Agenda yang disusun rapi tidak menjamin keefektifan suatu rapat. Penelitian menunjukkan bahwa hanya memiliki agenda rapat tidak akan menghasilkan pertemuan yang lebih efektif. Supaya agenda rapat menjadi efektif, pemimpin rapat harus intens memikirkan dan melakukan pendekatan secara hati-hati ke semua peserta seakan sedang merencanakan acara. Mereka juga harus menjaga agar setiap agenda mengesankan.

Seorang peneliti dan konsultan, Steven G. Rogelberg dalam wawancaranya dengan Forbes mengatakan salah satu cara terbaik untuk membuat agenda rapat yang spesifik dan meningkatkan akuntabilitas para pesertanya adalah dengan meminta peserta untuk memasukkan item di setiap agenda rapat. Selain itu, para pemimpin rapat juga disarankan untuk menyusun items apa saja yang harus dibahas di bagian atas agenda. Jika ada karyawan yang jarang berpartisipasi, maka pemimpin rapat bisa menugaskan mereka untuk membuat items agenda dengan maksud meningkatkan engagement mereka dan membantu mengembangkan keterampilan leadership mereka. Dan posisikan agenda rapat sebagai pertanyaan yang harus dijawab daripada sekedar topik yang akan dibahas.

Selain itu, Rogelberg juga menyoroti pengaturan tempat duduk dalam rapat. Menurutnya meja tempat duduk adalah hal penting dalam rapat. Penelitian menunjukkan bahwa posisi munculnya posisi kepemimpinan dipengaruhi oleh lokasi tempat duduk (misal dalam budaya kita kepala meja dikonstruksikan sebagai posisi pemimpin) dan dimana kita duduk juga mempengaruhi arah komunikasi. Rogelberg berpendapat tanpa mengetahui profil para peserta rapat, seorang peneliti bisa memprediksi dinamika pertemuan dengan akurasi yang baik hanya dengan melihat foto peserta yang berada di meja pertemuan. Dan seperti kita ketahui, orang-orang cenderung tertarik untuk mengisi tempat duduk terakhir.

Pengaturan tempat duduk tidak selalu menggagalkan rapat. Tetapi, itu bisa menjadi masalah yang mempengaruhi keefektifan suatu pertemuan, pengambilan keputusan kritis, energi dan kreativitas. Meski demikian, pemimpin rapat tidak harus memiliki keahlian kuat dalam hal rekayasa sosial. Memiliki fluidity dalam tempat duduk akan sangat berguna, ini akan membantu Anda mencegah orang-orang berlaku pasif, mempromosikan berbagai jenis pola komunikasi dan mencegah rapat agar tidak membosankan.

Baca juga  Tahukah Anda, R untuk“ROI” adalah Relationship?