Agnes Oon saat menjadi pembicara di konferensi Opexcon13.
Agnes Oon saat menjadi pembicara di konferensi Opexcon13. Doc: Shift Magazine

Continuos Improvement (CI) telah menjadi inspirasi dan bagian tak terpisahkan dari kehidupan seorang Agnes Oon. Bahkan, CI mempengaruhi bukan hanya sisi profesional Agnes, tapi juga kehidupan pribadinya. Kemampuannya melihat celah-celah perbaikan dan semangatnya dalam menjalankan improvement menjadikan Agnes sebagai sosok inspiratif bagi para praktisi CI yang mengenalnya.

Kali ini Agnes bercerita panjang lebar soal Continuous Improvement, DHL, perjalanan karir opexnya, hingga kesuksesannya menjalani diet dengan metodologi DMAIC.

Semua Dimulai dengan Rasa Frustrasi

Saya memiliki alasan bagus untuk memulai dan menapaki karir di bidang Continuous Improvement. Semuanya dimulai sekitar 20 tahun lalu, ketika saya mulai bekerja di perusahaan pengiriman. Saat itu, saya dihadapkan pada operation dengan proses yang disesaki aktifitas non-value-added, dan semua orang menganggap memang demikianlah proses seharusnya berjalan. Mengapa? Karena tidak ada yang berpikir bahwa ada cara lain; cara yang lebih baik. Karena begitulah selama ini proses berjalan. Begitulah kebiasaannya. Begitulah budayanya.

Saya ingat betapa frustrasinya ketika harus mengerjakan semua pekerjaan repetitif secara manual, dan betapa seringnya tumpukan pekerjaan tersebut membuat kami semua harus lembur. Herannya, betapapun seringnya kami lembur, tetap saja tidak mampu memenuhi deadline. Ini menyebabkan perusahaan harus membayar penalti yang besar, dan tingkat turnover karyawan-pun tinggi. Semua krisis tersebut sangat mengganggu saya, seolah mengembangkan balon motivasi di dada saya untuk menantang status quo.

Saya beruntung, karena kebetulan diperkenalkan dengan bidang Quality melalui program internal yang disebut Quality Education System (QES), yang difasilitasi Philip Crosby. Program ini diselenggarakan untuk membantu karyawan membangun pola pikir yang didasari oleh kualitas, yang bisa diterapkan dimanapun, termasuk dalam pekerjaan sehari-hari.

Progam ini memperkenalkan dan membantu saya membentuk pola pikir kualitas, yaitu “Do-it-Right-The-First-Time”. Pola pikir baru ini membantu saya dalam usaha konstan mengurangi rework dan waste pada proses operasional. Seringkali, dengan pola pikir yang telah mengarah kepada kualitas tersebut, saya bisa berinovasi dan mengadaptasi metode-metode baru untuk menyederhanakan dan menstandardisasikan proses kerja untuk meraih konsistensi dalam dokumentasi dan laporan proses.

Baca juga  INDONESIA OPERATIONAL EXCELLENCE CONFERENCE AND AWARD 2020, REGISTER NOW - FREE for the First 500 Participants

Sejak mengenal pola pikir dan pola kerja yang fokus kepada kualitas, pekerjaan perlahan menjadi lebih stabil dan beban kerja lebih merata. Komplain pelanggan mulai berkurang secara signifikan dan lebih dari itu, perusahaan mulai mendapatkan tempat di hati pelanggan (customer recognition meningkat). Semua pengalaman tersebut memacu saya untuk terus mencari celah-celah perbaikan proses.

Istilah Operational Excellence sendiri baru mulai populer pada 2006, dan saat itulah Departemen Operational Excellence dibentuk. Saat itu saya ditawarkan untuk memimpin regional Asia Tenggara yang berpusat di Singapura. Sejak itulah saya secara aktif terlibat di program-program Continuous Improvement di DHL.

Mengapa Harus Improve?

Bagi saya, improvement atau perbaikan berarti Progress dan Productivity. Ketika kita berhenti melakukan perbaikan, maka kita akan mandek. Kita akan segera kehilangan daya cengkram dan tertinggal di belakang.

Improvement ibarat perlombaan lari, dimana setiap pelari memiliki kesempatan yang sama besarnya untuk berkompetisi dan memenangkan kejuaraan. Tergantung siapa yang mampu paling cepat mencapai garis finish.

Para pelari yang dilatih dan dipersiapkan dengan baik akan menunjukkan hasil yang memuaskan. Hasil yang mereka dapatkan bergantung kepada seluruh diri mereka, termasuk pola pikir, emosi, keyakinan, stamina fisik, juga pengetahuan yang presisi akan arah dan tujuan lari mereka. Ketika salah satu aspek tidak berjalan dengan sinkron, maka hasil akan menunjukkannya.

Seperti halnya pelari, organisasi harus memiliki visi; arah yang menjadi panduan bagi seluruh karyawan untuk meraih visi tersebut dengan memenuhi setiap target yang diberikan. Di DHL, pola pikir, perilaku dan aktifitas harian karyawan harus disinkronkan untuk meraih tujuan perusahaan. Karena organisasi bukanlah individu, setiap karyawan harus menerapkan ACT, untuk menyelaraskan visi dari pemimpin-pemimpin mereka. ACT adalah sebuah akronim yang saya jelaskan dalam seminar Opexcon13 lalu.

Baca juga  Inilah Teknologi yang Bakal Tren di Tahun 2021

Continuos Improvement Menghadiahkan Momen Berharga

Selama menapaki karir dan kehidupan dalam naungan CI, saya mengalami banyak hal menyenangkan, dan beberapa diantaranya sangatlah berarti. Salah satu yang paling berkesan adalah momen dimana saya menerima penghargaan Senior Advisor Gold, yaitu Lean Six Sigma Black Belt, dalam upacara penganugerahan di Bonn, Jerman, pada 2011. Saat itu Dr. Frank Appel selaku CEO DHL sendiri yang memberikan penghargaan.

Penghargaan ini diberikan sebagai memorabilia untuk masa pengabdian saya selama tiga tahun, mengajar dan melatih karyawan lain untuk mempraktekkan berbagai metode CI. Inilah salah satu cara DHL untuk ‘mengawetkan’ semangat dan motivasi CI. Perusahaan memiliki program penghargaan yang sangat efektif dan terstruktur.

Setiap pengalaman yang bersentuhan dengan CI bertumbuh semakin baik dan semakin menyenangkan. Setiap pengalaman memiliki kesan-kesan tersendiri. Salah satu pengalaman terbaik yang saya dapatkan baru-baru ini adalah ketika berbicara di hadapan ratusan audience yang antusias dalam konferensi Opexcon13. Saya benar-benar menikmati interaksi dengan para peserta yang responsif, dan sangat terkesan dengan kualitas penyelenggaraan acara yang ditangani secara profesional. Sangat menyenangkan berinteraksi dengan peserta dan menjawab pertanyaan mereka pada sesi tanya jawab.***

Menjalani karir di bidang Continuous Improvement tidak seperti melalui jalan bebas hambatan. Simak bagaimana Agnes mengatasi tantangan terbesar selama karir CI-nya.