SHIFT SSCX Tomy Indarto Freeport

Sebagai salah satu perusahaan tambang terbesar di Indonesia, PT. Freeport Indonesia (PTFI) sangat fokus dalam membuat proses operasional berjalan seefisien dan seefektif mungkin. Salah satu strateginya adalah membentuk badan tersendiri yang bertanggung jawab untuk melaksanakan program dan mempertahankan hasil perbaikan. Badan yang juga merangkap peran sebagai PMO atau Project Management Office tersebut adalah Departemen MIS Application & Business Improvement yang dipimpin oleh Tomy Indarto sejak 2010.

Dalam wawancara eksklusif Shift dengan Tomy beberapa waktu lalu, pria yang bergabung dengan PTFI pada 1998 lalu ini menjelaskan mengenai fungsi departemennya yang melingkupi area business improvement, mining solution delivery, sistem ERP, Management Information System (MIS) dan teknologi informasi. Selain ranah teknis, departemennya juga bertanggung jawab dalam pelaksanaan business process improvement dan manajemen proyek sebagai PMO.

Jadi PTFI memiliki serangkaian metodologi yang diramu sendiri?

Betul. Di divisi improvement ini kami punya program korporat yang disebut Operational Excellence. Fokusnya kepada aspek kedua, yaitu business improvement. Memang namanya sengaja diambil dari istilah yang umum dan populer. Lalu apa itu Operational Excellence di PTFI? Program ini adalah program untuk memformalkan inisiatif CI di perusahaan.

Mengapa harus formal? Apakah tidak bisa dijalankan secara divisional?

Jika inisiatif perbaikan dijalankan secara formal, akuntabilitasnya jadi jelas, bisa on track; dipertahankan untuk selalu berada di jalur yang benar. Lalu kami juga bisa tetapkan orang-orang yang bertanggung jawab atas setiap inisiatif. Jika tidak ada orang yang accountable, isu sustainability bisa jadi kendala. Jadi program Operational Excellence ini sebenarnya memiliki dua aspek, yaitu throughput availability dan utilization improvement, serta cost improvement. Untuk mencapai tujuan dan mempertahankan hasilnya, program ini harus formal.

Kira-kira apa tujuan utama program Operational Excellence di PTFI dan apa saja aspek yang disentuh?

Perusahaan ini ‘kan sangat asset intensive. Kami ingin mengoptimalkan ROI dari setiap aset. Tujuan utamanya ada dua, yaitu peningkatan produktivitas dan biaya operasional yang seefisien mungkin. Inisiatif program ini yang pasti memiliki dua target, yaitu meningkatkan throughput atau produktivitas, atau mengeliminasi waste. Kenapa? Karena waste ini akan sangat mempengaruhiexpenses. Secara langsung atau tidak langsung juga bisa berdampak kepada produktivitas.

Aspek-aspek yang disentuh sama saja, proses, people dan teknologi. PTFI tidak bisa hanya fokus pada proses. Akan lebih maksimal jika kami bisa melihat proses secara end-to-end, jadi tidak hanya pada prosesnya saja, atau peoplenya saja, atau teknologinya saja, tapi secara holistik mengintegrasikan ketiga aspek. Yangpenting dan terus terang susah adalah membuatOperational Excellence bisa menjadi culture dan hasilnya sustain. CI akan terus dilakukan dan menjadi bagian dari budaya perusahaan, sehingga karyawan tidak hanya melihat inisiatif yang ada sebagai tambahan pekerjaan, dan berhenti setelah proyek selesai.

Lalu bagaimana strategi memotivasi karyawan agar programbisa membudaya?

Ada beberapa pendekatan yang dirangkum dalam strategi change management PTFI. Syarat pertama, semua program harus dapat endorsement dari orang yang tepat di jajaran manajemen senior. Jadi pendekatannya top down.Jadi mereka yang berada di level tertinggi di perusahaan harus mendukung program dan memastikan hold people accountable.

Caranya, setiap tahunnya, PTFI mengadakan penilaian kinerja mulai dari departemental hingga level individu. Jadikinerja setiap individu di setiap level akan diukur berdasarkan target-targetyang telah ditetapkan di awal tahun.Nah, disitu kami masukkan cost efficiency dan CI sebagai salah satu aspek yang akan dinilai, dan penilaian ini berlaku bagi setiap individu. Ilustrasinya seperti ini: korporat punya target, lalu target diturunkan kepada divisi, dengan seorang kepala divisi yang memimpin. Kepala divisi ini diberikan target tertentu, lalu dia-lah yang akan mengatur target-target bagi individu dalam divisinya. Cara ini efektif karena berhubungan langsung kepada kompensasi dan insentif, bonus, kenaikan gaji, dan sebagainya. Ini salah satu cara memotivasi agar karyawan aware terhadap business process improvement dan akhirnya membentuk budaya yang kami inginkan.

