Untuk mendapatkan hasil proyek Lean Six Sigma (LSS-Project) yang optimal, organisasi harus bisa memastikan bahwa theme project yang dipilih sudah sesuai kebutuhan organisasi, proyek dijalankan oleh team dengan ability dan competency yang memadai, dan didukung tools yang tepat.

Tujuan organisasi melakukan proyek perbaikan tentu sangat beragam, begitu pun dalam pemilihan tools nya. Namun, dari semua proyek yang dilakukan memiliki muara yang sama yaitu keberhasilan proyek itu sendiri. Lalu apa yang harus dilakukan agar proyek kita berhasil? Menurut kami, pertama adalah kita harus memahami faktor variabel yang kritis bagi keberhasilan pelaksanaan proyek. Dalam inisiatif perbaikan lean six sigma (LSS-Project), faktor ini dikenal sebagai “success factor”, yang mana sangat penting kita diidentifikasi sebelum memulai proyek. Berikut adalah 4 faktor penentu keberhasilan proyek dalam implementasi proyek LSS (dikenal 4-Right) :

  1. Right Project
  2. Right Team
  3. Right Tools
  4. Right Result

Keempat faktor di atas memiliki peran yang sama penting, kami akan menunjukkan bagaimana mereka bisa menjadi penentu nasib proyek Anda satu per satu secara khusus. Kita akan memulainya dengan faktor penentu pertama, yaitu right project.

Right Project merupakan kunci kesuksesan proyek LSS, karena dari sinilah suatu proyek perbaikan berangkat. Anda dan team harus se-selektif mungkin dalam memilih theme project. Agar proyek Anda mendapatkan buy-in dari para stakeholders, mulai perencanaan hingga implementasinya, maka Anda harus memperhatikan tahapan project selection.

Apa itu PROJECT SELECTION?
Project Selection adalah suatu proses untuk memilih proyek yang mana prioritas setiap gagasan proyek akan dinilai dari berbagai perspektif. Pada tahapan ini proyek hanya sebatas saran dan ide untuk perbaikan masalah atau meningkatkan kinerja. Proses ini juga akan menyaring proyek yang bermutu, yaitu proyek yang mampu memberikan dampak besar, tingkat kesuksesan yang tinggi, dan menggunakan effort yang masih terjangkau oleh Organisasi. Effort dalam hal ini adalah waktu dan biaya.

Baca juga  5 Alasan Mengapa Empati Menjadi Skill Penting yang Harus Dimiliki Seorang Leader

Perlu kita ketahui bahwa ketika kita memiliki banyak proyek yang menarik dan menantang, maka belum bisa dipastikan bahwa semua proyek tersebut penting dan prioritas bagi perusahaan. Disinilah project selection sangat dibutuhkan, yaitu untuk membantu para project leader menaikkan kepercayaan diri (confidence) dalam memutuskan proyek sehingga tepat untuk dieksekusi.

Bagaimana Memulainya?
Proyek LSS secara umum berawal dari sebuah masalah, namun tidak menutup kemungkinan proyek LSS juga bukan berangkat dari sebuah masalah, misalnya dalam hal meningkatkan kinerja agar lebih unggul dari existing menjadi best in class. Ini bagian dari tujuan utama six sigma, bukan? Namun, yang pasti Anda bisa memulainya dengan masalah yang ada saat ini. Yes, starting with the problem! 

Theme project tidak hanya dimunculkan dari top management tapi bisa juga dari perspektif lain yang tentunya bisa menjadi pertimbangan manajemen. Perlu diingat bahwa yang berwenang penuh untuk memutuskan pemilihan proyek adalah dari top management. Selanjutnya untuk masukan proyek, biasanya dari top management dan bottom level, namun pihak terkait lain seperti community, pemerintahan, pengawas, pemegang saham juga sangat memungkinkan.

Apa saja yang perlu diperhatikan?
Sebelum melakukan seleksi proyek atau proses penentuan area masalah yang menjadi sasaran perbaikan proyek, kita harus menganalisa semua variabel masukan. Kami secara umum mengklasifikasikannya dalam 7 kategori berbeda.

1. Voice of Costomer (VoC)
Mengidentifikasi gap dalam memenuhi kebutuhan pelanggan  (critical customer requirements) dapat menghasilkan ide proyek.

2. Voice of Business (VoB)
Identifikasi proyek berawal dari gap analisa kinerja finansial

3. Voice of Process (VoP)
Analisa proses akan memberikan perspektif dalam menghasilkan ide proyek. Gap pengukuran menggunakan Critical to Quality (CTQ) dan Critical to Process (CTP)

Baca juga  Kemajuan Perusahaan Lambat? Pertama, Tunjukkan Jika Anda Peduli!

4. Voice of Employee (VoE)
Identifikasi proyek dari peningkatan kesejahteraan karyawan, meningkatakan, ability dan competency serta membangun integritas karyawan.

5. Compliance terhadap Management SystemQuality|Health|Savety|Enviroment (QHSE)
6. Regulation / Pemerintahan
7. Other

Realitas di lapangan menunjukkan bahwa banyak proyek LSS yang gagal dieksekusi karena proyek yang dipilih tidak sejalan dengan objective perusahaan sehingga kalah secara prioritas, proyek hanya dikerjakan pada saat waktu senggang, progress lama tidak sesuai dengan time-line yang telah di tetapkan. Untuk mengantisipasi kegagalan ini, Anda dan team bisa memilih theme project melalui project selection.