Saking pentingnya sebuah kick-off meeting sebuah proyek, banyak perusahaan sampai mengadakan meeting kecil hanya untuk menjadwalkan kick-off meeting tersebut. Terdengar konyol memang. Apa yang membuat sebuah kick-off meeting menjadi sedemikian penting?

Proyek besar dan penting memerlukan arahan yang terperinci. Kick-off meeting merupakan meeting pertama kali sebuah proyek yang baru diterima, di mana setiap orang menyamakan persepsi mereka, dan memastikan bahwa setiap orang saling memahami peran masing-masing. Komunikasi merupakan kunci dalam sebuah kick-off meeting. Karena di sinilah Anda akan:

  1. Mengatur “Irama”
  2. Dengan adanya kick-off meeting, Anda sebagai project manager, dapat mengarahkan jalannya pertemuan serta informasi apa yang dibagi dan tugas mana yang dibuat. Agenda yang jelas harus mencakup tujuan proyek, diskusi tentang kiriman dan sasaran, tolok ukur dan faktor keberhasilan untuk proyek tersebut, beserta arahan tentang rencana komunikasi dan keseluruhan rencana proyek. Anda harus memberikan agenda rapat kepada peserta sebelum pertemuan kick-off untuk memungkinkan anggota tim membiasakan diri dengan bagaimana pertemuan akan terstruktur.

  3. Memelopori Pengajaran Six Sigma
  4. Sebuah proyek yang sukses memiliki pemimpin yang jelas, dan pada awal pertemuan kick-off, Anda harus menunjukkan diri Anda sebagai pemimpin, menyambut tim dan memulai perkenalan sehingga semua orang tahu siapa semua yang ada dalam tim.

  5. Memimpin Proyek dengan Baik
  6. Sebagai project manajer, Anda memandu semua orang, berbicara mengenai setiap item sebelum memulai, diskusi tentang asumsi proyek dan bagaimana mengembangkan rencana proyek. Jelaskan secara detail alasan Anda di balik rencana tersebut, namun pastikan untuk menyampaikan kepada tim Anda bahwa Anda terbuka terhadap saran dan gagasan saat proyek berlangsung.

    Luangkan waktu untuk menangani setiap tugas dalam project plan dengan detail yang jelas. Project plan harus sesuai dengan jadwal. ‌Bahas juga bersama tim Anda tentang potensi masalah yang mungkin timbul saat berjalannya project yang mungkin memengaruhi jadwal.

  7. Menetapkan Parameter dan Ekspektasi
  8. Karena proyek yang sukses bergantung pada komunikasi, luangkan waktu sebentar agar kelompok dapat memutuskan waktu terbaik untuk mengadakan pertemuan rutin guna memperbarui kemajuan. Bicarakan dengan tim Anda tentang pentingnya partisipasi dalam pertemuan di masa depan.

  9. Membuka Forum untuk Diskusi
  10. Proyek biasanya menggabungkan berbagai saluran komunikasi dari pertemuan status mingguan, pembaruan rencana proyek, sesi perencanaan untuk membahas dan menetapkan tugas dan pembaruan manajemen. Luangkan waktu untuk mendiskusikan setiap saluran komunikasi yang akan dimulai dan menekankan kepada anggota tim pentingnya masing-masing.

Kick-off meeting adalah kesempatan pertama dan terbaik untuk menetapkan kesuksesan selama proyek berlangsung, menunjukkan kemampuan kepemimpinan Anda, menetapkan parameter untuk manajemen organisasi, komunikasi dan waktu dan mulai memberdayakan tim Anda. Manfaatkan kesempatan itu, buatlah itu sendiri dan tunjukkan bahwa Anda adalah orang yang tepat untuk mengarahkan proyek ini sampai selesai.

Artikel Terpilih di Inbox Anda
Ya, tim konsultan SSCX akan memilihkan artikel dan ide menarik untuk Anda!

Kami akan mengirimkan maksimal 1 email per minggu dan Anda dapat unsubscribe kapan saja. Dengan berlangganan, Anda diberikan 1 ide yang bisa mengubah proses dan produk Anda lebih baik lagi.