5 whys adalah konsep yang digunakan untuk menemukan penyebab masalah yang kompleks. Jika dilakukan dengan benar, strategi ini akan membantu Anda untuk menemukan akar penyebab dari berbagai masalah sehingga dapat diatasi, jadi bukan hanya fokus pada gejala masalahnya saja. Selain terbukti efektif, konsep ini juga bisa digunakan di banyak industri yang berbeda dan juga bisa digunakan bersamaan dengan teknik lain untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah di tempat kerja.

5 whys pertama kali dikenalkan di Toyota Motor Company oleh Sakichi Toyoda, konsep in diterapkan di seluruh fasilitas manufaktur mereka sebagai strategi untuk pemecahan masalah. Setelahnya, konsep ini diadopsi oleh hampir setiap jenis industri di seluruh dunia, dan juga menjadi bagian dari Kaizen, Six Sigma, dan Lean.

Seperti namanya, 5 whys adalah proses di mana Anda mengajukan pertanyaan “why” lima kali untuk menemukan akar penyebab masalah. Prosesnya dimulai dengan adanya masalah yang telah diidentifikasi dengan jelas, dan kemudian terus menggali dengan bertanya mengapa hal tersebut terjadi sampai menemukan akar masalah yang sebenarnya sehingga tidak terjadi lagi di masa datang.

Hal terbaik dari 5 whys, adalah bisa digunakan oleh perusahaan tanpa harus mengeluarkan uang, hanya membutuhkan waktu untuk menjalankan proses tersebut. Dengan 5 whys perusahaan akan mendapat banyak manfaat jangka panjang, termasuk:
1. Mengurangi Risiko Pengulangan (dengan menangani akar penyebabnya, kecil kemungkinan untuk terjadi lagi di masa depan)
2. Mencegah Masalah Sebelum Terjadi
3. Mendapatkan Informasi untuk Mengidentifikasi Masalah Lain
4. Lebih Mengetahui Cara Sistem Bekerja

Semua tempat kerja memiliki masalah yang harus diselesaikan. Dengan menggunakan 5 whys ini, perusahaan dari industri manapun akan lebih memahami masalah mereka dan dapat membuat roadmap penyelesaiannya dengan jelas. Ada dua teknik utama yang digunakan untuk melakukan 5 whys, yaitu diagram Ishikawa (diagram fishbone atau diagram tulang ikan), dan tabular format. Adapun langkah dalam 5 whys adalah sebagai berikut:

1) Tulislah masalah secara spesifik. Dengan menuliskan masalah, anda akan terbantu dalam pemetaan masalah dan mendapatkan deskripsi yang mendetail. Selain itu, tim bisa fokus kepada masalah yang sama.

Baca juga  6 Tools Berkekuatan Super dalam Lean Six Sigma

2) Lakukan brainstorming untuk mencari tahu bagaimana masalah bisa terjadi, dan tuliskan juga jawabannya.

3) Jika jawaban-jawaban tersebut tidak membantu mengidentifikasi sumber masalah, tanyakan ‘mengapa?’ sekali lagi dan tulislah jawabannya.

4) Ulangi langkah ketiga hingga tim Anda sepakat bahwa jawaban tersebut merupakan akar masalah yang ada.