Kaizen event adalah suatu event atau acara untuk melakukan improvement pada area tertentu atau dengan sasaran tertentu. Istilah lain kaizen event adalah kaizen blitz, dimana kata blitz diambil dari bahasa Jerman yang artinya cepat.

Meskipun Kaizen event ini umumnya berjalan singkat, sekitar 2-5 hari. Kaizen event tetap memerlukan perencanaan baik tempat maupun waktu. Nah, agar bisa sesuai dengan rencana Excellent People bisa mengikuti tahapan-tahapan kaizen di bawah ini :

1. Menentukan masalah atau area kerja yang ingin diperbaiki

Ditahap awal ini, dipilih sebuah topik kaizen, masalah bisa diambil dari prioritas bisnis yang utama berdasarkan value stream mapping, atau masalah di suatu area. Masalah harus jelas terdefinisi supaya tim memiliki persepsi yang sama tentang masalah dan memiliki lingkup masalah yang jelas. Masalah ini juga harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.

2. Menentukan tujuan

Saat tim baru pertama kali melaksanakan kaizen, mulailah dengan tujuan dan sasaran yang sederhana dulu. Misalkan menciptakan area kerja yang efisien dengan 5S, memperbaiki flow, membuat visual management. Bisa juga memilih beberapa topik, seperti membuat standard location, standard tool station, mempercepat waktu changeover, mengurangi defect, mengurangi jumlah breakdown mesin, membuat sistem kanban. Memulai dengan sasaran sederhana akan meningkatkan moral dari anggota tim dan menciptakan momentum.  

3. Membentuk tim

Tim disini umumnya terdiri dari 6 – 10 orang, tergantung kebutuhannya. Sebagian anggota tim harus berasal dari area kerja lain supaya mendapat ide dan perspektif yang lebih segar. Tim harus fokus di kaizen event ini, artinya waktu yang digunakan selama menjalankan program ini, anggota tim tidak boleh diganggu oleh kegiatan aktivitas kerja sehari-hari.

4. Memberi training tentang kaizen

Pertama kali melakukan kaizen adalah penting mengenalkan apa itu kaizen, tujuan yang ingin dicapai, tahapan bagaimana mengeksekusinya, dan training tools untuk root cause analysis (RCA) yang nanti digunakan untuk problem solving.

5. Melaksanakan tindakan perbaikan

Setelah akar masalah teridentifikasi, maka segera buat rencana tindakan dan lakukan tindakan perbaikan secara langsung

Baca juga  HANNOVER MESSE 2020 ditunda

6. Mengecek hasil

Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan maka cek lah hasilnya. Ada indikator performa yang bisa kita gunakan untuk melihat apakah hasilnya efektif. Jika tidak maka lakukan analisa ulang.

7. Standardisasi

Jika hasilnya sudah efektif, maka segera buat standarnya. Hal ini untuk memastikan bahwa hasil perbaikannya bersifat sustainable dan konsisten dijalankan

8. Follow up action plan

Untuk tindakan yang belum selesai pada masa kaizen event, lakukan follow up untuk memastikan tindakan perbaikan sudah diselesaikan. Lakukan review hasil performa untuk memastikan improvement nya sustainable dan konsisten.

Kaizen event memberi banyak manfaat bagi perusahaan dan juga individu. Diantaranya mampu meningkatkan produktivitas, meningkatkan kinerja, meningkatkan yield, mempercepat changeover, membuat area kerja lebih efisien, dll.