghasilkan kualitas pekerjaan lebih baik, waktu layanan yang lebih terprediksi, dan biaya yang lebih terkendali. Sebagai karyawan kantor, kita tahu pasti bahwa ada begitu banyak variasi dalam proses adminitrasi, namun ini sulit diatasi karena situasi yang kita hadapi terus berubah, berbeda dengan area produksi yang semua aktivitasnya terencana.

Memang benar bahwa proses administrasi berurusan dengan banyak variabilitas. Vendor harus dibayar secara berbeda, pelanggan menginginkan metode pengiriman yang berbeda, karyawan memiliki peran yang berbeda satu sama lain, dan seterusnya. Tetapi dengan menggunakan konsep lean, kita akan tahu dengan pasti bahwa “faktanya” variabilitas dalam proses administrasi yang kita hadapi merupakan dampak dari kegagalan proses itu sendiri dan kenyataannya semua variablitas ini bisa kita control jika kita tahu caranya.

Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara organisasi menerapkan metode lean untuk proses administrasi? Berikut adalah 7 cara menuju keberhasilan lean office yang kami sarikan dari Industryweek :

  1. Mengumpulkan tim, ini perlu dilakukan agar setiap orang berada di halaman yang sama. Dengan kata lain ini dilakukan agar semua karyawan memahami tentang apa itu konsep lean dan esensi yang dimiliki metode keren satu ini.
  2. Mengembangkan project charter yang berisi narasi tentang apa saja yang menjadi fokus tim dan mengapa hal tersebut perlu dilakukan.
  3. Tinjau project charter dengan manajemen. Project charter menjadi salah satu strategi komunikasi dalam proyek perbaikan. Dokumen ini juga akan menyelaraskan antara tujuan dari pelaksanaan proyek dengan tujuan dari bisnis organisasi skala yang lebih besar sehingga diperlukan adanya keterlibatan manajemen.
  4. Melakukan pemetaan sesuai kondisi aktual (current state). Buat peta yang mengasumsikan semuanya berjalan sebagaimana mestinya. Jangan menyertakan loop dan sub-proses yang bergerak ketika terjadi kesalahan, masalah, dan penundaan.
  5. Kembali ke setiap langkah proses dan minta tim bertukar pikiran tentang “Apa yang bisa salah pada langkah ini?” Tuliskan item-item yang dihasilkan selama proses tukar pendapat.
  6. Identifikasi masalah proses terburuk (sesuatu yang dapat menjadi kesalahan)
  7. Kembangkan dan terapkan solusi untuk masalah proses terburuk.
Baca juga  Mengubah Manajemen Tradisional Menggunakan Lean

Lean adalah tentang menciptakan arus informasi dan materi yang lancar dan dapat diprediksi sehingga organisasi dapat melakukan perbaikan dan menghilangkan pemborosan. Tujuh langkah yang diuraikan di atas akan membantu Anda mendapatkan hal tersebut, tentu ini akan sangat relevan dan membantu Anda untuk menghadapi era kenormalan baru (new normal).

Bagi Anda yang ingin menerapkan konsep lean di perusahaan atau ingin mendapat insight berbeda tentang proyek lean yang sedang Anda jalankan, SSCX International adalah partner terbaik yang bisa Anda andalkan. Anda memiliki kesempatan untuk berdiskusi langsung dengan konsultan lean six sigma terbaik secara gratis, hubungi tim support SSCX di event@sscx.asia atau Wa.me/6287857630200 untuk mengatur jadwal pertemuan.

Anda juga bisa bergabung di webinar “The Power of Lean Six Sigma”, 18 Juni 2020 untuk mendapatkan knowledge dan ideas baru tentang Lean Six Sigma yang akan dibawakan langsung oleh Budi Darmawan, senior konsultan di SSCX International. Budi merupakan Certified Lean Six Sigma Black Belt. Memiliki pengalaman implementasi dan konsep yang kuat dalam Lean Six Sigma. Budi dulu adalah seorang QA Manager/Black Belt di sebuah perusahaan manufaktur elektronik terkemuka, yang menerapkan budaya Lean Six Sigma. Budi berkontribusi meningkatkan productivitas dan biaya yang kompetitif di perusahaan melalui project Green Belt dan Black Belt.