Lean Service dalam industri IT memiliki tujuan yang sama, yaitu meningatkan kepuasan pelanggan dan meminimalisir kesalahan.


Konsep Lean Service dalam perkembangannya dapat juga diimplementasikan dalam manajemen perusahaan berbasis IT produk dan service. Tujuannya sama, yaitu meminimalisir bahkan menghilangkan pemborosan atau waste yang mungkin terjadi dalam operasional perusahaan. Seperti halnya perusahaan manufaktur, perusahaan IT memerlukan manajemen sumber daya, manajemen permintaan, quality control, manajemen keamanan, dan sebagainya.

Para konsultan dan pakar yang berkecimpung dalam bidang Lean IT menemukan banyaknya waste yang terjadi dalam ‘jalur produksi’ bisnis jasa IT, termasuk infrastruktur yang buruk dan proses yang tidak efisien. Dengan mengurangi waste melalui aplikasi Lean Enterprise IT Management (EITM), para CIO dan CTO di perusahaan seperti Tesco, Fujitsu Services, dan TransUnion telah mengembangkan peranan IT dari sebatas back office support menjadi pemegang peran sentral dalam memberikan nilai kepada pelanggan.

Lean dalam IT diterapkan untuk mengenali dan memberantas waste, dan membantu meningkatkan kualitas layanan pelanggan, meminimalisir hilangnya kesempatan bisnis, menekan biaya operasional dan menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu, dan mengantisipasi turunnya produktifitas kerja karyawan. Lihat tabel dibawah untuk mengetahui delapan waste dalam bisnis IT.

Elemen Waste Contoh Dampak
Cacat / Defects
  • Perubahan sistem dan aplikasi yang tidak perlu dan tanpa izin.
  • Eksekusi proyek di bawah standar
Kualitas pelayanan pelanggan (customer service) yang buruk, kenaikan biaya operasional.
Produksi berlebih / Overproduction (Overprovisioning)
  • Produk dan layanan yang tidak perlu dan tak bernilai-tambah
Jalannya bisnis dan sistem IT yang tidak sejalan, naiknya biaya operasional dan overheads: energi, tambahan ruang pusat data, pemeliharaan.
Waktu Tunggu / Waiting
  • Respon aplikasi yang lambat.
  • Peningkatan prosedur layanan manual
Kehilangan profit, layanan pelanggan yang buruk, produktifitas rendah.
Proses tanpa nilai tambah (Non-Value Added Processing)
  • Melaporkan metrik teknologi kepada manajer bisnis.
Miskomunikasi.
Transportasi
  • Kunjungan langsung untuk menyelesaikan masalah software dan hardware.
Modal dan biaya operasional lebih besar.
Baca juga  Self Reminder Ini Cocok Dibaca Sebelum Mulai Project Baru

Kelebihan inventaris / Inventory (excess)

  • Server nganggur, hardware tak terpakai.
  • Storage tambahan yang seharusnya tidak perlu.
  • Penempatan tim pengembangan aplikasi.

Biaya tambahan: data center, energi; hilangnya produktifitas.

 

Pergerakan yang tidak perlu / Motion (excess)

  • Problem yang terjadi berulang-ulang dalam aplikasi dan infrastruktur IT.

Kehilangan produktifitas.Pengetahuan tak-terpakai (Unused employee knowledge)

  • Karyawan hanya berkutat dengan tugas sepele yang repetitif.
  • Ketidakmampuan belajar dari pengalaman.
  • Kegagalan menangkap ide dan melakukan invoasi.

Minimnya bakat, rendahnya kepuasan kerja, meningkatnya biaya penunjang kerja dan pemeliharaan.

 

 

Meskipun tiap-tiap elemen di atas dapat menjadi penyebab signifikan dari munculnya waste, hubungan antar elemen tersebut lebih berpotensi menimbulkan arus waste yang lebih besar, yang menyerupai efek domino. Sebagai contoh, load-balancer yang cacat (elemen waste: Defect) akan menyebabkan penurunan respons web server dan menyebabkan lambatnya aplikasi (user harus menunggu lama karena program lemot) (elemen waste: Waiting), yang hasilnya berupa serbuan protes kepada call center layanan pelanggan (elemen waste: Motion) dan kemungkinan akan mengharuskan seorang staf teknis atau representatif datang ke tempat pelanggan yang tidak puas (elemen waste: Transportasi). Sementara itu, biasanya perusahaan merespon misalnya dengan menawarkan tambahan kapasitas server atau software load balancing yang sebetulnya mubazir, atau merekrut tenaga customer support ekstra. Hal-hal tersebut berpotensi menambah kemunculan waste yang lain (Overprovising dan Inventory excess).