Black Belt dan Praktisi Six Sigma yang memimpin proyek DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) harus mengembangkan rencana pengumpulan data atau data collection plan yang baik untuk mengumpulkan data dalam fase Measure. Pemimpin proyek harus tertib mengikuti langkah-langkah di setiap fase untuk memastikan proses pengumpulan data dan sistem pengukuran bekerja stabil dan bisa diandalkan.  Ada tiga fase yang harus dilakukan, yaitu : pra pengumpulan data, pengumpulan data, dan post pengumpulan data.

Fase 1 : Pra-Pengumpulan Data

Dalam fase pertama ini Anda harus menyelesaikan tiga langkah penting: 

  1. Mendefinisikan dengan jelas apa tujuan dan sasaran pengumpulan data. 
  2. Memiliki pemahaman dan kesepakatan tentang definisi dan metodologi untuk rencana pengumpulan data. 
  3. Pastikan pengumpulan data dan pengukuran : repeatability, reproducibility, accuracy dan stability

Langkah 1: Tetapkan Tujuan Dan Target 

Data Collection Plan yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan: penjelasan singkat tentang proyek, data spesifik yang dibutuhkan, dasar pemikiran untuk melakukan pengumpulan data, insight yang dihasilkan data, dan apa yang harus dilakukan setelah data terkumpul. Dengan memahami persyaratan ini, maka tim dapat melakukan pengumpulan data secara akurat dan efisien. 


Langkah 2: Tetapkan Definisi dan Metodologi Operasinya

Tim improvement harus jelas dalam mendefinisikan data apa yang harus mereka kumpulkan dan bagaimana cara mendapatkannya. Disini tim harus memutuskan apa yang akan dievalusi dan menentukan sebuah numerical value untuk memudahkan pengukuran. Tim juga harus berbicara dengan pelanggan untuk memastikan apakah data sudah valid. Setelah itu, perbandingan bisa dibuat dan best practice dapat dibagikan. Selain itu, tim juga harus merumuskan ruang lingkup pengumpulan data : 

  • Berapa banyak pengamatan yang dibutuhkan
  • Interval waktu dalam penelitian
  • Data yang akan dikumpulkan : masa lalu, saat ini, atau data masa depan
  • Metodologi yang akan digunakan untuk merekam semua data
Baca juga  Lean Six Sigma Semakin Relevan di Era Digital

Pemahaman dan kesepakatan tentang definisi, prosedur, dan pedoman yang akan digunakan dalam data collection adalah penting, jika langkah ini diabaikan maka masalah serius untuk organisasi bisa muncul ketika Anda membuat keputusan bisnis berdasarkan data yang tidak dapat diandalkan ini. Jika tim ingin menggunakan data masa lalu ke dalam penelitian, maka fokuskan untuk mengetahui apakah data dan sumber data tersebut dapat diandalkan dan apakah data tersebut masih relevan untuk digunakan. Ingat setiap data yang terbukti tidak valid harus dibuang.

Langkah 3: Memastikan repeatability, reproducibility, accuracy dan stability

Data yang dikumpulkan dan diukur akan dapat diulang (repeatability) jika operator yang sama mampu memperoleh hasil yang sama (beberapa kali) pada satu item tertentu dengan menggunakan peralatan yang sama. Sementara, sejauh mana sistem pengukuran stabil umumnya dinyatakan oleh variasi yang dihasilkan dari operator yang sama yang mengukur item yang sama, dengan peralatan yang sama, selama periode yang diperpanjang.

Tim improvement harus menyadari ada banyak faktor yang bisa menyebabkan pengulangan, reproduksibilitas, akurasi, dan stabilitas berkurang sehingga membuat data tidak lagi konsisten dan bisa dihandalkan. Best practice yang disarankan disini adalah melakukan pengujian dalam skala kecil, bagaimana data collection dan measurement akan dilanjutkan. 

Fase 2 : Pengumpulan Data

Langkah penting dalam fase kedua ini adalah mengikuti proses pengumpulan data sesuai rencana. Setelah proses pengumpulan data selesai direncanakan dan ditentukan, tiba saatnya untuk menjalankan prosesnya dari awal hingga selesai dan memastikan bahwa rencana tersebut dijalankan secara konsisten dan akurat. Setelah Black Belt atau pemimpin proyek selesai berkomunikasi dengan tim tentang apa yang harus dikumpulkan dan alasan di baliknya, mereka harus membuat pelatihan atau acara demo untuk meningkatkan pemahaman bersama tentang proses data collection sesuai yang ada dalam rencana. 

Baca juga  Lean Six Sigma Dapat Mempercepat Implementasi Teknologi Baru di Tiga Area Ini

Pemimpin proyek disarankan hadir pada saat data collection dimulai untuk memberikan pengawasan dan terus melakukan peninjauan secara rutin. Sehingga, baik Anda ataupun  para peserta akan segera tahu ketika ada proses yang dilakukan tidak sesuai atau tidak mengikuti rencana dengan benar. Jika pemimpin proyek gagal mengawasi proses di tahap awal kemungkinan koreksi akan perlu dilakukan di kemudian hari dan upaya data collection atau measurement akan sia-sia. 


Fase 3 : Post Pengumpulan Data 


Satu langkah penting disini adalah mengikuti hasilnya. Mengacu pada fase pertama, tentang repeatability, reproducibility, accuracy dan stability dari sebuah data collection dan sistem pengukuran (measurement), seorang pemimpin proyek harus memeriksa kembali apakah hasilnya (data dan pengukuran) memenuhi kriteria dan reasonable. Jika hasilnya tidak memenuhi kriteria, maka pemimpin proyek harus menentukan dimana masalah atau gangguannya dan apa yang harus dilakukan dengan data atau pengukuran yang mencurigakan tersebut. Meninjau ulang definisi dan metode operasi dengan tim akan membantu Anda menyelesaikan kesalahpahaman atau salah tafsir yang menjadi penyebab kesalahan. 

(*informasi diambil dari berbagai sumber)