Menjadi pembicara pada konferensi Opexcon13.
Menjadi pembicara pada konferensi Opexcon13. Doc: Shift Magazine.

Agnes Oon adalah salah satu praktisi Continuous Improvement yang berpengaruh di DHL. Kontribusinya di bidang CI membantu DHL menjadi perusahaan logistik yang mampu memenangkan preferensi pelanggan di dunia. Artikel sebelumnya, baca disini.

Tantangan Terbesar Improvement dan Bagaimana Saya Mengatasinya

Tantangan terbesar saya ketika memulai inisiatif CI adalah manajemen dan stakeholder. Saya ingat 3 tahun lalu, ketika saya melatih tim gudang dan transportasi dan membantu mereka meningkatkan kemampuan delivery untuk pengiriman yang mendesak (urgent cargo). Dalam sebuah pertemuan, kami mengundang seorang manajer dari departemen pelayanan pelanggan untuk meminta persetujuannya. Kami bermaksud melibatkan departemennya dalam proyek improvement yang sedang dijalankan. Namun manajer tersebut bersikeras untuk tidak memberikan “pekerjaan tambahan” kepada tim customer service-nya.

Saya berterima kasih dan sangat menghargai loyalitas beliau dalam mendukung dan memperhatikan stafnya, sambil berusaha untuk menjelaskan bahwa kami tidak akan membebani timnya dengan pekerjaan tambahan yang sia-sia. Saya menjelaskan padanya bahwa tim customer service-lah yang nantinya akan pertama kali mendapat komplain dari pelanggan yang tidak menerima paketnya tepat waktu.

Oleh karena itu, jelas saya, dengan fokus kepada kebutuhan pelanggan sebagai satu DHL, proyek perbaikan pengiriman urgent cargo membutuhkan kooperasi dan koordinasi dari staf customer service. On-time-delivery yang menjadi targetnya tentunya akan mengurangi frekuensi komplain yang mereka terima.

Saya sangat gembira karena tim berhasil memperbaiki koordinasi di proses pengiriman urgent cargo, dan mampu meningkatkan kepuasan pelanggan. Contoh kasus ini juga merupakan gambaran sinergi antara departemen yang berbeda. Bagaimana saya menangani tantangan ini? Saya menyadari bahwa konflik akan dapat dihindari dan kolaborasi tim akan lebih mudah terbentuk ketika kita fokus kepada kebutuhan pelanggan alih-alih sasaran masing-masing departemen saja. Kadang kita melihat tantangan sebagai kendala, namun saya belajar untuk melihat tantangan sebagai batu pijakan bagi continuous improvement.

Baca juga  Pemerintah Bidik Sektor Industri Tumbuh 3,95% Tahun 2021

DMAIC Sebagai Inspirasi Perbaikan di Setiap Sisi Kehidupan

Seperti yang sebagian besar dari kita telah ketahui, DMAIC adalah metodologi problem solving yang terstruktur. Saya ingin menguji coba pendekatan ini untuk memastikan efektifitasnya dalam menjamin keberlanjutan sebuah solusi perbaikan; bukan hanya di area operation tapi di sisi-sisi lain kehidupan. Well, saya telah bertahun-tahun mengajar Lean. Tapi, ketika bercermin, saya menyadari, I’m not Lean at all! I’ve got to be Lean, dan sayapun memutuskan untuk menjadi Lean dengan menggunakan metode Lean.

Sebelum menjalankan program diet, saya telah mengalami masalah berat badan selama dua dekade. Masalah berat badan saya segera bercabang dan membuahkan masalah kesehatan, dan saya memutuskan untuk membuat perubahan.

Metode diet DMAIC yang saya jalankan terbukti efektif, karena sejak pertama menjalankannya hingga saat ini, saya telah berhasil menurunkan 16 kilogram berat badan. Berikut adalah paparan singkatnya:

Define – Apa Masalahnya?

Masalah obesitas saya menyebabkan penurunan stamina dan kesehatan. Lutut saya membengkak, dan seringkali saya merasa sangat lelah dan sulit bernapas ketika menaiki tangga.

Measure – Seberapa Besar Masalahnya?

Berat awal saya adalah 65 kilogram. Saya harus menurunkan setidaknya 15 kilogram untuk mencapai berat ideal 43 – 50 kilogram. Lingkar pinggang saya saat itu 90 sentimeter.

Analyze – Apa yang Menyebabkan Masalah?

Saya punya kebiasaan menghabiskan semua sisa makanan. Menurut ajaran ibu saya, menyisakan dan membuang makanan itu sangat tidak baik, dan ajaran beliau selalu terpatri dalam diri saya hingga dewasa. Saya menghabiskan semua makanan di piring saya, dan juga menghabiskan semua makanan di piring anak-anak saya ketika mereka masih kecil.

