Yang terpenting dalam implementasi program Lean adalah memahami alasan mengapa program ini harus dijalankan dan apa saja harapan yang akan dicapai.

Ketika Anda gagal mengeksplorasi pemahaman ini, Anda berisiko menjalankan Lean tanpa memahami strategi bisnis utama Anda atau bagaimana tools tersebut dapat bekerja dan menciptakan hasil sesuai yang Anda harapkan. Sayangnya, sebagian besar perusahaan saat ini masih terjebak dengan “toolsLean. Lebih dari sembilan puluh persen perusahaan masih melihat Lean sebagai program pengurangan biaya, tentu saja hal ini membuat mereka tidak akan pernah menjadi perusahaan Lean dalam arti yang sesungguhnya.

Time with The Presidents

Dalam sebuah artikel, Art Byrne membagikan pengalaman bagaimana dirinya menjalankan Lean di Danaher. Ketika menjadi eksekutif di Danaher Corp, untuk menyebarkan program Lean ke perusahaan Byrne harus berjuang keras mendapatkan penerimaan dari semua pemimpin perusahaan. Salah satu upaya yang dilakukan Byrne diantaranya yaitu dengan menciptakan aktivitas “President Kaizen”. Acara Kaizen ini pada awalnya hanya melibatkan dua grup perusahaan, Jacobs Chuck dan Jacobs Brake (Jake Brake). Mereka mengundang salah satu konsultan yang dimotori oleh tiga mantan eksekutif Toyota. Mereka berhasil membuat kemajuan yang besar, terutama di Jake Brake. Perusahaan berhasil mendapat hasil yang luar biasa, meningkatkan produktivitas lebih tinggi, kualitas menjadi jauh lebih baik, memiliki lead time yang jauh lebih pendek, dan penyelesaian masalah inventori.

Dampaknya besar, tentu saja. Pada masa awal program Lean berjalan, laporan keuangan perusahaan terlihat sedikit lebih buruk dari sebelumnya, hal ini karena adanya beban keuangan yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk membiayai proyek tersebut. Hal ini bisa menjadi kekhawatiran tersendiri bagi tim keuangan. Inilah yang kemudian juga menarik perhatian Rales brothers, pemilik mayoritas Danaher turun melihat langsung laporan keuangan perusahaan.

Baca juga  3 Perubahan Besar yang Akan Terjadi di Industri Manufaktur pada 2020

George Koenigsaecker yang saat itu bekerja sebagai Presiden di Jake Brake, secara sengaja mengajak mereka ke dalam pertemuan untuk memperlihatkan langsung angka-angka yang tampak sebagai kerugian besar. Selanjutnya, George bersama Byrne menunjukkan bahwa kerugian hanya akan terjadi sekali waktu itu dan di masa depan perusahaan bisa mendapatkan hasilnya, saat itu mereka memulai dengan menunjukkan hasilnya di lantai toko. Setelah dijelaskan, tidak ada lagi komentar yang menyoroti masalah keuangan perusahaan, bahkan semua Rales brothers menantang mereka untuk menyebarkan program Lean ke seluruh perusahaan milik Danaher, “Seberapa cepat Anda bisa melakukan ini di sisa perusahaan Danaher?” (Ada total 13 perusahaan pada waktu itu)”, tantangnya seperti dikutip SHIFT Indonesia dari Industryweek.  

Lean Sebagai Senjata Strategis

Tentu menyebarkan Lean adalah tantangan menarik, tetapi untuk langsung menjalankannya di 11 perusahaan adalah pekerjaan rumah yang tidak mudah. Saat itu, Byrne sempat meminta konsultan mereka untuk membantunya, tetapi ditolak dengan alasan akan menempatkan fokusnya di Chuck dan Brake, karena menurutnya kedua perusahaan tersebut begitu buruk. Pada saat itu, George dan Byrne melihat Lean sebagai senjata strategis terbaik yang bisa dimiliki perusahaan. Mereka juga sangat memahami bahwa pendekatan ini sangat berbeda dibanding pendekatan tradisional yang digunakan semua perusahaan Danaher, sehingga akan sulit untuk diterapkan langsung, dan yang terpenting adalah perbaikan tidak akan berjalan jika tidang didukung dari atas (top down), oleh Presiden Danaher.  

