Oleh : Team SSCX International

Sekarang ini perubahan teknologi terjadi secara besar-besaran, mendorong perusahaan menjadi smart factories. Agar relevan, perusahaan berlomba mengadopsi otomatisasi, robotisasi, dan digitalisasi. Lalu bagaimana tren Continuous Improvement berjalan di era digital seperti sekarang ini?

Di dalam framework House of Lean terdapat 2 pilar, yaitu pilar Just In Time dan pilar Automation. Pada perusahaan yang sudah menjalankan elemen-elemen Just In Time, maka phase berikutnya adalah masuk ke penerapan Automation. Hal ini berdasar pada prinsip bahwa manusia memiliki kecenderungan untuk bosan melakukan pekerjaan yang berulang-ulang, sehingga akan muncul resiko inadvertent mistake atau kesalahan yang tidak disengaja sedangkan automation bagus sekali untuk pekerjaan yang sama berulang-ulang.

Prinsip Lean ingin menempatkan manusia pada pekerjaan yang bersifat kreatif, yang sulit dilakukan oleh automation, sesuatu yang membutuhkan ketrampilan dan pola berpikir kreatif, karena ini adalah kelebihan utama dari pekerjaan manusia. Prinsip automation di dalam Lean berasal dari sejarah pada industri tekstil untuk mesin penenun, manusia ditugaskan untuk mengawasi beberapa mesin jika mengalami stoppages, untuk kemudian dilakukan tindakan perbaikan. Harapannya, pendeteksian dini akan berdampak pada kecepatan respons sehingga produktivitas mesin meningkat. Tetapi terkadang yang terjadi adalah manusia yang mengawasi mesin tersebut sering terlena, sehingga tidak mengetahui jika ada kejadian mesin stoppages, akibatnya adalah mesin berhenti cukup lama sebelum akhirnya diketahui ada masalah.

Sehingga kemudian dibuatlah solusi automation pada setiap mesin dengan memasang andon atau alarm yang mengindikasikan jika mesin mengalami stoppages. Sehingga towerlamp memberikan sinyal berupa suara untuk menandakan ada stoppages pada mesin. Pada akhirnya orang akan mendeteksi sinyal tersebut dengan sangat mudah untuk kemudian melakukan tindakan perbaikan. Hasilnya produktivitas mesin dapat meningkat dan jumlah pengawas manusia dapat berkurang. Sumber daya manusia dapat difokuskan untuk melakukan pekerjaan lain yang membutuhkan skill dan improvement pada proses. Prinsipnya adalah “jangan meminta manusia untuk melakukan pekerjaan mesin” sebagai dasar dalam melakukan automation.

Mencegah Kesalahan dalam Proses
Manusia memiliki kelemahan dalam bekerja yaitu baik itu kesalahan karena ketidaksengajaan, bosan, kelupaan, tidak tahu, kurang skill, konsentrasi menurun, dan sebagainya. Tentunya ini akan berdampak pada kualitas produk yang dihasilkan dan produktivitas mesin. Solusi untuk hal ini yaitu melalui automation.

Selain prinsip Andon, prinsip yang penting diterapkan disini adalah Mistake Proofing, prinsip anti salah. Sehingga kita bisa mencegah terjadinya kesalahan dalam proses, dan mempermudah pekerjaan manusia. Mistake Proofing atau Poka Yoke umumnya menggunakan alat bantu seperti sensor, jig, dan lainnya untuk mencegah kesalahan dalam proses. Pada jaman sekarang ini, di era industri 4.0, industri manufaktur akan mengarah ke smart factory, yaitu penggunaan otomatisasi, digitalisasi, dan Internet of Things. Memungkinkan setiap proses berkomunikasi satu sama lain dalam mengatur kebutuhan resources tanpa peran manusia. Diperkirakan pada tahun 2020 nanti, industri manufaktur di China, Korea, dan Jepang semuanya akan menuju kesana. Keuntungan yang akan diperoleh adalah kualitas produk yang lebih baik, responsif terhadap permintaan pasar, produktivitas yang tinggi, dan biaya yang jauh lebih murah.

Continuous Improvement VS Breakthrough Improvement
Di dalam prinsip improvement kita mengenal adanya continuous improvement dan breakthrough improvement. Continuous improvement digambarkan dalam grafik menanjak yang linear, sedangkan breakthrough improvement adalah grafik step function. Jika ditanya lebih penting mana, perusahaan membutuhkan keduanya. Continuous improvement adalah perubahan kecil yang dilakukan secara terus menerus supaya proses menjadi lebih baik, perubahannya umumnya tidak memerlukan investasi besar dan mudah dilakukan. Sedangkan breakthrough improvement umumnya membutuhkan perubahan yang memerlukan investasi sangat besar, tapi hasil dari perubahan ini memiliki dampak sangat besar juga yang digambarkan seperti step function. Yaitu, sebuah lompatan besar yang terjadi pada bisnis proses ataupun pada proses produksi, sehingga perusahaan memperoleh keuntungan yang sangat besar dengan penerapan teknologi tersebut. Semakin besar dampak yang diharapkan, maka effort yang dibutuhkan untuk menerapkan perubahan tersebut juga semakin besar.

Kedua inisiatif ini penting karena memiliki fungsi yang berbeda. Continuous improvement akan tetap dibutuhkan karena disini bukan hanya mengenai improvementnya, tetapi yang lebih penting adalah perubahan mindset dari para karyawan. Perubahan mindset ini akan menciptakan budaya perusahaan yang merupakan identitas dari sebuah organisasi. Sebuah organisasi yang memiliki budaya continuous improvement akan terus bergerak maju dengan dukungan penuh dari seluruh karyawan. Pola pikir ini akan menjadi DNA perusahaan, sehingga selalu ada keinginan untuk terus bertumbuh dan menjadi lebih baik. Budaya ini juga menghasilkan kualitas engagement karyawan yang lebih baik dan juga ownership terhadap hasil pekerjaan. Sehingga proses akan lebih sustainable dan berujung pada bisnis yang mampu sustain.

