Sebagai praktisi Lean, kita semua tahu cara menyelesaikan masalah dan kita juga berfikir telah melakukannya dengan baik. Namun seringkali, dalam banyak kasus kita tidak melakukannya dengan baik dan memperbaiki yang bukan masalah sebenarnya.

Di banyak organisasi, proses pemecahan masalah tergesa-gesa, berfokus dengan mencari solusi tercepat dan termudah daripada solusi yang paling bernilai. Jika kita melihat di Toyota, mereka menggunakan proses pemecahan masalah yang sistematis, secara hati-hati dalam membingkai masalah, menemukan akar permasalahan yang benar, dan menggunakan eksperimen untuk menguji tindakan penanggulangan guna memastikan masalah selesai diperbaiki dalam satu kali waktu dan untuk semua. Ini adalah prinsip fundamental kesuksesan Toyota yang dipraktekkan oleh semua karyawan di semua level.

Mark Davies, Manajer Senior di Toyota Lean Management Centre UK sebagaimana dilansir dari leanuk.org mengatakan bahwa dalam proses pemecahan masalah terdapat 8 langkah yang harus diikuti, yakni:

  1. Clarify the problem, lakukan klarifikasi sehingga masalah terlihat dengan jelas.
  2. Breakdown the problem, buat laporan perincian atas masalah yang ada.
  3. Set a target, tentukan target perbaikan seperti apa yang ingin dicapai.
  4. Analyse the root cause, analisa akar penyebab masalahnya.
  5. Develop countermeasures, menyusun langkah penanggulangan atau perbaikan
  6. See countermeasures through, melihat seluruh langkah-langkah perbaikan
  7. Monitor the process and results, memantau proses dan hasil atas perbaikan yang dilakukan
  8. Standardise successful processes, lakukan standarisasi pada proses yang berhasil

Toyota memahami bahwa tahap 1 – 4 adalah kunci untuk memastikan masalah secara tepat. Masalah dapat menjadi berantakan dan berbelit-belit sehingga sering membuat tim kebingungan bahkan salah fokus. Langkah 1 dan 2 penting untuk mengurutkan data, kita bisa menggunakan Pareto untuk memecahkan masalah disini. Dengan bertanya apa, kapan, di mana dan siapa akan membantu Anda menyoroti masalah utama yang harus diatasi. Ini kemudian memudahkan Anda untuk menetapkan target SMART. Tahap 4 dan identifikasi akar penyebab masalah bisa dibilang bagian paling sulit untuk dieksekusi, Mark menjelaskan melalui proses terperinci kita harus beralih dari prioritas masalah ke kemungkinan penyebab langsungnya. Kesalahan yang sering dilakukan adalah melompat dan merumuskan kemungkinan penyebab masalah tanpa melakukan gemba dan mengkonfirmasi fakta. Di sini penyebab langsung – penyebab masalah yang terobservasi – dan akar penyebab – penyebab akhir sebenarnya yang sedang kita coba indentifikasi – seringkali membingungkan. Gunakan “5 Whys”, tool sederhana yang sangat efektif membawa rantai kausalitas menuju akar penyebab masalah yang sebenarnya.

Dari studi kasus ini, intinya adalah jika kita sebagai praktisi Lean, tidak dapat memecahkan masalah secara sistematis, bagaimana kita bisa berharap untuk melatih dan memimpin orang lain untuk melakukan hal yang sama?