Cara kedua adalah komunikasi yang intens. Dalam hal ini kami dibantu oleh divisi Corporate Communication yang memiliki beberapa channel komunikasi seperti distribusi email internal, background dan screen saver PC yang bisa di-setting sesuai tema; background ini bisa di-setting agar muncul di PC seluruh karyawan PTFI. Lalu ada juga buletin yang tematik, misalnya ada edisi yang membahas proses tambang dari hulu hingga ke hilir, untuk mengedukasi karyawan. Ada juga jaringan TV internal yang menampilkan program-program di PTFI dan disiarkan kepada komunitas karyawan.

Apa saja tantangan yang dihadapi PTFI, khususnya di tahun 2014 ini, terkait implementasi program Operational Excellence?

Tantangan yang kami hadapi di 2014 ini adalah harga komoditi yang cenderung menurun. Seperti yang dialami semua perusahaan tambang, harga komoditi sangat mempengaruhi revenue. Harga komoditi emas cenderung menurun di 2014, jadi kami harus fokus kepada hal-hal yang bisa mengoptimalkan pengeluaran sambil menjaga produktivitas. Tantangan lain yang masih terkait harga komoditi adalah dampak perjanjian antara PTFI dengan SPSI (Serikat Pekerja Seluruh Indonesia-red) mengenai kenaikan nilai kompensasi dan benefit karyawan, yang tentu akan meningkatkan pengeluaran, sementara harga komoditi tengah merosot.

Hal lain yang jadi tantangan adalah pelarangan ekspor. Sudah pasti dampaknya besar karenakamitidak bisa ekspor dalam jumlah normal.Akibatnya, saat ini hanya 40% dr kapasitas produksi PTFIyang bisa dikirim ke smelterkami di Gresik. Kamitidak bisa produksi normal, tidak bisa jualan normal, tapi ekspenses-nya tetap atau malah meningkat.Tantangan di level divisi juga ada. Produktivitas dari berbagai divisi operasional masih memiliki celah perbaikan. Masalah sustainability juga masih jadi isu; belum optimal.

Tantangan selanjutnya, karena fokusPTFI akan beralih dari tambang terbuka kepada tambangunderground, maka persiapan peralihan kepada underground miningharus dikejar. Kami masih melihat adanya keterlambatan dari proses ekspansinya. Lalu terkait logistik, karena lokasi kerja yang remote, harus dipikirkan strategi supply chain agar lead time tidak lama dan biaya inventori tetap rendah. Kecenderungan di remote areakan menumpuk inventori, padahal itu tidak bagus karena biaya untuk mengelola stok inventori jadi tinggi.

Apa solusi yang ditawarkan Departemen MIS Application & Business Improvement?

Ada beberapa solusi yang direkomendasikan. Pertama, kami harus mempraktekkan best practice. Itu dari sisi jangka pendek. Artinya, kami punya banyak issue dan masalah, tapi bagaimana carakamimengatasinya? Daripada kami menciptakan sesuatu yang baru dan belum terbukti keakuratannya,,kamimemilih untuk menggunakan cara-cara yang pernah digunakan dan terbukti efektif sebagai best practice. Ini salah satu alat untuk melewati masa-masa sulit. Fokus pada proyek yangbenar-benarhigh value. First thing first. Bagaimana memprioritaskan proyek yangdampakdan manfaatnya besar.

Untuk jangka menengah, karena kami punya induk perusahaan (Freeport-McMoRan Copper & Gold Inc. –red), kami bisa menyelaraskan strategi lokal dengan strategi global. Artinya, kami harus bawa isu-isu ini menjadi lebih global. Artinya, tidak bisa ditangani secara tertutup atau silo di PTFI saja, tapi harus diintegrasikan dengan induk perusahaan.

Sedangkan solusi jangka panjangnya adalah menempatkan program Operational Excellence di sisi yang lebih strategis, karena saat ini implementasi masih bersifat taktikal. Meningkatkan produktivitas di tambang itu ‘kantaktikal. Yang lebih strategis misalnya menentukan apakah perlu membuka investasi modal baru, dan yang semacam itu. Artinya, kemampuan individu di departemen business improvement juga harus ditingkatkan.***RW

Bagian I 

Artikel Terpilih di Inbox Anda
Ya, tim konsultan SSCX akan memilihkan artikel dan ide menarik untuk Anda!

Kami akan mengirimkan maksimal 1 email per minggu dan Anda dapat unsubscribe kapan saja. Dengan berlangganan, Anda diberikan 1 ide yang bisa mengubah proses dan produk Anda lebih baik lagi.