Gate Review adalah tahap yang wajib dilakukan untuk mengetahui sejauh mana improvement yang telah dilakukan dan menentukan langkah selanjutnya.

Kecenderungan untuk melompat dari satu fase ke fase berikutnya dengan terburu-buru, dipacu oleh hasrat “ingin maju”, kadang membuat tim berkompromi dengan standar-standar penyelesaian kerja yang harus dipenuhi dalam setiap fase. Untuk mencegah hal tersebut, dalam Lean Six Sigma terdapat aktivitas yang disebut Tollgate Review (atau sering disebut dengan Gate Review saja).

Kali ini kita akan melakukan pembahasan mengenai Gate Review di dalam proyek Lean Six Sigma; kapan harus dilakukan, siapa yang melakukan, dan tool apa saja yang diperlukan untuk menjalankan prosedur ini.

Apakah yang dimaksud dengan Gate Review?

Gate Review, sesuai dengan namanya, adalah suatu checkpoint dalam proyek Lean Six Sigma dimana para anggota tim bertemu dan menganalisa apakah pekerjaan yang dilakukan dalam fase terakhir sudah dikerjakan sesuai standar perencanaan dan apakah target untuk fase tersebut telah tercapai.

Kapan Gate Review dilakukan?

Gate Review umumnya dilakukan pada setiap akhir fase DMAIC. Artinya dilakukan pada setiap akhir proses Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control. Seperti juga dalam fase DMADV, Gate Review dilakukan pada setiap akhir aktivitas Define, Measure, Analyze, Design, dan Verify. Secara otomatis, jika dijalankan dengan konsisten, Gate Review dilakukan lima kali dalam setiap proyek.

Apa keuntungan dan tujuan dijalankannya Gate Review?

Gate Review bertujuan membantu tim mengetahui:

  • Apakah seluruh target dalam setiap fase telah diraih dengan sukses.
  • Apakah proyek yang sedang dijalankan tersebut telah siap untuk menempuh fase selanjutnya.
  • Mencegah fase berjalan prematur.
  • Memastikan proyek berjalan sesuai dengan arah yang benar dan memenuhi target yang seharusnya.
  • Membantu keberhasilan proyek secara umum.

Selain tujuan, Gate Review memiliki beberapa keuntungan jika dijalankan, antara lain:

  • Mempertahankan motivasi tim; setiap pekerjaan yang telah dilakukan dan hasil yang telah dicapai akan dibahas sehingga setiap orang yang terlibat dalam pekerjaan tersebut merasa mendapatkan kredit atas pekerjaannya.
  • Mencegah proyek berjalan ke arah yang salah. Justifikasi dilakukan di setiap akhir fase dan setiap penyimpangan yang terjadi akan teridentifikasi.
  • Memberikan awareness kepada top management mengenai perkembangan proyek.
Baca juga  Kuartal I/2019, Kinerja Industri Tekstil dan Pakaian Paling Moncer

Kapan Gate Review dilakukan?

Gate Review dilakukan di setiap akhir fase DMAIC atau DMADV. Lihat diagram berikut:

Toll Gate Review di setiap akhir DMAIC. Gambar: brighthub.com

Diagram di atas mengindikasikan bagaimana dan kapan Gate Review dijalankan pada setiap akhir fase. Jika terdapat suatu target yang belum tercapai dalam fase tertentu, maka aktifitas yang diperlukan untuk mencapai target tersebut harus direstrukturisasi dan dikerjakan ulang. Setelah semua masalah dalam akhir fase tertentu telah selesai, proyek dapat dilanjutkan kepada tahap yang selanjutnya.

Ada 5 fase paling umum dalam Lean Six Sigma, yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, Control (DMAIC). Pada setiap langkah fase ini terdapat titik dimana tim harus melakukan Gate Review. Dalam format ini, minimal ada 5 kali tinjauan yang dilakukan.

Siapakah yang harus melakukan Gate Review?

Dalam proyek Lean Six Sigma, Gate Review umumnya dilakukan oleh Master Black Belt atau Quality Council. Namun aktifitas Gate Review tersebut juga harus dihadiri oleh Green Belt, Black Belt, dan Project Champion atau Sponsor, dan mungkin anggota tim yang lain yang relevan.

Tool apakah yang dapat digunakan dalam melakukan Gate Review?

Beberapa project improvement tools dapat digunakan dalam melakukan Gate Review. Beberapa contoh tool yang dapat digunakan misalnya:

1. Check Sheets

Check sheet adalah berupa lembar perhitungan yang digunakan untuk mengumpulkan data. Ini adalah metode manual yang simpel dan dapat dijalankan dengan instruksi minimum. Contoh check sheet:

Pareto chart biasanya dapat digunakan untuk menindaklanjuti check sheet, berguna untuk menganalisa hasil.

2. Project Deliverables Document

3. List of Milestones

Persiapan yang harus dilakukan agar Gate Review berjalan sukses

Percaya atau tidak, kadang kala manajer proyek paling cakap-pun bisa saja gagal mengeksekusi proyek-proyek Lean Six Sigma karena mereka tidak mampu melakukan Gate Review dengan baik karena kurangnya persiapan. Karena itulah, kita harus menyoroti pentingnya melakukan persiapan sebelum menjalani Gate Review, demi kesuksesan proyek. Hal ini melibatkan beberapa aktivitas sederhana, seperti:

  • Memastikan semua anggota tim yang harus hadir telah mendapatkan informasi mengenai review.
  • Menciptakan waktu kosong bagi setiap anggota tim yang harus hadir untuk memasukkan jadwal presentasi.
  • Mempersiapkan presentasi yang sesuai, terdiri dari check sheet, milestone list, dan sebagainya.
  • Membuat agenda terstruktur untuk presentasi.
Baca juga  Pemerintah Siapkan Insentif untuk Tingkatkan Daya Saing Industri

Mekanisme presentasi Gate Review adalah sebagai berikut:

  1. Presentasi resmi yang harus dilalui setiap proyek di tiap fase D-M-A-I-C yang terdiri atas presentasi, tanya-jawab, dan diskusi. Melibatkan infrastruktur dan anggota tim yang telah disebutkan sebelumnya.
  2. Diskusi umumnya membahas perubahan-perubahan dalam jadwal, asumsi, resiko, keuntungan keuangan, dan persyaratan sumber daya
  3. Gate Review berakhir dengan keputusan “Go/No-Go” oleh Sponsor atau Champion.
  4. Jika “Go”, berarti fase telah selesai dengan sempurna dan proyek layak diteruskan kepada fase selanjutnya. Tanggal dan lokasi untuk Gate Review berikutnya harus diatur oleh tim dan didokumentasikan dalam Project Plan.
  5. Jika“No-Go”, berarti target tidak sepenuhnya tercapai; fase proyek dapat dihentikan untuk kemudian ditelaah untuk menentukan tidakan lanjutan untuk memenuhi target fase tersebut.

Kesimpulan

Banyak proyek Lean Six Sigma gagal karena tidak memastikan target tercapai dengan sukses dalam setiap fase DMAIC atau DMADV. Gate Review yang dilakukan di setiap akhir fase memastikan hal ini tidak terjadi, dan membuat kemungkinan proyek untuk sukses akan semakin besar.