Studi kasus menunjukkan kurangnya kesadaran atau awareness terhadap perubahan adalah penyebab utama karyawan menolak perubahan. Sayangnya, banyak organisasi mengabaikan pentingnya faktor “kesadaran” ini.

Penting untuk dicatat bahwa kesadaran bukanlah persetujuan atau pengetahuan bagaimana untuk berubah. Memilih untuk terlibat dalam perubahan dan belajar bagaimana untuk berubah adalah tahapan lebih lanjut setelah kesadaran tercapai. Hal ini akan tercapai setelah karyawan dapat menjelaskan, memahami sifat dari perubahan tersebut, mengapa itu diperlukan, dan apa risiko jika tidak melakukannya.  

Banyak organisasi masih mengikuti manajemen proyek tradisional dengan mengandalkan  kegiatan pelatihan pra-implementasi sebagai katalisator perubahan. Padahal, pendekatan ini hanya berhasil untuk mereka yang menerima perubahan, dan seperti kita tahu kelompok ini kecil persentasenya. Bagi sebagian besar karyawan, pengumuman dan pelatihan tidak cukup. Dalam konteks pelatihan, karyawan hadir karena mereka diharuskan, akibatnya banyak orang mengabaikan informasi teknis ketika mereka masih sibuk mencerna sifat perubahan dan bagaimana hal itu bisa berdampak pada mereka. Berikut contoh kasus sederhananya, mendekati implementasi proyek organisasi akan menjalankan pelatihan pra-implementasi. Menurut rencana proyek mereka (melakukan pelatihan) sesuai jadwal, tapi ke depannya proyek tidak akan on track sehubungan dengan kesiapan karyawan. Karyawan diberitahu bahwa perubahan akan terjadi tetapi mereka kurang memahami mengapa perubahan itu perlu, dari setengah informasi yang mereka dapat mereka mulai berasumsi sendiri tentang mengapa dan sebagian besar asumsi tersebut cenderung menyebabkan hasil negatif di pikiran mereka.

Sesi pelatihan tepatnya menjadi langkah untuk menghentikan gap, mengatasi kurangnya kesadaran daripada harus mengajar karyawan bagaimana untuk berubah. Untuk itu, sponsor proyek, manajer, dan supervisor perlu terlibat untuk menjawab semua pertanyaan peserta.

Membangun Kesadaran

Baca juga  6 Strategi Jitu untuk Menciptakan Perubahan Sistem di Organisasi

Karyawan akan gencar mencari informasi ketika perubahan diumumkan. Dalam kondisi ini, organisasi harus segera mengkampanyekan kesadaran atau meningkatkan awareness untuk mengatasi rumor, asumsi, atau pendapat yang negatif. Kampanye harus dilakukan dengan jelas, singkat dan kredibel menjawab kebutuhan karyawan akan informasi tentang perubahan tersebut. Berikut ini adalah daftar rekomendasi yang bisa membantu Anda menciptakan kesadaran:

1. Menyelaraskan komunikasi, Anda bisa melibatkan sponsor untuk mengomunikasikan aspek bisnis perubahan dan melibatkan manajer dan supervisor untuk mengkomunikasikan aspek perubahan pribadi dan departemen.

2. Berkomunikasi lebih intens, minimkan rumor dan informasi yang salah. Sertakan data, fakta, dan contoh agar informasi bersifat objektif. Anda bisa memberikan informasi dengan menggunakan aturan 3x6x (informasi dari tiga sumber terpercaya, mengkomunikasikan pesan serupa enam kali). Untuk lebih diterima, berbicaralah sesuai bahasa audiens Anda.Anda juga harus meluangkan waktu untuk menginternalisasi nformasi.      

Kampanye kesadaran yang efektif membutuhkan komunikasi proaktif dan terencana. Tentu membutuhkan waktu dan usaha yang tidak sedikit. Ketika ditangani secara efektif, penerimaan karyawan meningkat dan kegagalan bisa dihentikan.

Meningkatkan Peluang

Jika Anda sedang menginisiasi perubahan, pastikan rencana Anda sudah memiliki program membangun kesadaran sejak awal dan di sepanjang siklus proyek. Dengan ini, perubahan akan berjalan sesuai jadwal dan sesuai anggaran sehingga bisa mencapai pengembalian investasi penuh.

Jika proyek Anda berjalan dengan baik dan tiba-tiba menghadapi resistensi karyawan, periksa kembali apakah perlawanan ini muncul akibat kurangnya kesadaran. Jika terbukti benar, lakukan kampanye kesadaran untuk menurunkan resistensi dan meminimalkan jumlah kerugian.

Selalu ada hambatan dan tantangan di setiap inisiatif perubahan, akibatnya organisasi kehilangan manfaat. Jangan biarkan kurangnya kesadaran menjadi salah satu alasan untuk kerugian itu.

Sumber : Industryweek