Industri kesulitan mengimbangi tren pasar yang terus berubah, terlebih ketika Covid-19 memicu krisis kesehatan dan krisis ekonomi bersamaan secara global. Beberapa perusahaan terpaksa tutup sementara (bahkan permanen) dan beberapa berkembang pesat karena permintaan melonjak signifikan. Bagaimana dengan bisnis Anda? Apapun kondisinya, satu yang pasti perencanaan berkelanjutan dan pengambilan keputusan secara cepat diperlukan. Krisis tidak terprediksi ini, membuat perusahaan mengalami kesulitan dalam membuat perencanaan mengingat visibilitas masa depan menjadi hal yang sulit. Meski demikian kita harus selalu sadar bahwa kelincahan organisasi sangat dipengaruhi oleh skenario perencanaan yang matang dan berkelanjutan.

Perencanaan berkelanjutan mengalir dari konsep sederhana, bisnis terus berjalan jadi perencanaan juga harus mengikutinya. Ini merupakan upaya pemimpin bisnis untuk mengembangkan sistem guna menyelamatkan bisnis dari ancaman yang ada atau manajemen risiko. Rencana ini harus mencakup seluruh area bisnis dari tingkat makro hingga mikro, menyangkut kelangsungan bisnis mulai dari masalah ekonomi hingga faktor keamanan. Kita tidak tahu pasti apa yang akan terjadi di masa depan, para pemimpin bisnis telah sepakat bahwa perencanaan merupakan hal vital dan esensial untuk setiap bisnis yang sukses. Kita harus mengakui rencana bisnis kita terganggu karena perubahan pasar yang begitu cepat dan segera mengembangkan rencana berkelanjutan dan sekaligus meningkatkan ketahanan operasional. Ketahanan ini meliputi tim dan juga aspek finansial. Dalam hal ini menjadi produktif dan efisien adalah penting.

Sistem atau Orang?

Kami percaya bahwa Pemimpin organisasi selalu berupaya meningkatkan produktivitas anggota organisasinya termasuk mereka sendiri. Namun seringnya upaya ini terbatas pada pemberian pelatihan time management yang didukung oleh tim HR. Ada berbagai macam pendekatan yang sangat baik, tetapi penting untuk diketahui bahwa ketika orang-orang masih terbebani dengan pekerjaan dan tidak dapat fokus pada prioritas yang penting maka pelatihan ini tidak akan berhasil mendorong produktivitas.

Baca juga  10 Aturan Penting Saat Implementasi RPA di Perusahaan

Ketidakberhasilan ini bukan selalu karena pendekatan yang digunakan, tetapi terkadang pemimpin gagal memahami fakta bahwa kebanyakan orang tidak bekerja sendiri-sendiri. Dalam organisasi yang kompleks, pekerjaan seseorang memiliki ketergantungan satu sama lain, dan seringkali saling ketergantungan inilah yang berdampak besar pada produktivitas individu. Misal Anda hebat dalam pekerjaan Anda, Anda bisa menyelesaikan semua pekerjaan dengan baik. Tetapi dalam kondisi yang mendesak misal salah satu Direktur Anda meminta Anda menghentikan rutinitas dan kemudian menangani sesuatu yang lain, apakah pekerjaan Anda akan selesai seperti biasanya?

Inilah yang dikatakan oleh ahli statistik legendaris W. Edwards Deming dalam bukunya Out of the Crisis bahwa 94% dari sebagian besar masalah dan peluang perbaikan berada pada sistem, bukan individu. Dengan kata lain program peningkatan produktivitas dan efisiensi harus berada di level sistem bukan individu, meskipun solusi pribadi juga dapat berguna. Excellent people, berikut adalah tiga upaya yang akan membantu organisasi menjadi lebih produktif yang dikutip SHIFT Indonesia dari HBR:

1. Rumpi No Secret

Hal ini telah dibuktikan oleh banyak organisasi sukses. Sistem ngerumpi (rapat harian – red) secara berjenjang dengan urutan eskalasi yang jelas terbukti mampu mempercepat proses penyelesaian masalah. Rapat pertama dilakukan oleh pekerja lini depan di awal kerja, kemudian rapat selanjutnya dilakukan oleh tim pengawas, berikutnya kemudian level manajer bertemu dan setelah itu diikuti oleh dewan direktur dan terakhir tim eksekutif. Masalah ditangani di level yang serendah mungkin. Jika keputusan tidak dapat diambil, masalah akan diteruskan ke level berikutnya. Sistem ini meningkatkan hubungan antara C-level dengan pekerja garis depan sehingga dapat mempercepat pengambilan keputusan, hal inilah yang pada akhirnya mendorong produktivitas secara optimal.

2. Visual Board

Baca juga  5 Faktor Penyebab WFH Terasa Lebih Melelahkan

Sebagian besar pekerjaan hanya tersimpan di komputer masing-masing. Kondisi ini membuat kita tidak tahu apa yang sedang dikerjakan oleh orang lain, apakah mereka kelebihan beban atau mereka sedang mengalami kesulitan. Sebab itu papan visual (virtual/ fisik) sangat diperlukan disini. Melalui papan visual semua orang bisa tahu tentang progress pekerjaan dan responsibilitas terhadap suatu tugas. Visibilitas ini juga akan mendorong predikbilitas yang memungkinkan setiap orang dapat melihat apa yang dilakukan rekan kerjanya dan kemudian dapat bereaksi sesuai yang dibutuhkan dengan demikian pekerjaan semakin cepat diselesaikan.

3. Saluran Komunikasi

Ada yang ingat Bat-signal? Ya ini adalah signal yang digunakan Kepolisian Kota Gotham sebagai metode untuk menghubungi dan memanggil Batman. Ketika signal ini dikeluarkan maka semua orang menangkap pesan bahwa suatu masalah besar sedang terjadi. Seperti kita tahu, tidak semua organisasi memiliki cara yang sama untuk menunjukkan bahwa suatu masalah benar-benar darurat. Inilah yang bisa menghambat produktivitas. Perusahaan harus menentukan saluran komunikasi untuk menentukan masalah apakah itu mendesak atau tidak sehingga bisa membuat pekerjaan lebih mudah.

Meningkatkan produktivitas individu memang akan memberikan manfaat namun manfaat ini hanya akan optimal jika Anda bekerja secara independen tidak terlibat organisasi. Jika Anda ingin membuat dampak nyata pada kinerja organisasi, maka Anda harus melakukan perbaikan di tingkat sistem. Masih ragu? Silahkan mencobanya dan beritahu kami hasilnya!