Ilustrasi Gemba yang paling mudah dipahami ada pada relasi guru dengan murid. Gemba mengekspresikan respect for the people, penghargaan terhadap manusia yang menjadi budaya Toyota. Toyota menyadari aset terpenting dalam organisasi adalah manusia ketimbang aset lain, semisal mesin yang suatu ketika akan terdeprisiasi.

Gemba perlu dilaksanakan sesuai kaidah-kaidah tertentu untuk mencapai hasil dan manfaat yang diharapkan. Setidaknya ada tiga panduan pokok dalam melaksanakan Gemba, yaitu tujuan, problem solving dan respect for people.  

Tujuan
Setiap aktivitas organisasi memiliki kejelasan tujuan. Pemimpin akan melihat apakah setiap aktivitas yang dijalankan bersifat value added memberi nilai tambah atau sebaliknya. Kejelasan tujuan mempermudah melihat seberapa jauh aktivitas itu akan mengubah bentuk dan fungsi dari sebuah produk, ataukah sekadar pelengkap yang tak bernilai tambah.

Melihat dan mempertimbangkan seberapa besar pengaruh aktivitas kepada pelanggan. Terutama pengaruh aktivitas terhadap kesediaan pelanggan untuk membayarnya. Sebagaimana pepatah just because it is common, does not mean it is right thing to do. Selain itu, aspek kejelasan tujuan akan memperjelas sasaran yang akan dicapai setiap individu dalam aktivitas kerja sehari-hari.

Kejelasan tujuan akan menempatkan secara terang-benderang keselarasan dan relevansi sasaran aktivitas individu dengan tujuan perusahaan. Gemba berarti pemimpin mampu melihat moment of truth. Melihat, merasakan kenyataan yang sebenarnya terjadi tanpa ditutupi.

Problem Solving
Pendeteksian masalah adalah langkah awal melakukan perbaikan atau improvement. Melakukan Gemba berarti seorang pemimpin mendeteksi masalah dan keluhan di lapangan. Pelajaran yang bisa diambil, bahwa pemimpin mengajarkan standar kepada bawahannya, mematuhi standar tanpa toleransi.

Aktivitas pemecahan masalah muncul saat masalah berhasil dideteksi melalui analisis penyebab masalah. Penyelesaian masalah secara langsung di lapangan jauh lebih efektif ketimbang menunggu menerima laporan menumpuk di meja pimpinan. Aspek problem solving dalam Gemba menanamkan semangat bahwa setiap karyawan berkontribusi besar menyelesaikan masalah.

Respect for People
Di dalam prinsip kepemimpinan Toyota ada istilah every leader is a teacher atau setiap pemimpin adalah guru. Gemba memungkinkan terjadinya aktivitas coaching, atasan membimbing dan mengajari orang yang dipimpinnya. Membatu melihat letak akar masalah, kemungkinan kurangnya skill dan pengetahuan, bahkan melihat kemungkinan kurangnya motivasi kerja.

Atasan menjalankan fungsi coaching dengan pola pikir bahwa orang tak menjadi penyebab tunggal terjadinya kesalahan. Bisa jadi penyebab kesalahan adalah proses yang buruk atau sistem yang menyulitkan. Pertanyan yang muncul dalam menggali akar masalah “mengapa terjadi kesalahan?” bukan “siapa yang bersalah?”

Pilihan menghukum orang yang bersalah bukan menjadi satu-satunya alternatif. Mengulang pertanyaan “why” terus-menerus menggali akar masalah, menyelesaikan masalah sampai tuntas tak hanya di permukaan, termasuk menghindari kesalahan yang sama di masa depan. Dont blame the people, fix the process, mengajak mengajak orang untuk tak menutupi masalah, memahami masalah dan membantu mencarikan jalan keluar.

Budaya transparansi, upaya memunculkan masalah atau abnormalitas akan mendorong orang terbuka menyampaikan persoalan. Pada dasarnya masalah adalah peluang perbaikan. Masalah yang ditutupi justru akan membuatnya kian besar. Prinsip no problem is a problem menggambarkan bahwa permasalahan bersifat alamiah, justru pernyataan seseorang tentang ketiadaan masalah akan menunjukkan bahwa masalah itu ada pada dirinya.  

Kemungkinannya, orang tersebut tak paham masalah atau ia berusaha menutupi masalah. Budaya transparansi membantu organisasi untuk terus melakukan perbaikan. Berikut panduan pertanyaan yang sering digunakan pemimpin dalam melakukan coaching saat Gemba:

  • Apakah kita tahu targetnya?
  • Apakah targetnya tercapai?
  • Apa penyebab targetnya tidak tercapai?
  • Apa langkah yang akan dilakukan untuk memperbaikinya?
  • Apakah langkah sebelumnya efektif dalam mengatasi masalah?

Gemba bisa diibaratkan seorang Karateka yang melakukan Kata setiap hari, sehingga hafal setiap detil gerakannya sampai menjadi refleks, gerakan otomatis dalam pertandingan atau pertarungan sesungguhnya. Sama halnya dengan budaya pemimpin yang tak hadir instan. Seperti sebuah pepatah “jika dilakukan hanya sekali itu disebut kebetulan, jika dilakukan berkali-kali disebut kebiasaan, jika dilakukan bertahun-tahun baru akan disebut sebagai budaya.” Apakah pemimpin Anda mengajarkan budaya organisasi yang tepat bagi perusahaan?