Selama ini kita membahas continuous improvement dan mengaitkannya dengan inisiatif perbaikan proses. Untuk menghindari asumsi, sebaiknya dilakukan pembahasan mendasar mengenai definisi proses itu sendiri dan fakta-fakta mengenai Six Sigma yang sebaiknya diketahui sebelum kita memulai inisiatif apapun di perusahaan.
Apa yang Dimaksud Dengan Proses?
Sebagian besar perusahaan memiliki proses dalam bisnisnya. Proses adalah segala aktifitas atau rangkaian aktifitas yang memiliki input, memiliki value, dan menghasilkan output bagi pelanggan internal dan eksternal. Perusahaan besar, menengah ataupun kecil pasti melakukan utilisasi ribuan proses setiap harinya untuk menciptakan produk atau jasa yang mereka jual.
Proses industrial adalah proses yang jalannya bergantung kepada serangkaian mesin dan terdapat kontak fisik dengan material yang akan dikirimkan kepada pelanggan eksternal. Yang tidak termasuk kedalam proses ini adalah pengiriman, distribusi, dan penagihan. Sedangkan proses komersil adalah yang didalamnya termasuk pemesanan material, gaji karyawan, dan pemrosesan pesanan dari pelanggan. Proses ini hadir untuk mendukung proses industrial dan dapat juga berdiri sendiri sebagai bisnis yang terpisah.
Bagaimana cara membagi antara proses industrial dan komersil? Perhitungannya sederhana. Jika 80% value yang dihasilkan dari produk atau jasa berasal dari aktifitas mesin, maka kita dapat menganggapnya sebagai proses industrial. Sebaliknya, jika 80% dari value dihasilkan melalui aktifitas manusia, maka kita bisa menganggap prosesnya sebagai proses komersil. Maskapai penerbangan, agensi tenaga kerja, firma akunting, restoran fast-food, dan sejenisnya adalah bisnis komersil, bukan bisnis industrial. Profitabilitas bank, perusahaan asuransi, broker, dan sejenisnya secara keseluruhan bergantung kepada kualitas proses komersilnya. Sedangkan profit perusahaan manufaktur bergantung kepada kualitas proses industrial (dan komersil), apakah mampu memenuhi atau melebihi ekspektasi pelanggannya.
Beberapa Fakta Mengenai Six Sigma
Setelah mendapatkan gambaran mengenai proses semacam apa yang dimaksud dalam semua pembahasan metodologi Six Sigma, berikut adalah beberapa fakta berkaitan dengan metode itu sendiri:
Six Sigma Berlaku untuk Produk dan Jasanya dan bukan Perusahaannya
Sejarah bisnis modern menunjukkan bahwa perusahaan dengan six sigma masih dapat memiliki masalah finansial. Terdapat perbedaan yang sangat jelas antara produk dan proses six sigma dengan perusahaan six sigma. Strategi six sigma menciptakan target improvement yang spesifik untuk setiap proses dalam organisasi, memberikan kemampuan kepada organisasi untuk memahami dan menggabungkan berbagai teknologi terbaru. Six sigma mendorong organisasi untuk mengkaji ulang cara kerja perusahaan, alih-alih mengutak-atik sistem yang ada. Metode ini akan membantu menyederhanakan sistem dan proses, meningkatkan kapabilitas, dan tentunya menemukan cara terbaik untuk mengontrol sistem dan proses secara permanen. Namun produk six sigma kemungkinan akan gagal mendapatkan pasar jika terlambat dalam perilisan atau jika memasuki pasar tanpa adanya permintaan yang mendahuluinya. Inilah alasan mengapa perusahaan harus mencapai status Six Sigma dalam segala hal yang mereka lakukan.
Six Sigma adalah Sebuah Target Performa
Sangat penting untuk memahami bahwa Six Sigma adalah sebuah target performa yang berlaku untuk satu karakter yang penting bagi kualitas (critical-to-quality (CTQ)), bukan produk keseluruhan. Ketika sebuah mobil dideskripsikan sebagai “produk six sigma”, bukan berarti 3,4 dari 1 juta mobil yang akan terproduksi cacat. Six Sigma berarti dalam satu buah mobil, potensi cacat dari karakteristik yang penting bagi kualitas hanyalah 3,4 dari 1 juta peluang yang ada. Semakin kompleks sebuah produk (misalnya, bandingkan sebuah penjepit kertas dengan satu set peralatan medis dengan banyak subsistem) maka semakin besar potensi cacat yang akan terlihat pada bagian-bagian dari produk tersebut. Ketika satu set peralatan medis yang kompleks mungkin memiliki lebih banyak cacat per unit dibanding sebuah penjepit kertas, level “kesempatan” dari penjepit kertas dan peralatan medis memiliki kapabilitas six sigma yang sama. Maka, daripada mempertanyakan apakah sebuah produk sudah six sigma, lebih baik memastikan bahwa peluang ketidaksesuaian spesifikasi dalam sebuah produklah yang six sigma.
Sumber: Six Sigma: The Breakthrough Management Strategy Revolutionizing The World’s Top Corporations (Harry, Schroder).