Dax Ramadani, saat menjadi Host dalam Opexcon15 - Dokumentasi Majalah Shift
Dax Ramadani, saat menjadi Host dalam Opexcon15 – Dokumentasi Majalah Shift

Jika bicara mengenai implementasi Lean, pertama-tama kita harus mengupas dulu; apa yang dimaksud implementasi lean. Lean adalah tentang budaya. Artinya perubahan budaya dan perubahan pola pikir orang-orang yang ada di dalam organisasi. Kemudian kedua, Lean juga mengenai improvement-meningkatkan efisiensi proses-proses bisnis yang ada. Dan ketiga adalah infrastruktur. Mekanisme agar  behaviour atau perilaku orang-orang yang ada di dalam organisasi. Juga dengan perubahan sistem, efisiensi di bisnis itu bisa berjalan dengan terus-menerus. Jadi, implementasi lean bukan hanya satu hal yang kita lakukan sekali kemudian selesai dan beres. Hal ini perlu berjalan terus-menerus.

Itulah yang dijelaskan Dax Ramadani Associate Director SSCX International saat ditanyakan apa itu implementasi Lean, mengapa perusahaan perlu mengimplementasikan lean dan bagaimana cara agar implementasi tersebut berhasil.

Dalam wawancara nya dengan Shiftindonesia.com, Dax Ramadani mengemukakan berbagai hal penting yang harus diketahui dan disadari perusahaan saat mereka memutuskan untuk menerapkan lean, termasuk apakah sebenarnya perusahaan perlu menggunakan konsultan Lean.

Simak interview lengkapnya berikut ini:

Penerapan lean merupakan satu keputusan penting bagi perusahaan. Apakah dalam penerapannya, perusahaan perlu menggunakan konsultan?

Tentu jawabannya tergantung. Artinya, jadi yang dibutuhkan agar implementasi lean ini berhasil adalah; pertama, keterbukaan dari para key stakeholder atau para pemain-pemain kunci. Atau para manajer, senior manajer, sampai ke level supervisor. Nah, kemudian yang kedua yang dibutuhkan adalah skill, artinya skill untuk melakukan improvement. Skill dari seluruh orang di dalam perusahaan. Kemudian, ketiga adalah pola pikir yang baru. Artinya bagaimana menghadapi problem, bagaimana menghadapi konflik.

Sebenarnya kalau ketiga hal tersebut bisa kita lakukan sendiri, maksudnya di dalam organsasi itu sendiri para stakeholder sudah punya keterbukaan atau mereka sering diskusi, dan mereka juga bisa men-develop skill-skill yang kita sebutkan tadi itu sendiri, misalnya dengan baca buku, mungkin datang ke seminar-seminar publik, perusahaan bisa melakukan implementasi itu sendiri. Karena infrastruktur apa yang bagus untuk mereka lakukan, key points-nya, seperti literature, informasi dan lain sebagainya sudah available bagi mereka.

Tapi yang kita (konsultan) alami adalah kebanyakan dari organisasi, mereka tidak memiliki semua ketiga hal ini. Mungkin mereka hanya memiliki satu atau dua poin. Contohnya seperti problem solving skill, dan lain sebagainya yang mudah didapatkan, tapi mungkin mereka punya masalah dari sisi keterbukaan dalam organisasi. Nah, disitulah peran orang ketiga atau orang luar itu sangat membantu. Jadi, orang ketiga ini sifatnya lebih objektif, lebih tidak punya agenda internal, dan juga lebih dianggap oleh orang-orang internal sebagai orang yang memang tidak memiliki ‘agenda’. Sementara kalau ini dilakukan internal, biasanya ada situasi dimana mereka merasakan ada konflik kepentingan dan sebagainya. Jadi, itu salah satu peran konsultan yang sangat membantu dalam implementasi lean.

Baca juga  Lima Tips Ini Terbukti Sukses Tingkatkan Retensi Karyawan

Setelah itu juga mereka tidak perlu repot-repot mencari informasi. Karena kan informasi ini, seperti yang saya bilang tadi banyak, tetapi banyak itu mereka harus tetap tahu kan yang mana yang cocok untuk organisasi mereka. Karena stylenya itu banyak. Nah, itu juga peran konsultan bisa membantu, konsultan itu kan istilahnya sudah banyak berhadapan dalam kasus-kasus implementasi seperti ini, jadi mereka begitu melihat kondisi di organisasi, mereka jadi tahu best practices nya dan mana yang cocok untuk organisasi mereka. kira-kira seperti itu.

