Sejak pertama kali diimplementasikan di Toyota tahun 1940 an hingga sekarang, Lean sudah menjadi salah satu prinsip, tools, dan operational management system yang sudah  diadopsi oleh banyak perusahaan di dunia karena result oriented dan terbukti bisa mengurangi cost serta memperbaiki kualitas dan mempercepat proses .

Pondasi dasar dari Lean adalah “problem solving”. Membangun budaya problem solving bukan hal yang mudah. Ini perlu komitment dari top management hingga level terbawah dari sebuah organisasi perusahaan.   Oleh karena itu untuk membangun budaya problem solving diperlukan sistem yang mendukung agar karyawan mau ikut aktif terlibat dalam proses problem solving.

Di beberapa perusahaan di Indonesia, ada yang sudah menjadikan budaya problem solving sebagai daily activity mereka. Ada yang menyebutnya SGA (Small Group Activity), PSG (Problem Solving Group), QCC (Quality Control Circle), SGIA, A3 sheet, Kaizen event, dan lain-lain. Namanya berbeda tapi intinya sama, yaitu melakukan problem solving sebagai bagian dari continuous improvement. Problem solving sendiri merupakan bagian yang mau tidak mau harus dijadikan management system oleh perusahaan. Karena pada kenyataannya tidak ada perusahaan yang tidak memiliki masalah.

Metodologi PDCA

Tahapan dalam melakukan problem solving biasa disingkat dengan PDCA (Plan Do Check Act). PDCA  adalah siklus continuous improvement. Sebagai sebuah siklus, artinya PDCA sendiri adalah “never ending journey”. Apabila sebuah masalah sudah diselesaikan, maka akan dicari lagi masalah untuk dijadikan potensial project untuk ditingkatkan standar performansi.

Tujuan utama yang harus dipahami oleh banyak organisasi dari penggunaan praktek PDCA dalam Lean Enterprise bukanlah mengubah seluruh aspek organisasi dalam satu waktu bersamaan. Namun, lebih mengarah pada bagaimana mendemonstrasikan praktek tersebut sehingga terbentuk sebuah pola upaya perbaikan yang dilakukan secara konstan dalam proses yang berlangsung.

Apabila digambarkan secara sederhana, perusahaan yang masih memiliki banyak masalah akan memiliki performansi yang rendah. Nah, untuk meningkatkan performansi, digunakanlah pendekatan PDCA problem solving. Pertanyaan selanjutnya: Apa yang menjamin performansi tidak akan turun? Apa yang menjamin bahwa masalah tidak akan terulang lagi di masa depan? Jawabannya: standarisasi.  Setiap program problem solving yang berhasil meningkatkan sebuah proses bisnis, perlu dijadikan SOP, bahkan pada level yang lebih detail seperti Working Instruction, Form, atau Checklist, untuk menjamin masalahnya tidak terjadi lagi dimasa depan.

Baca juga  Pentingnya Merencanakan Proses Control dalam Proyek Improvement

Setelah SOP jadi maka ini perlu di dokumentasikan secara terstruktur dan sistematis pada arsip dokumen perusahaan kemudian di sosialisasikan kepada process owner. Pada level yang lebih advance, SOP ini perlu di audit secara regular untuk menjamin SOP nya masih compatible dengan proses yang ada di masa depan

Proses meningkatkan dan mempertahankan performansi terbaik inilah yang kita sebut sebagai “never ending journey”. Apabila sebuah perusahaan sudah di-improve maka harus dicari lagi apa potensial project yang bisa dilakukan untuk lebih baik lagi dimasa depan.