A3 Problem Solving merupakan tool favorit Toyota untuk mengentaskan masalah proses dan quality.

A3 adalah salah satu tool favorit Toyota, karena dianggap sebagai metode problem solving yang paling efektif. Toyota menggunakan kertas berukuran A3 (11” x 17”) untuk membuat dokumentasi problem-solving yang konsisten, jelas dan terstruktur.

Setiap organisasi tentunya ingin memiliki proses yang superior dengan sesedikit mungkin kesalahan. Untuk itu, berbagai problem solving tool diadopsi oleh berbagai organisasi dengan tujuan yang sama: mengimprovisasi proses yang ada untuk menghasilkan output yang lebih baik. Namun sayangnya, tidak semua organisasi berhasil mempraktekkan problem solving tool dengan sukses. Mengapa?

Seorang change agent yang telah memiliki 14 tahun pengalaman implementasi Lean Manufacturing  di Toyota, Daniel D. Matthews, mengemukakan alasan mengapa banyak organisasi yang gagal dalam implementasi problem-solving tool dan bagaimana A3 Problem Solving dapat membantu. Matthews menekankan bahwa kegagalan dalam problem-solving seringkali diakibatkan oleh langkah yang terburu-buru; kadang para problem solver terlalu cepat menyimpulkan penyebab masalah atau bahkan langsung melompat kepada countermeasure sebelum mereka memahami betul karakteristik dari masalah yang ditangani.

Dalam metode A3 Problem-Solving, change agent didorong untuk menunda tindakan yang reaktif (sebagai reaksi natural manusia jika menghadapi masalah) hingga mereka mendapatkan pehamaman yang benar-benar jelas mengenai masalah. Pengetahuan dan pemahaman akan fakta yang spesifik (dari masalah) sangat kritikal dalam usaha problem solving. Untuk mendapatkannya, Anda harus mengesampingkan subyektifitas dan menggantinya dengan fakta-fakta.

Untuk mengetahui fakta secara akurat, Anda harus mencarinya secara langsung. Bukan hanya melalui laporan dan pendapat orang lain. Carilah informasi sebanyak-banyaknya secara langsung di lapangan. Data-data yang Anda dapatkan nantinya juga akan membantu dalam proses penjabaran masalah.

Untuk memahami masalah dengan mendetail, Anda harus menjabarkannya menjadi beberapa karakter yang spesifik. Kunci dari pengentasan masalah adalah dengan menelusuri perjalanan proses dan biarkan fakta-fakta membimbing Anda, alih-alih mengambil tindakan hanya berdasarkan opini dan perasaan saja.

Pelaksanaan Metode Problem Solving: Mengapa Harus A3?

Baca juga  Gagal Menjadi Leader? Cara Ini Bisa Membantu Anda Memperbaikinya

Toyota memiliki kebiasaan melaksanaan A3 problem solving setiap kali menemukan masalah dalam prosesnya. Anda mungkin bisa ‘melihat’ banyak kertas berukuran A3 yang kemudian ‘berubah’ menjadi dokumen-dokumen problem solving jika memiliki kesempatan untuk mengunjungi pabrik-pabrik Toyota. Jika Anda ingin mulai ikut mengimplementasikan A3, akan ada banyak template yang bisa Anda temukan di internet. Walaupun disebut A3 Problem Solving, namun sebetulnya tidak harus selalu menggunakan kertas berukuran A3. Terkadang Toyota-pun menggunakan kertas berukuran A4, selama semua dokumen serta informasi tergambar dan terpaparkan dengan baik. Jangan menggunakan satu template saja, karena akan mempersempit cakrawala Anda.

Dari sekian banyak metode problem solving, mengapa Toyota lebih memilih A3? Jawabannya mungkin karena metode ini menawarkan pengentasan masalah yang lebih cepat, tepat dan terarah. Kemungkinan akan muncul countermeasure temporer lama sebelum proses A3 selesai; biasanya akan habis masa berlakunya dalam 24 jam untuk isu-isu quality. Selain itu, A3 Problem Solving dapat dijalankan bersamaan dengan Root Cause Analysis.

Kelebihan dari metode A3 yang lain adalah bahwa dokumen-dokumen problem solving dapat disimpan dan diarsipkan. Setelah masalah selesai dan kualitas meningkat, Toyota tidak membuang begitu saja dokumentasi A3 mereka. Dokumentasi tersebut dihimpun untuk ‘mengawetkan’ respon-respon terhadap masalah, pengetahuan teknis dan perancangan, dan sebagainya. Ini adalah bagian penting dalam program yang memiliki tujuan kepada sustainability dan continuous improvement. Toyota biasanya menyimpan dokumen A3 Problem Solving mereka untuk jangka waktu 5-6 tahun.