Lalu, bagaimana jika dari sisi skill, orang-orang di dalam organisasi sudah memiliki namun tidak ada keterbukaan baik dari atas maupun di bawah?

Tidak bisa. Justru disitulah salah satu peran dari konsultan dalam implementasi lean. Mereka adalah salah satu action plan dan salah satu yang biasa mereka lakukan juga membuka dari top management ini. Oleh karena itu jika ditanya konsultan mana yang tepat?

Jawabannya adalah yang bisa men-deliver tiga hal tersebut. Jadi konsultan yang perlu kita cari itu adalah konsultan yang sudah berpengalaman dalam change management, dalam perubahan manajemen, dalam hal merubah kebiasaan orang-orang di dalam, mereka sudah mengerti bagaimana caranya berhadapan dengan semua lini dalam organisasi. Kemudian juga, harus mencari konsultan yang bisa berkomunikasi. Karena terkadang, konsultan banyak yang hanya tahu teknik, hanya tahu tool- nya dalam hal teknis, tapi mereka tidak mengerti organisasi.

Bukankah skill yang dibutuhkan konsultan selain teknis memang sudah seharusnya dimiliki oleh konsultan?

Belum tentu.  Karena yang namanya konsulta, kita bisa saja, besok menamakan diri kita sebagai konsultan. Jadi, belum tentu. Justru itulah yang perlu diselidiki oleh sebuah organisasi jika ingin meng-hired konsultan, mereka perlu melihat hal-hal itu; kemampuan dari konsultan untuk men-deliver dan berkomunikasi dari atas ke bawah (top-down). Dan juga biasanya banyak konsultan-konsultan yang tidak mau mengambil resiko, dalam arti kesepakatan yang dibuat antara konsultan dengan organisasi hanya sebatas delivery saja. Misalnya men-deliver workshop, men-deliver sesi training. Itupun kalau menurut saya, bukan konsultan yang cocok. Karena sebenarnya kunci dari benefit konsultan adalah mereka bisa tahu struktur mana yang cocok untuk organisasi tersebut, mereka bisa berkomunikasi ke seluruh jajaran untuk melakukan bimbingan. Agar pola pikirnya orang-orang di dalam perusahaan berubah, skill problem solving-nya juga bertambah, dan juga bisa memfasilitasi perbedaan-perbedaan pendapat yang terjadi di dalam organisasi.

Baca juga  Kepemimpinan di Era VUCA

Apakah implementasi lean yang membutuhkan konsultan berarti tergantung dari tiga hal yang Anda jelaskan tadi?

Dari pengalaman saya kebanyakan organisasi tidak memiliki ketiga hal tersebut. Tapi kalau memang ada, organisasi baik dari segi komunikasi dan skill sudah ada, itu bisa melakukan implementasi lean sendiri.

Jika sebuah organisasi sudah memiliki ketiga hal yang dibutuhkan tadi, namun mereka tetap membutuhkan konsultan, benefit apa yang mereka dapatkan dari konsultan?

Organisasi bisa mendapatkan perspektif dari luar untuk memastikan, arah yang ingin mereka lakukan itu minimal sudah diverifikasi oleh pihak luar. Demikian juga misalnya, dengan tools, dengan teknik-teknik improvement, teknik-teknik problem solving, mungkin bisa mendapatkan yang lebih update.

Bagaimana cara memilih konsultan untuk bisa memenuhi tiga kebutuhan tadi?

Yang pertama, kita bicara saat akan meng-hired konsultan, yang perlu dilihat adalah basically kesiapan konsultan untuk berkomunikasi dengan perusahaan. Kemudian dilihat juga dari sisi track record. Dia sudah pernah menangani organisasi apa saja, seperti apa pengalamannya dia di organisasi-organisasi tersebut, kemudian lihat juga konsultan yang dimaksud itu perlu benar-benar bisa memberikan kondisi organisasi kita apa adanya dan tidak memiliki tendensi memberikan janji-janji manis saja.

Sehingga akan terlihat, saat menjalin komunikasi apakah menggunakan fakta atau hanya menggunakan promises yang tak berbasis. Kemudian juga ditanyakan mengenai tanggung jawab dari konsultan tersebut. Bagaimana nanti pola kerjasama antara konsultan dan organisasi. Konsultan itu perlu bisa menjelaskan porsi organisasi yang mana, porsi konsultan yang mana, dan bagaimana mereka berdua bisa bekerja sama.