Improve – Bagaimana Menyelesaikan Masalah Tersebut?

Saya telah diperkenalkan kepada program manajemen berat badan holistik yang mengatur pola makan, pola latihan, dan suplementasi. Saya juga belajar tentang nutrisi dan efek-efek obesitas.

Baca juga  Ekspor Batik Indonesia Mampu Tembus USD 21,5 Juta

Control – Bagaimana Membuat Hasil Perbaikan Bertahan Lama?

Selama tiga bulan dalam fase Control, saya selalu memilih makanan sehat. Agar tidak kembali mendatangkan masalah, saya terus menjaga diet kaya buah, sayuran dan protein, juga suplemen. Saya berhasil mempertahankan penurunan berat badan sebanyak 16 kilogram dan penyusutan lingkar pinggang sebesar 15 sentimeter.

Ringkasnya, melalui suplementasi, pelatihan dan pengawasan yang tepat, saya berhasill memperoleh kembali kesehatan dan stamina yang prima, dan mampu mengarahkan orang lain untuk melakukan hal yang sama. Bagi saya, kebiasaan kita telah menjadi bagian dari diri kita dan keputusan untuk memasukkan apapun kedalam mulut seharusnya menjadi milik kita seutuhnya. Semua orang bisa saja memberi saya semua jenis makanan, tapi mereka takkan bisa membuat saya memakannya tanpa izin dari diri saya sendiri.

What’s The Point?

Keberhasilan saya menurunkan dan mempertahankan berat badan memudahkan saya untuk menjelaskan efektifitas dari DMAIC. DMAIC merupakan metodologi Lean yang telah terbukti efektif dalam membantu kita menghilangkan waste, sehingga inisiatif improvement akan lebiih sustainable. Dengan demikian, akan lebih mudah bagi kita untuk mempengaruhi dan meyakinkan para stakeholder dan diri kita sendiri bahwa perubahan adalah sesuatu yang penting. Perubahan takkan dapat terjadi jika kita tidak terlebihj dahulu mengubah kebiasaan. Kebiasaan tidak akan berubah jika kita tidak mengubah pola pikir. Pola pikir kita tidak akan berubah jika kita tidak merasakan pentingnya melakukan perubahan. Perubahan dimulai dari hati, lalu bergerak ke kepala, dan yang lainnya akan segera mengikuti.

Tidak ada pil ajaib yang akan menyelesaikan masalah dengan sendirinya. Jika saya harus memilih satu saran terbaik untuk mempertahankan semua hasil perbaikan, saya akan memilih “Fokuslah untuk membantu sesama”. Ketika kita menanamkan kebiasaan membantu sesama (alih-alih hanya memikirkan diri sendiri), semua kita lakukan bersama-sama, dan dunia akan menjadi tempat yang lebih baik. Setiap perubahan yang dibuat adalah untuk kepentingan bersama. Jadilah yang pertama memberi, dan jangan mengharapkan imbalan. Untuk memastikan keberlangsungan semua hasil perbaikan, adopsilah budaya yang peduli kepada pelanggan internal dan eksternal tanpa mempermasalahkan keuntungan yang bisa didapat.

Baca juga  Inilah Teknologi yang Bakal Tren di Tahun 2021

Profil Singkat Agnes Oon

Sebagai Regional Senior Advisor di DHL Global Forwarding Management, Agnes bertanggung jawab dalam melatih dan mengembangkan Country Advisor (Green Belt), Senior Advisor (Black Belt), tim Process Excellence, dan Process Owner untuk membantu mereka mencapai target proyek perbaikan yang dijalankan.

Disamping melatih dan menjadi penasihat bagi Green Belt, Agnes juga memiliki kapasitas untuk meninjau keberhasilan suatu proyek dan memberikan penghargaan dan sertifikasi internal kepada Champion dan Green Belt di DHL. Fungsinya di perusahaan logistik tersebut kurang lebih serupa dengan Project Manager, sumber daya bagi para Country First Choice Manager yang memandu mereka untuk mencapai target country improvement.

Kompetensinya di bidang pelatihan dan Continuous Improvement membuat Agnes dipercaya untuk mengembangkan strategi dan program-program baru untuk melahirkan proses-proses yang lebih baik dalam usaha meraih Operational Excellence, selain bertanggung jawab di setiap aktifitas CI.

Punya pertanyaan atau tanggapan? Agnes dengan senang hati akan merespon umpan balik atau pertanyaan Anda melalui email pribadinya, stagnesoon7899@gmail.com***