Pada tahun 2017 lalu, PT Sun Life Financial Indonesia berhasil mencatat efisiensi hingga 100 miliar rupiah. Melalui program The Brighter Way, manajemen berhasil meningkatkan jumlah inisiatif-inisiatif improvement hingga 300 persen dalam di tahun 2016 – 2017. Aktor di balik suksesnya program efisiensi ini adalah Dennis Anwar.

Dennis yang saat ini menjabat sebagai VP Head of Project Management and Transformation di Sunlife Indonesia memiliki tanggung jawab untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan produktivitas perusahaan melalui program perbaikan proses. Alumni Teknik Industri Trisakti ini 17 tahun lebih malang melintang di bidang proses improvement dan project management di sejumlah perusahaan multinasional. Berbekal pengalaman yang mumpuni inilah Dennis memiliki kemampuan dalam membaca kebutuhan dan peluang tim sehingga bisa turut mendorong pertumbuhan bisnis dari dalam.

Lalu, bagaimana strategi Dennis dalam meningkatkan benefit saving Sunlife di Indonesia? Berikut hasil petikan wawancara antara SHIFT Indonesia bersama Dennis Anwar beberapa waktu lalu di Jakarta.

Sun Life way – The Brighter Way

Dennis dipercaya manajemen untuk me-lead program improvement di Sunlife Indonesia sejak tahun 2014 lalu yang mana ini untuk pertama kalinya perusahaan menjalankan program tersebut. “Sebelumnya, program improvement yang kita kenal dengan “The Brighter Way” ini dijalankan di Kanada corporate head office Sun Life, pada 2014 program ini di roll out ke Asia, dan di Indonesia saya diminta untuk me-lead program ini,” jelas Dennis.

Dennis menyebutkan bahwa program “Brighter Way” adalah program, dimana metode yang digunakan hampir sama seperti lean six sigma. Perusahaan membangun semakin banyak greenbelt untuk menyelenggarakan project improvement. Tetapi selain itu, mereka juga memiliki dua program lagi yang tidak kalah bagus yaitu “Brighter Way Management System” disingkat BWMS dan “Brighter Idea Superheroes” disingkat BIS.

Baca juga  Berusia 100 Tahun, Miliarder Tertua di Dunia ini Masih Pergi Ngantor Setiap Hari

“Nah Brighter Way Management System pendekatannya bukan project basis seperti greenbelt project, melainkan inisiatif ini bertujuan untuk membangun culture yang kita sebut dengan High Peformance Culture. Jadi saya dan team saya akan bekerja sama dengan intensif bersama dengan team yang akan menjalankan BWMS ini selama 3-4 bulan. Selama periode ini kita memberikan training-training yang terkait dengan Goals Alignment, Visual Management, Process Alignment dan Problem Solving. Termasuk juga kita mendampingi mereka agar mereka benar-benar dapat mengaplikasikan dan menarik manfaat dari system ini,”terangnya.

“Jadi hasil akhir yang mudah terlihat adalah semua team yang menjalankan BWMS akan memilik visual board di tempat mereka. Di visual boardnya itu mereka akan taruh seluruh goals mereka dan secara periodik akan berdiri bersama-sama di depan visual board untuk melihat target mereka dan melakukan huddle. Dari sana setiap staff bisa mengangkat issue yang mereka hadapi. kemudian mereka diskusi, tujuannya itu adalah untuk mereka bisa me-generate continuous improvement untuk menyelesaikan issue-issue mereka, untuk masalah yang kompleks bisa disalurkan untuk diselesaikan dalam greenbelt project. Kita merasakan sekali bahwa program ini sangat berhasil dimana kita bisa melihat jumlah continuous improvement yang di eksekusi dari tahun ke tahun selalu meningkat secara eksponensial”, jelas Dennis.

Satu program lagi yang dibahas adalah Brighter Idea Superheroes dimana program ini mengambil konsep suggestion system dari karyawan terutama untuk mengakomodasi karyawan-karyawan yang belum tersentuh di program greenbelt maupun BWMS. Dan juga sangat menggembirakan program ini juga ditanggapi dengan sangat positif dengan jumlah ide masukan beragam dan inovatif dari karyawan-karyawan Sun Life dan memberikan benefit yang sangat besar buat Sun Life.