Selain itu, sebagai konsultan kita juga harus sadar bahwa implementasi lean itu bukan satu hal yang mudah. Artinya, perlu banyak komitmen, partisipasi dari kedua belah pihak, jadi saran saya sebagai konsultan, kita jangan mudah menjanjikan sesuatu hal tanpa kita benar-benar tahu kondisi saat ini dari apa yang akan kita hadapi. Kita perlu melakukan riset terlebih dahulu. Misalnya dengan diskusi, observasi di lapangan, dan seterusnya. Kemudian, tingkatkan bagaimana kita bisa membangun hubungan yang cocok dengan organisasi. Jadi, bagaimana kita berbicara dengan mereka, bagaimana kita mengatur ekspektasi, kita juga tidak menebarkan janji-janji manis (promises tanpa basis). Jadi, ekpektasinya sudah harus jelas dari depan. Artinya, peran serta konsultan dan peran dari organisasi. Proyek ini tidak akan berhasil jika bagian yang diperlukan dari organisasi tidak dilakukan.

Baca juga  Peningkatan Solusi Menjamin Kesuksesan Eksekusi

Nah, yang pernah kita temukan justru organisasi menginginkan improvement itu terjadi, tapi mereka mau semua itu diserahkan semuanya ke tangan konsultan. Nah, hal-hal seperti itu tentu kita tidak bisa. Itu adalah contoh klien yang kita tolak. Jadi, dimana calon klien itu merasa bahwa itu semua tanggung jawab konsultan. Jika, ini dijalankan terus, projek tersebut sudah pasti gagal.

Lalu, jika peran konsultan sudah dilakukan seperti seharusnya, apa yang menyebabkan sebuah implementasi lean itu gagal?

Kemungkinan yang terjadi adalah karena komitmen dari organisasi tersebut.  Masalah komitmen ini akan menjadi lebih parah kalau tidak diangkat oleh konsultan. Kalau di tengah jalan, terlihat masalah komitmen ini muncul, pasti konsultan akan  notice. Masalahnya, apakah masalah tersebut dikomunikasikan atau tidak.

Problem itu diangkat dan diselesaikan atau dibiarkan begitu saja. Jadi, kalau implementasinya gagal, biasanya masalahnya mengarah kesana. Jarang sekali gagal karena masalah teknis. Karena biasanya teknis itu bisa diatasi.

Selain itu, turunan dari komitmen yaitu kadang-kadang ada organisasi yang memang membutuhkan pergantian key players. Mungkin bukan pemimpin atasnya, jadi misalkan di level manajer, di level supervisor, itu memang ada orang-orang yang tidak bisa mengikuti arah organisasi di masa depan.

Karena di awal komitmen kita adalah ingin berubah, dan tentu saja saat akan memulainya, hal tersebut sudah dikomunikasikan dan disosialisasikan dengan baik. Namun, kita juga harus sadar bahwa tidak 100% orang di dalam organisasi itu akan mendukung perjalanan menuju perubahan ini. Orang-orang yang tidak mendukung ini perlu diidentifikasi dan perlu di pindahkan atau ya dilakukan tindakan personalia. Apakah dipensiun-dinikan, atau di PHK, atau di rotasi, dan seterusnya. Ini khususnya key players.

Karena yang lain tentunya bisa mengikuti tapi kita mulai dari key players saja. Ini biasanya sulit dilakukan kalau komitmen dari manajemen itu tidak kuat. Sebenarnya kalau komitmennya kuat, tentunya manajemen itu akan mau melakukan perubahan-perubahan tersebut. dan kembali lagi ini juga menjadi tanggung jawab dari konsultan untuk mengomunikasikan kalau ada pemain-pemain tertentu yang dirasakan setelah dilakukan bimbingan, setelah di-drive dan seterusnya, tetap tidak bergerak, ini menjadi tanggung jawab senior management untuk melakukan sesuatu terhadap individu tersebut. Dan biasanya jika hal ini tidak dilakukan, implementasi lean pun bisa gagal. Itu artinya ada prioritas yang lebih penting dari implementasi lean ini, yaitu dengan arti lain alasan tersebut lebih kuat daripada keberhasilan implementasi lean.***

 

Interview ini dilakukan oleh Shiftindonesia.com dengan Dax Ramadani Associate Director SSCX International.