Berdasarkan pemahaman tersebut, kemudian mereka mengorganisasikan Kaizen Presiden untuk kali pertama, atas bantuan John Cosentino yang merupakan eksekutif dari grup lain. Langkah pertama yang mereka lakukan adalah membawa semua presiden yang terdiri dari 13 orang beserta wakil presiden operaso masing-masing ke Jepang selama seminggu untuk mengamati Lean, mereka mengunjungi setidaknya delapann perusahaan berbeda dalam minggu itu. Ketika mereka kembali, Cosentino dan Byrne mewajibkan semua presiden untuk berpartisipasi dalam kaizen tiga hari, setiap enam minggu di salah satu pabrik mereka.  

Baca juga  Bukan Sekedar Aplikasi, ERP juga Mampu Memperbaiki Proses Bisnis Anda

Mereka ingin semua orang melihat dan merasakan berapa banyak keuntungan yang bisa terjadi (dalam beberapa hari) menggunakan pendekatan lean. Harapannya, setiap orang dalam posisi mereka ketika kembali ke perusahaan dapat mengatasi “keberatan” karyawan mereka sendiri yang pasti akan mereka temui. Yah, seperti yang Anda duga, banyak yang menggerutu pada awalnya. “Hei, aku adalah presiden sebuah perusahaan, mengapa aku harus menghabiskan tiga hari untuk bekerja di lantai toko orang lain?” Tapi tidak ada cara lain. Lean adalah kegiatan “belajar sambil melakukan”, jadi adalah penting untuk membuat semua orang mau belajar dan memahami peluang. 

Saat itu, mereka memindahkan banyak peralatan, menciptakan sel baru dan mendapatkan keuntungan besar. Salah satu tim proyek pertama mereka mengirimkan permintaan untuk pembelian cat baru dengan biaya $750.000 dan sedang berada di tahap akhir persetujuan. Tim menemukan bahwa mereka bukan hanya sekedar menghabiskan $750.000, tetapi mereka juga mendapatkan kapasitas tambahan hingga 50 persen. Ketika timm lain memindahkan banyak peralatan dan menciptakan one-piece-flow line yang dapat menghasilkan jumlah sama dengan menggunakan 3 orang yang sebelumnya perlu dilakukan oleh 14 orang. Keuntungan seperti inilah yang tidak bisa Anda abaikan.

Peran pemimpin sangat besar dalam membangum budaya Kaizen di Danaher. Setelah sekitar tiga kaizens berjalan, umpatan itu berhenti dan para presiden mengatur kalender mereka untuk memastikan bahwa mereka tidak akan melewatkan agenda kaizen berikutnya. Meskipun tidak satu pun dari 13 perusahaan di Danaher pada saat itu memiliki bisnis yang tumpang tindih, para presiden mulai membangun hubungan satu sama lain. Bahkan, ketika konsultan datang untuk membantu mereka, tidak ada satupun penolakan terjadi dan mereka mulai melihat hasilnya. Inilah alasan mengapa Lean menjadi bagian dari fondasi sistem bisnis Danaher.

Baca juga  Kalender Libur Nasional 2020, Antisipasi Banyak Karyawan Cuti di Sekitar Tanggal Ini!

Ya, sebagian besar pimpinan di perusahaan tidak akan mendukung sesuatu yang tidak mereka mengerti, dan mereka juga enggan meminta bantuan. Pasalnya, dengan meminta bantuan akan membuat mereka bisa terlihat lemah di hadapan para kolega.Situasi ini juga berlaku dalam menginisiasi program Lean Six Sigma di perusahaan. Ketika tim perbaikan melaporkan segala kemajuan dan hal positif yang berhasil dicapai kepada para pimpinan yang tidak memahami tools, istilah dan metodologi Lean, kemungkinan besarnya mereka hanya akan menerima tanggapan yang tidak terlalu antusias. Yang demikian sering terjadi, dan tim akan merasa semua usaha mereka tidak didukung apalagi dihargai. Akibatnya, semangat perbaikan pun melempem.

Jika Anda sebagai change agent di perusahaan merasa selama ini inisiatif perbaikan yang dilakukan tim kurang mendapat tanggapan manis, mungkin para pimpinan di perusahaan belum terlalu memahami metode yang Anda gunakan, atau manfaat proyek yang Anda jalankan. Ingat, banyak pemimpin tidak memiliki latar belakang manufaktur atau teknik, mereka tidak memiliki informasi yang cukup tentang Lean dan Six Sigma. Jadi, Anda sebagai pemimpin di bidang perbaikan mungkin perlu mendedikasikan waktu berbicara satu-persatu dengan mereka. Saran lain, cobalah ajak semua pimpinan perusahaan untuk menghadiri pelatihan dengan pakar dari luar perusahaan untuk membantu membangun budaya dan pemahaman tentang bagaimana Lean Six Sigma berperan besar bagi bisnis.