Apapun tema atau tujuan yang akan dicapai, transformasi adalah tantangan. Selalu ada kendala yang harus diatasi untuk bisa berhasil. Berdasarkan data yang berhasil SHIFT Indonesia himpun berikut adalah tantangan umum yang paling sering dihadapi organisasi ketika melangsungkan proses transformasi atau proses perbaikan:

  1. Dukungan dan keterlibatan sponsor (top manajemen) yang rendah
  2. Kurangnya data yang akurat 
  3. Kegagalan menilai kemampuan tim atau salah membangun tim
  4. Komunikasi yang buruk
  5. Kesalahan estimasi waktu implementasi

Penting Membangung Strategi yang Tepat

Mari kita ambil tantangan keempat, faktor komunikasi.  Transformasi saat ini telah menjadi istilah promosi untuk menarik semangat orang-orang di perusahaan menjadi lebih baik. Sayangnya, perusahaan gagal membangun pola komunikasi yang dibutuhkan untuk mendukung transformasi disini. Manajemen lebih cenderung berpikir bahwa jika mereka bisa melatih dan membuat orang-orang berpegang teguh pada prinsip lean, dan membangun sistem manajemen lean (visual boards, standard work, A3 problem solving, leader standard work, Hoshin Kanri, dll), maka mereka akan dapat mengubah organisasi mereka menjadi perusahaan yang secara berkelanjutan mendorong lean.

Jika dilihat sekilas ini terdengar sangat menarik, bukan? Namun, mari kita telisik lebih dalam, bukankah strategi ini telah digunakan oleh ratusan perusahaan yang pada akhirnya hanya mendorong peningkatan yang terlokalisasi, gagal mendapat nilai tambah dan gagal memiliki kemampuan untuk mempertahankan capaian yang telah mereka hasilkan?

Sebagai upaya mengatasi kelima tantangan di atas, maka organisasi perlu membangun strategi yang tepat. Pertama adalah terkait kepemilikan visi yang strategis. Visi ini yang ke depannya akan menjadi panduan setiap orang yang terlibat dalam proses, memberitahu mereka alasan mengapa transformasi harus dilakukan, apa saja yang harus dilakukan selama perjalanan transformasi dan seperti apa tujuan akhir yang akan dicapai organisasi dari transformasi ini.

Baca juga  Masa Depan Lean Manufacturing di Era Industry 4.0

Pemimpin perlu membicarakan tentang tujuan transformasi tetapi tidak boleh menetapkan hasil sebagai fokus. Sebab fokus pada hasil menjadi penyebab kegagalan terbesar organisasi. Hal ini memberikan tekanan kepada orang-orang untuk mencapai tujuan sesegera mungkin. Oleh karena itu kita perlu mengantisipasinya dengan menumbuhkan kesadaraan terhadap kondisi saat ini dan langkah-langkah kecil yang secara bertahap akan membawa kita menuju tempat yang lebih baik. Jika kita terus melihat kondisi akhir, kita kehilangan fokus dan mulai bereaksi. Kita perlu “melakukan” daripada berpikir untuk “menjadi”. Dan satu hal yang harus terus kita ingat adalah bahwa “dalam transformasi, tidak ada kondisi akhir“.

Yang kedua adalah terkait eksekusi. Ide mungkin mudah, tetapi eksekusi adalah hal yang sulit dan paling menentukan. Anda mungkin memiliki rencana tentang bagaimana menjalankan transformasi di organisasi tetapi untuk membuat orang-orang di organisasi benar-benar memahami dan melakukan implementasinya mungkin sulit. Untuk itu Anda harus berani menangani tantangan ini, dengarkan tuntutan pelanggan karena inilah yang Anda butuhkan untuk mendorong transformasi, adopsi tools yang mendukung, jangan ragu untuk meninggalkan sistem dan tools warisan dan menggantinya dengan yang modern, kemudian bangun pengetahuan dan pola pikir positif orang-orang di organisasi.

“Beberapa faktor di atas dapat mendorong keberhasilan transformasi di organisasi. Satu hal lagi yang tidak kalah penting adalah kesediaan untuk melepas masa lalu, MOVE ON dari bagaimana Anda melakukan hal-hal di masa lalu.”