Payung besarnya disini adalah operational excellence. Dimana inisiatif proyek terbagi menjadi beberapa kategori termasuk project management, agile, scrum, dll. Pada titik ini, metodologi yang digunakan bisa bermacam-macam, tergantung dari inisiatif proyek apa yang akan dijalankan. Justru yang paling penting disini adalah bagaimana inisiatif proyek dimunculkan. Inisiatif proyek dimunculkan melalui mekanisme project selection, mengacu pada kebutuhan bisnis saat ini, termasuk didalamnya bussines plan, financial statement, market intelligent report, dan sebagainya. Dari sinilah muncul list of potential projects yang bisa dikuantifikasi potential value creationnya. Kemudian dari top management menentukan prioritas proyek mana yang akan dieksekusi dahulu. Tak kalah penting adalah infrastruktur dari proyek tersebut, seperti pembentukan steering committee, project sponsor, project leaders, dan team members. Sehingga setelah dilakukan project assignment, maka dapat ditentukan metodologi yang akan digunakan dalam eksekusi proyek tersebut. Ini adalah cara memaksimalkan penggunaan resources dalam organisasi, sehingga proyek yang kritikal dapat berjalan dengan lancar. Mekanisme project review yang dilakukan secara periodik sangat esensial untuk memastikan proyek berjalan dengan sukses. Hal ini merupakan komitmen bersama yang harus dimiliki bukan hanya dari pelaksana proyek tetapi juga dari top management.

Improvement di Era Digital
Metodologi pelaksanaan proyek tidak terbatas pada DMAIC atau PDCA. Terdapat berbagai metodologi seperti project management, bahkan agile. Metodologi DMAIC sendiri digunakan untuk proyek yang memiliki target key performance indicator terukur, akar masalahnya belum ketahuan diawal, dan butuh analisa problem solving, solusi permasalahan pun belum ditentukan. Sedangkan project management, sudah menentukan diawal apa solusi yang akan diimplementasikan, termasuk requirement-requirementnya, sehingga dibuat perencanaan yang jelas, penyediaan resources, budgeting, manpower planning, dan kontrol terhadap pelaksanaan pekerjaan.

Sekarang ini banyak perusahaan yang memiliki project management officer (PMO) untuk menjalankan proyek-proyek strategis dan penting bagi perusahaan. Bentuk proyeknya dapat berupa pembangunan infrastruktur fisik, atau sistem IT. Indikator performance yang dikendalikan di project management adalah on Quality, on Time, dan on Cost. Artinya, proyek tersebut harus memenuhi kriteria requirement kualitas dari produk, yang dikendalikan melalui quality control dan quality assurance. Proyek juga harus mampu diselesaikan tepat waktu sesuai jadwal di perencanaan awal, tidak boleh mundur. Dan proyek juga tidak boleh mengalami over budget. Project management mengandalkan disiplin dalam pengerjaan proyek serta monitoring control yang ketat sampai proyek selesai.

Selain project management, sekarang ini juga dikenal metodologi agile. Berbeda dengan project management yang dipakai untuk membangun infrastruktur fisik, Agile digunakan untuk software development, terutama untuk membangun sistem. Jika di project management seluruh requirement dari pelanggan harus di-describe diawal, di Agile requirement-nya dimulai dari value yang paling penting bagi pelanggan atau disebut minimum viable produk. Kita tidak perlu men-deliver seluruh features dari software yang dibuat, tetapi features yang paling penting secara value bagi pengguna. Karena nanti akan terjadi proses iterasi. Prinsip yang digunakan dalam membuat prototip dan mendapatkan feedback yang sering dari pengguna, dan adanya peningkatan value dalam setiap cycle.

Requirement dalam metodologi agile diprioritaskan pada hal yang paling kritikal. Dokumentasi juga diminimalkan, hanya yang memberi nilai tambah. Perencanaan proyeknya juga sangat pendek, yaitu pada rentang 3-6 bulan, 2-4 minggu, bahkan pada rencana 24 jam kedepan. Ruang lingkup projeyek dikendalikan dari nilai bisnis. Items yang memiliki nilai bisnis paling tinggi adalah prioritas utamanya. Sedangkan items yang memiliki nilai bisnis paling rendah menjadi prioritas akhir atau juga bisa dihilangkan. Project manager bertanggung jawab terhadap output bisnis, tim bertanggung jawab mengeksekusi tindakan dengan cepat. Manfaat yang ingin dicapai dengan metodologi agile adalah waktu yang lebih cepat untuk meluncurkan produk ke market, ROI yang lebih cepat, biaya yang lebih murah, resiko yang lebih kecil, dan kecepatan merespon ketika terjadi perubahan. Ringkasnya, metodologi agile ini dimulai dari pembentukan story yang merupakan requirement dari pengguna, penentuan prioritas dari story berdasarkan value paling tinggi, pembagian pekerjaan kepada tim member, dan review harian standup meeting selama 10 menit untuk memastikan progress dan mendeteksi jika terjadi backlog.

Highlight
Kesimpulannya, di masa sekarang ini improvement mengalami banyak perubahan dari sisi teknologi dan juga metodologi. Hal ini mengingat tantangan dan kebutuhan yang terus berkembang dan terus berubah. Sebagai seorang praktisi improvement kita harus terus meng-update dan meng-upgrade skill terkait teknologi dan juga metodologi yang ada, jika tidak, kita akan semakin ditinggal oleh pesatnya kemajuan jaman.