Kaizen adalah filosofi populer tentang perbaikan berkelanjutan. Filosofi asal Jepang ini digunakan hampir di seluruh dunia, di berbagai macam industri, dan di berbagai tempat kerja karena terbukti memberikan hasil positif. Kegiatan Kaizen dapat memperbaiki setiap fungsi bisnis, mulai dari manufaktur hingga pemasaran dan dari CEO hingga operator.

Kegiatan Kaizen juga dikenal sebagai kaizen blitz yang didefinisikan sebagai percepatan atau peningkatan proses. Beberapa organisasi juga menyebut kaizen sebagai perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Terlepas dari penyebutannya, kegiatan kaizen memiliki satu tujuan yang pasti yaitu fokus untuk memberikan perbaikan di bidang kualitas dan efisiensi.

Kaizen ini umumnya berjalan singkat, sekitar 2-5 hari, namun meski demikian tetap dibutuhkan yang namanya perencanaan. Nah, untuk sukses membawa perubahan besar di organisasi dengan menggunakan kaizen, maka kita harus lebih dulu mengenal apa saja fase-fase di dalamnya. Ini tentu akan bervariasi sesuai dengan jenis bisnis, ukuran dan pasar, dan layanan atau barang yang diproduksi oleh organisasi Anda. Namun demikian, ada tiga tahap yang harus dilakukan, yaitu:

1.Tahap persiapan. Dalam fase ini Anda akan melakukan identifikasi masalah dan pembentukan tim. Tugas pertama yang harus tim lakukan adalah mengumpulkan data dan informasi tentang masalah penting dalam bisnis. Adapun masalah harus jelas terdefinisi supaya tim memiliki persepsi yang sama tentang masalah dan memiliki lingkup masalah yang jelas. Masalah ini juga harus sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan data dan informasi yang akurat inilah tim dapat dengan mudah mencapai keputusan yang tepat.

2. Kedua adalah kegiatan kaizen atau kaizen blitz. Beberapa hari, sumber daya dan area akan didedikasikan untuk melakukan aktivitas kaizen atau perbaikan. Semua anggota tim akan fokus pada upaya menghilangkan masalah dan pemborosan, dan menghasilkan proses yang mendukung bisnis dalam mencapai tujuannya. Bentuk perbaikan ini bisa berupa improvement atau inovasi.

Baca juga  7 Komponen Penting dalam Data Collection Plan

3.Tahap ketiga merupakan evaluasi hasil. Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan maka cek lah hasilnya. Ada indikator performa yang bisa kita gunakan untuk melihat apakah hasilnya efektif. Jika hasilnya tidak efektif maka lakukan analisa ulang. Jika hasilnya sudah efektif, maka segera buat standarnya. Hal ini untuk memastikan bahwa hasil perbaikannya bersifat sustainable dan konsisten dijalankan. Kemudian untuk tindakan yang belum selesai pada masa kaizen event, lakukan follow up untuk memastikan tindakan perbaikan sudah diselesaikan. Lakukan review hasil performa untuk memastikan improvement nya bertahan dan konsisten.