Ada satu kutipan menarik dari Benjamin Franklin yang mengatakan bahwa “lost time is never found again”. Kutipan ini mengingatkan kita bahwa kerugian terbesar yang tidak bisa diselamatkan adalah rugi waktu (lost time).  Kok bisa? Mari kita simak penjelasannya di bawah ini.

Sebagai pelaku bisnis, rugi waktu dapat kita definisikan sebagai waktu yang kita bayar namun tidak memberi  nilai tambah. Rugi waktu ini dapat kita bedakan menjadi dua, yaitu rugi waktu nyata dan rugi waktu terselubung.   

  1. Rugi waktu nyata, kerugian jenis ini sangat mudah untuk dikenali, seperti produksi yang harus berhenti karena menunggu material yang belum datang atau proses yang seharusnya 4 langkah selesai kemudian menjadi 6 langkah karena adanya masalah pada kualitas. 
  2. Rugi waktu terselubung, kerugian ini lebih sulit dikenali karena memang tidak terlihat langsung (nyata). Sebagian besar kerugian ini disebabkan oleh kemampuan personel (operator) yang tidak mumpuni, penugasan atasan yang kurang baik, atau mungkin karena tingkat disiplin yang masih rendah. 

Contoh rugi waktu terselubung ini misalnya pada saat aktivitas briefing pagi seorang pekerja mendapat tugas untuk membongkar mesin dalam rangka melakukan pemeliharaan atau  preventive maintenance, pekerjaan ini diharapkan selesai dalam durasi 3 jam.  Lalu dengan semangatnya si pekerja tersebut mulai membongkar mesin tersebut. Beberapa kali dia terlihat bolak-balik membawa tool yang dibutuhkan. Goresan bekas oli terlihat di tangan bahkan di wajahnya. Keringat dan peluh tampak terlihat di mukanya, bahkan dia rela mengorbankan waktu istirahatnya untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Namun, sangat disayangkan karena hingga shift nya berakhir, pekerjaan itu belum selesai. Jika kita lihat upaya yang dilakukan pekerja, tentu ini sesuatu yang layak kita apresiasi, tapi inilah yang sebenarnya dimaksud dengan kerugian terselubung. Dengan kata lain, kelihatan kerja namun hasilnya tidak ada. 

Baca juga  Mengenal Tiga Fase Penting dalam Kaizen Event

Ya, mungkin diantara kita sering harus menghadapi kondisi ini ketika sedang berusaha keras meningkatkan produktivitas perusahaan. Sering kita lihat pekerja telah bekerja sangat keras namun yang masih menjadi pertanyaan adalah mengapa output yang dihasilkan tidak ikut bergerak? Lalu langkah apa yang harus diambil untuk memperbaikinya? 

Seperti kita ketahui, aspek terpenting dalam penyelesaian tugas seorang manajer atau supervisor adalah on-time delivery. Mereka harus bisa mengontrol setiap aktivitas dan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Ini berarti bahwa perencanaan yang dibuat untuk setiap aktivitas harus bersifat realistis. Ketika rencana realistis tersebut  tidak dapat dicapai, maka supervisor harus mampu mengidentifikasikan penyebab mengapa rencana tidak tercapai dan segera mengambil langkah perbaikan. Atau dengan kata lain, seorang supervisor atau manajer harus menetapkan target waktu di setiap aktivitas yang ada dan melakukan kontrol terhadap hal tersebut. Harapannya dengan adanya target dan kontrol yang tepat, rugi waktu yang terjadi dapat dieliminir atau bahkan dihilangkan.

Ingat, efektif tidaknya suatu organisasi bergantung pada jumlah “waktu hilang” yang dihasilkan organisasi pada saat menyelesaikan pekerjaan yang telah direncanakan. Semakin kecil waktu yang hilang, maka semakin efektif.  Sebuah kutipan Benjamin Franklin mengatakan“lost time is never found again”,  waktu yang hilang tidak akan pernah kita dapatkan kembali. Kutipan ini sangat relevan dengan kondisi bisnis saat ini. Ketika Anda kehilangan momen maka momen itu akan hilang. Ingat, waktu hanya bisa dihabiskan, maka jalan terbaik adalah menghabiskannya dengan tepat. 

Tiga Penyebab “Rugi Waktu” Dalam Manajemen Proyek

Keberhasilan suatu proyek perbaikan (project improvement) dipengaruhi oleh sejumlah hal. Diantaranya perencanaan yang tepat, profesionalitas anggota tim, dan produktivitas setiap individu. 

Baca juga  Lima Prinsip Sukses Change Management

Namun demikian, ada aspek tertentu yang kemudian membuat proyek tidak sesuai tenggat waktu. Mengutip artikel actiTime dari Medium, tiga masalah teratas yang sering membuat proyek tidak tepat waktu adalah: 

1. Spesifikasi produk tidak jelas

Spesifikasi produk dapat menyebabkan segala macam masalah. Masalah paling umum dalam spesifikasi adalah tidak adanya metrik yang jelas dan kasus penggunaan, tujuan yang tidak jelas dan kapan waktu selesainya. Misalnya ketika tim proyek mendapatkan tugas dari Project Manager mereka dan mulai mengerjakannya, namun ternyata hasilnya tidak seperti yang diharapkan manajer. Hal ini biasanya terjadi karena  visi antara anggota tim yang melakukan tugas dengan manajer berbeda. Perbedaan visi inilah yang kita sebut dengan spesifikasi yang buruk. Dalam kasus ini, praktek terbaik yang bisa dilakukan adalah membuat daftar periksa (cheklist) spesifikasi sehingga akurasi pelaksanaan meningkat sebab tidak ada detail kecil yang terlewat. 

2.Komunikasi Lemah 

Komunikasi adalah kunci agar pekerjaan efisien, meskipun proses ini menghabiskan banyak waktu dan energi. Ada banyak faktor penyebabnya. Misal rapat bisa menjadi panjang karena tim tidak memiliki pehamanan yang jelas tentang apa yang didiskusikan. Solusinya, rencanakan pertemuan dan buatlah setiap orang memahami tujuan diadakannya rapat tersebut. 

Sarana komunikasi juga penting. Bayangkan jika sebagian tim membagi informasi via email kemudian sebagian lagi membaginya via whatsapp, besar kemungkinan miss informasi atau salah pengertian akibat ketidakkonsistenan pesan. Akhirnya, tim tidak mendapat pemahaman penuh tentang situasi yang ada. Akibatnya, kesalahan sering terjadi. Untuk itu adalah penting untuk memilih alat komunikasi yang tepat yang mampu mendorong semua tim untuk menggunakannya. Ingat, jangan pernah meremehkan komunikasi internal! 

3. Alur Kerja yang Masih Berantakan

Mengelola tugas dan melacak kemajuan proyek merupakan hal yang sangat penting bagi keberhasilan proyek. Untuk itu, tim harus memiliki alat ukur yang tepat. Karena ketika alat ukur yang digunakan berbeda, bisa menyebabkan kebingungan, kesalahan interpretasi data, atau visibilitas data yang buruk. Masalah ini dapat diatasi dengan berbagai cara, namun yang paling sederhana tapi sangat membantu adalah dengan menerapkan sistem kanban dan menempelkan catatan tempel di papan tulis. 

Baca juga  Operational Excellence di Hartono Plantation Indonesia

Efektif tidaknya suatu organisasi bergantung pada jumlah “waktu hilang” yang dihasilkan organisasi pada saat menyelesaikan pekerjaan.