Riyantono Anwar dalam bukunya Belajar Lean menyebut bahwa ada 6 prinsip Kaizen yang bisa disampaikan Kaizen leader kepada anggotanya pada saat memulai event, di tengah, di akhir, ataupun selama event berjalan. Pengulangan (repetisi) adalah salah satu metode yang bisa digunakan untuk membuat prinsip tersebut diterima atau masuk ke memori jangka panjang seseorang dan mengubah cara berpikirnya. Apa saja prinsip Kaizen tersebut?  

  1. Tidak ada yang terbaik, selalu ada yang lebih baik (there is no best process, there is always better process)

Pesan utamanya mengajarkan bahwa kita tidak boleh puas atas keadaan yang sekarang, tidak boleh puas atas improvement yang dulu kita kerjakan. Disini ditanamkan bahwa kita harus terus mencari cara baru yang akan mempermudah dan mempercepat cara kita bekerja.

2. Jangan menutupi masalah, masalah adalah peluang perbaikan (openness)

Transparansi atau keterbukaan sangat dihargai dan menjadi salah satu prinsip Kaizen. Karena jika seseorang mengakui bahwa ada masalah, artinya dia bersedia mengupayakan perbaikan untuk mengatasi masalah tersebut. Keterbukaan adalah awal dari improvement.

Setiap masalah yang ditutup-tutupi akan menjadi bom waktu yang bisa meledak setiap saat

3. Jangan saling menyalahkan (blameless environment) tetapi mari perbaiki sistemnya bersama (respect for people)

Budaya menghargai orang adalah upaya untuk menguatkan teamwork antar anggota. Karyawan yang dihargai oleh atasannya akan bersedia mengeluarkan kemampuan terbaiknya. Tetapi jika terjadi iklim tidak menghormati dan terus menyalahkan, maka suasana kerja menjadi tidak nyaman. Orang yang kecewa akan melawan dan mensabotase rencana dan tindakan dari atasannya. Sedangkan karyawan yang tidak terang-terangan melawan akan melakukan silent rebellion. Dia akan bekerja setengah hati, istirahat lebih lama, tidak bersedia kerja ekstra, dan bahkan bisa juga melakukan perbuatan yang merusak. Iklim saling menghargai sangat penting untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman dan bersinergi.

Baca juga  TPM: Achieving Excellence through Maintenance

4. Jangan menunggu, Just Do It

Just do It atau Do it now adalah prinsip proaktif. Disini ditanamkan mindset bahwa perbaikan harus dilaksanakan segera tanpa harus menunggu. Bahwa setiap individu bertanggungjawab untuk melaksanakan perbaikan. Jangan menunggu diperhatikan baru melakukan perbaikan, tapi langsung proaktif melakukan perbaikan maka kita akan diperhatikan. Jangan menunggu dimotivasi dulu baru bergerak, tapi langsung bergerak maka kita akan termotivasi. Kalau anda memiliki ide bagus lakukan. Lebih baik satu ide bagus yang dikerjakan daripada 100 ide yang tidak dikerjakan.

5. Jangan takut salah, salah tidak apa-apa, cepat salah cepat diperbaiki

Ini adalah prinsip untuk memberanikan orang untuk bertindak. Setiap tindakan, perubahan, dan improvement selalu memiliki resiko kesalahan. Tetapi orang yang tidak bertindak sudah pasti salah. Ada ungkapan di Lean, “I can accept mistakes, but I can’t accept doing nothing”. Ya, resiko kesalahan selalu ada, disini ada kaizen leader atau pemilik area yang bisa membantu memverifikasi resiko atas tindakan yang akan dilaksanakan saat kaizen event. Semakin cepat orang mengetahui kesalahannya, maka orang tersebut akan semakin cepat mengambil pelajaran dan segera melakukan perbaikan lagi.

6. Bersedia untuk berpartisipasi aktif dan bekerja keras.

Semangat teamwork sangat penting, karena disinilah terjalin sinergi antar anggota team. Satu ide akan memancing ide lain yang lebih baik. Maka dianjurkan setiap anggota untuk berani menyampaikan idenya. Dan ini juga mengajarkan bahwa tidak ada hal yang tidak bisa dilakukan. Prinsip-prinsip ini penting untuk terus ditanamkan kepada anggota team, supaya tercipta mindset untuk selalu berpikir positif. Pemimpin akan bergantung kepada team dan kemampuan mereka dalam pelaksanaan tindakan perbaikan. Sebab itu, Kaizen Leader harus memiliki komitmen untuk terus membuat anggotanya lebih pandai dan lebih mampu dalam menyelesaikan masalah di lapangan. Semakin banyak anggota yang terampil melakukan penyelesaian masalah dan melaksanakan perbaikan, maka kinerja department akan terus meningkat pesat dan lambat laun akan terasa isu-isu yang mendadak dan mendesak makin lama akan makin menghilang, sehingga team bisa terus fokus untuk melakukan perbaikan sampai tercapai target dari perusahaan tersebut.

Baca juga  Six Sigma Menjamin Aspek Finansial Perusahaan

Tulisan ini telah tayang di majalah SHIFT Indonesia terbaru, Anda bisa mendapatkannya secara gratis di https://bit.ly/SHIFTEDISI01