Jika organisasi Anda masih berjalan dengan memegang teguh paradigma “masalah ada karena dia”, itu tandanya kondisi organisasi Anda tidak sehat. Selain keberadaannya yang lebih sering tidak disadari, paradigma ini menunjukkan rendahnya tingkat kepercayaan atau trust manajemen kepada karyawannya. Tidak hanya itu, nilai hormat yang didapat karyawan juga akan sangat rendah. Padahal jika kita berbicara tentang lean, konsep paling dasarnya adalah menghargai atau respect for people. 

Ketika organisasi menjalankan inisiatif perbaikan, satu pola pikir yang harus dipegang kuat adalah “Jika ada masalah, salahkan proses, bukan orang yang menjalankannya”. Pola pikir seperti inilah yang tepat untuk mendorong karyawan lebih tenang dan bersemangat menjalankan inisiatif lean. Mereka tidak akan takut melakukan sesuatu bahkan menimbulkan masalah sekalipun (ingat, masalah adalah peluang) lantaran takut dipecat. Mereka pun akan menjadi lebih terbuka dalam mendiskusikan masalah sehingga solusi akan dapat segera ditemukan.

Pikirkan jika yang terjadi adalah sebaliknya. Ketika banyak karyawan memilih menyembunyikan masalah dengan alasan takut kinerjanya dinilai buruk, maka semua orang akan saling melempar kesalahan dan masing-masing sibuk mencari pembenaran untuk dirinya. Singkatnya, semua orang sibuk untuk tidak menjadi pihak yang bersalah. Menyeramkan, bukan?

Pola pikir dalam lean berseberangan dengan kondisi di atas, ketika ada masalah terdeteksi maka semua orang akan menyadari bahwa telah terjadi kesalahan dalam suatu proses, mereka akan fokus dengan perbaikan proses alih-alih menyalahkan orang. Pola pikir seperti inilah yang akan membantu organisasi menjadi lebih obyektif dan mampu mendeteksi permasalahan yang sebenarnya, mencari solusi dan mencegah agar tidak terulang kembali di masa depan.

Memimpin dengan “respect” 

Adalah upaya pemimpin untuk memiliki keterampilan gemba. Menurut John Shook, CEO Lean Enterprise Institute ada beberapa cara untuk meningkatkan kompetensi seorang pemimpin utamanya agar bisa memimpin dengan penuh respect.

  1. Go and see : ini akan membawa pemimpin untuk melihat fakta secara langsung di lapangan daripada membaca laporan. Tidak ada briefing atau semacamnya, pemimpin dapat lebih memahami konteks dan nilai dengan melihat kasus tertentu di pelanggan ataupun di tempat kerja. Selain itu, kunci perbaikan yang berkelanjutan adalah membuat orang menyetujui masalah sebelum mereka mulai berdebat tentang solusi – pergi dan melihat adalah keterampilan dasar politik dan teknis.
Baca juga  8 Pelajaran Kepemimpinan dari Kesuksesan Misi Apollo 11

2. Challenge: tantangan berarti bagaimana menjadikan visual kontrol para operator menjadi lebih tepat dan lebih baik, bahwa penyelesaian masalah dan pencarian masalah juga akan menjadi lebih ketat, bahwa perbaikan proses memberikan lebih banyak hasil dan lebih berorientasi pada pelanggan. Tantangan juga berarti menjelaskan bagaimana perbaikan step by step nya akan selalu berhubungan tujuan bisnis perusahaan dan membuat semua orang merasa berkontribusi terhadap proyek kolektif yang lebih besar.

3. Listen: mendengarkan berarti melihat apa saja hambatan yang dapat menghalangi karyawan melakukan pekerjaannya dengan baik, apakah supplier berkinerja buruk, dan apakah perusahaan meminta mereka untuk melakuka pekerjaan di luar kompetensi mereka.

4. Teaching :terkadang karyawan seringkali jauh lebih ahli dibanding manajer mereka dalam konteks pekerjaan mereka, mereka tahu apa yang harus dilakukan. Namun, kita perlu membuat percakapan secara profesional tentang pekerjaan dan kuncinya adalah fokus pada upaya pemecahan masalah dan perbaikan, yang memungkinkan kita untuk mengenal masalah teknis dengan cepat meskipun tidak menguasai seluk beluknya.

5. Support : Inisiatif karyawan tidak akan pernah berjalan tanpa adanya dukungan dari manajemen. Mendukung perbaikan berarti memberi kesempatan kepada orang-orang untuk datang membawa ide-ide baru yang belum teruji, termasuk yang bertentangan dengan habit di perusahaan. Kemampuan ini terletak pada keinginan untuk mendengar dan berdiskusi serta menghindari kata tidak, dan menjamin bahwa setiap langkah yang mereka ambil bebas dari risiko apapun.

6. Teamwork : Kualitas penyelesaian masalah adalah kualitas kerja tim. Kerja tim artinya sanggup menyelesaikan masalah lintas fungsi. Untuk membangun pondasi yang tepat dalam perbaikan proses, para pemimpin harus terus menerus mengembangkan kerja tim dan mendorong setiap individu untuk bekerja dengan kolega di luar fungsi mereka.