Baca juga  Berusia 100 Tahun, Miliarder Tertua di Dunia ini Masih Pergi Ngantor Setiap Hari

Terus Membangun Engagement Karyawan

Kesuksesan suatu program tidak bisa hanya bergantung pada teknikal how to skill, tetapi juga dari soft skill change management agar para stakeholder engaged di program tersebut terutama karyawan. Siapapun yang menjalankan program improvement perlu meng-engage karyawannya dengan baik agar bisa berjalan sustainable. “Yang paling penting itu adalah bagaimana caranya kita bisa engage ke employee, bagaimana mereka bisa buy in. In the end, kita ingin mengubah mindset,” ungkap Dennis.

Menurut Dennis, perlu adanya recognition untuk meningkatkan engagement dari para karyawan yaitu pemberian reward meskipun tidak berupa pemberian hadiah barang atau uang. ”Misalnya, setiap bulan saya melakukan pemilihan best improvement. Kemudian saya berikan sertifikat best CI of the month, saya akan mengajak tim yang melakukan improvement dan saya akan ajak Senior Manajemen Team yang terkait dengan improvement tersebut untuk memberikan sertifikat penghargaan, berfoto bersama mereka dan meng-upload nya ke dalam platform komunikasi internal kami. Saya juga meluangkan waktu saya untuk teman-teman yang perform dalam improvement saya akan temui langsung atasannya untuk memberikan kontribusi input pada saat performance evaluation mereka ,” jelasnya.

Sunlife memanfaatkan workplace by facebook sebagai platform collaboration tools internal mereka, ini untuk memberikan akses terbuka kepada seluruh karyawan tidak hanya di Indonesia tetapi di seluruh Sun Life Global. Platform ini memungkinkan para karyawannya saling memberikan komentar atas impact atau perubahan yang telah berhasil dilakukan. “Key success nya itu bagaimana kita berkomunikasi, bagaimana mereka bisa merasa menjadi part of the program,” imbuh pria penggemar buku dan kuliner ini.

Selain meningkatkan employee engagement, fleksibilitas atau dinamis juga sangat diperlukan perusahaan untuk survive menghadapi perubahan bisnis. “Kita juga harus fleksibel dan dinamis melihat arah yang harus kita kembangkan karena in the end yang diinginkan adalah meng-empower employee menjadi lebih baik dan juga menggunakan segala tools yang tersedia untuk memberikan Impact yang positif.” Oleh karena itu, Sunlife juga membangun program otomatisasi dengan micro automation dan juga menggunakan robotics technology untuk memudahkan pekerjaan karyawannya terutama dalam menjawab tuntutan pelanggan di era digital.

Baca juga  Berusia 100 Tahun, Miliarder Tertua di Dunia ini Masih Pergi Ngantor Setiap Hari

Dennis mengaku dirinya mendapat tantangan langsung dari manajemennya untuk bisa memasarkan program improvement menjadi lebih menarik sehingga continuous improvemement di Sunlife bisa sustain dalam jangka panjang. Kini, nampaknya tugas itu sudah berjalan dengan baik, rahasianya ada pada kemampuan untuk meningkatkan engagement karyawan, dinamis dan menjaga buy-in Senior Manajemen Team.

“Tadi kita sudah membahas Employee Engagement, dinamis, satu faktor penting lainnya adalah bagaimana kita menjaga buy in dari Senior Management Team, maka sangat penting bagi kita untuk terus dapat menunjukan impact positif dari program kita dengan bahasa yang mudah dicerna. Karena jika kita terbiasa dengan jargon – jargon Lean Six Sigma, maka kita tidak sadar bahwa bahasa yang kita gunakan tidak mudah dimengerti. Terkadang ini menyebabkan mereka menjadi tidak mengerti impact positif yang kita kerjakan. Intinya, kita harus bisa menjual impact positif ini dengan cara yang paling sesuai dengan manajemen team kita,” tutup Dennis