Value Stream Mapping (VSM) adalah sebuah tool yang biasa digunakan untuk menjalankan prinsip-prinsip Lean di dalam organisasi. Sayangnya, masih ada organisasi yang menganggap VSM sebagai tindakan sia-sia. Betul, tanpa adanya analisis “what’s next” VSM akan menjadi upaya yang sia-sia. Terlebih jika organisasi tidak memberdayakan karyawan untuk ikut terlibat dalam upaya perbaikan .

Tingkat data atau informasi yang cukup banyak, menjadi tantangan bagi tim dalam memetakan keadaan saat ini (current state) dari sebuah proses. Sehingga, sulit bagi tim untuk melihat area perbaikan mana yang dapat memberikan hasil terbaik. Untuk itu, penting bagi organisasi memberikan workshop VSM kepada karyawan untuk membekali mereka dalam melakukan proses mapping. Namun, dalam beberapa kasus ada juga organisasi yang memulai inisiatif lean, dan beberapa hal yang perlu diperbaiki sangat jelas terlihat, sehingga proses mapping tidak diperlukan.

Membangun VSM dari keadaan saat ini adalah langkah logis pertama yang harus dilakukan organisasi Anda. Jika Anda melakukan hal tersebut dengan benar, VSM dapat menjadi tool yang efektif untuk meningkatkan proses Anda saat ini. VSM akan membantu Anda membuat rencana value stream untuk meningkatkan proses. Agar rencana perbaikan proses ini berjalan sukses, salah satu syarat yang harus Anda miliki adalah standar proses, yang membuat orang-orang bekerja tidak hanya dengan asumsi yang mereka anggap ‘benar’ tanpa adanya proses yang terdokumentasi dengan jelas. Selain itu, Anda juga harus mampu menyelesaikan tiga hal berikut ini :

Menghentikan Aktivitas Proses yang Acak

Ketika anda akan mulai menjalankan aktivitas perbaikan, baik itu di shop floor atau area fungsional lainnya, pastikan bahwa Anda memulainya dengan membuat proses yang terdokumentasi dengan jelas. Anda harus tahu bagaimana semua hal dapat diselesaikan sesuai prosedur, bukan menurut persepsi pribadi. Sehingga ketika Anda sudah membuat proses yang terdokumentasi, Anda dapat melihat peluang lain dari aktivitas perbaikan yang sedang Anda lakukan.

Mendokumentasikan Proses dengan Jelas (Sejak Awal)  

Baca juga  Lean Bukan Sekedar Penyesuaian Proses

Selain melakukan aktivitas yang tidak teratur, sering kali organisasi juga tidak mendokumentasikan sebuah proses secara jelas dan teratur. Inilah penyebab kenapa organisasi tidak memiliki standard kerja. Dan sebagai dampaknya, aktivitas perbaikan yang anda lakukan akan cenderung tidak memberikan hasil yang signifikan bagi organisasi. Pada tahap ini, tim disarankan untuk menggunakan masukan dari semua orang yang terlibat dalam aktivitas perbaikan tersebut.

Mendefinisikan Proses dengan Jelas  

Kurangnya kemampuan dalam mendefinisikan sebuah proses yang akan berlangsung, berdampak langsung terhadap hasil kerja (menjadi tertunda, pengerjaan ulang, dan juga masalah kualitas). Sehingga pada tahap ini, pemimpin proyek bersama tim perlu membuat VSM dengan melakukan brainstorming.