Value Stream Mapping (VSM) merupakan salah satu perangkat dalam Lean Manufacturing yang memungkinkan organisasi melakukan perbaikan dan menghilangkan pemborosan. Karena VSM dapat menyajikan data mengenai proses, tool ini kerap diaplikasikan sebelum memulai inisiatif proyek Lean Six Sigma.

VSM dapat dibuat khusus untuk  masing-masing produk yang spesifik. Dapat juga dibuat untuk satu kelompok produk yang memiliki tahapan proses yang sama (disebut product family). Setelah kita menentukan produk-produk yang spesifik untuk VSM, kita juga harus melihat permintaan pelanggan (customer demand) untuk menentukan Takt Time (waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi produk, sesuai dengan tingkat permintaan pelanggan).

Dalam artikel sebelumnya kita sudah mengulas apa itu VSM dan keuntungan dari penggunaan VSM, kali ini kita akan membahas lebih detail tentang 5 tahapan dalam VSM.

Tahapan pertama yaitu Anda harus mengetahui dengan benar tentang apa produk yang dihasilkan oleh sistem Anda saat ini. Jika produk dari proses yang menjadi project kita bervariasi, maka akan sulit bagi kita untuk membenahi seluruhnya. Perlu adanya pengelompokan dan prioritas pada produk tertentu. Ingat, fokus kita adalah untuk memilih produk (atau sekelompok produk dengan karakteristik yang sama), kita bisa melakukan pengelompokan produk berdasarkan opsi di bawah ini :

  1. Kelompok produk dengan alur proses yang paling panjang, kelompok produk dengan volume dan cost yang paling tinggi.
  2. Kelompok produk berdasarkan segmentasi pelanggan yang menjadi fokus dari perusahaan.
  3. Kelompok produk yang paling berdampak pada pelayanan pada pelanggan kita.

Kemudian kita akan membuat table product metrics untuk membantu proses kita dalam pengelompokan produk. Tujuan utama dari proses ini adalah agar proses pemetaan dalam VSM selalu berfokus pada produk yang memiliki proses kurang baik dan menyederhanakannya sehingga proses pengumpulan data menjadi lebih cepat dan mudah.

Baca juga  Hilangkan Blind Spot Anda Dengan Cara Sederhana Ini

Tahap Kedua yaitu Melakukan pemetaan sesuai kondisi aktual (current state). Setelah pengelompokan produk selesai, kita akan masuk ke tahap dua, yaitu membuat VSM sesuai kondisi aktual. Kuncinya disini adalah kita hanya akan berfokus pada hal-hal yang kritikal dan berdampak besar. Dalam tahap ini kita akan melakukan brainstorming dengan key person yang bertanggungjawab terhadap proses tersebut secara end to end. Kita perlu mendapatkan informasi sedetail mungkin dari mereka untuk bisa mengenali sumber pemborosan. Melihat proses langsung di lapangan juga menjadi kegiatan yang harus dilakukan. Untuk memudahkan, berikut kami berikan penjelasan rinci tentang langkah-langkah dalam membuat VSM berdasarkan kondisi aktual (current state):

  1. Gambarlah Urutan Alur Prosesnya. Langkah dalam membuat urutan proses yang harus dijalankan adalah :
  • Membuat kesepakatan awal (start) dan akhir (end) value stream sebelum memulai pemetaan.
  • Benar-benar memahami alur proses, kita perlu berhati-hati pada proses-proses yang paralel dan yang seri.
  • Membuat gambaran seluruh aktivitas rework dan memeriksanya
  • Batasi value stream hanya pada satu produk atau kelompok produk
  • Gunakan kertas, pensil, dan post-it notes, jangan menggunakan software (Visio, Powerpoint)

2. Gambar Alur Material

Gambar alur material digunakan untuk dapat menunjukkan pergerakan material yang digunakan dalam value stream. Langkah dalam menggambarkan alur material ini adalah:

  • Petakan seluruh sub proses
  • Gabungkan material yang memiliki alur yang sama
  • Sertakan proses inspeksi atas kedatangan material dan test material
  • Gunakan teknik push vs pull untuk membedakan metode yang memacu pergerakan material

3. Gambar Alur Informasi

Buatlah pemetaan aliran informasi sejelas mungkin untuk menghindari adanya kesalahan dalam melihat peluang perbaikan, beberapa hal point penting yang perlu tergambar dengan jelas dalam aliran informasi adalah:

  • Dokumentasi terkait bagaimana informasi didapatkan/ didistribusikan, contoh melalui elektronik atau melihat langsung.
  • Dokumentasi terkait sistem penjadwalan dan dokumen yang berada dalam value stream.
  • Dokumentasi terkait bagaimana sistem berkomunikasi dengan supplier dan customer.
  • Dokumentasi terkait instruksi produksi yang berhubungan dengan parts melalui value stream.

4. Kumpulkan Data

Baca juga  Dari Kaizen Menjadi Lean Innovation (2)

Data sangat dibutuhkan sebagai sumber informasi yang akan membantu kita untuk mengetahui pencapaian kinerja saat ini. Sehingga, titik perbaikan akan lebih jelas diketahui. e. Tambahkan Data Proses dan Lead Time

Data Proses dan Lead Time menjadi dasar untuk menentukan pencapaian kinerja. Perhitungannya dilakukan menggunakan nilai PCE (Process Cycle Efficiency) dengan formula  nilai total value added time dibagi dengan process lead time.

5. Verifikasi Peta Aktual

Setelah VSM selesai dibuat, kita harus mem-verifikasinya sehingga tidak ada perbedaan pemahaman atas apa yang sudah disepakati.  Verifikasi ini bisa kita lakukan dengan berbagai cara, diantaranya : me-review VSM bersama anggota lain di luar tim yang mengetahui proses, me-review proses internal dengan pihak luar yang terlibat dalam proses.

Masih ada tiga tahapan lain dalam membuat VSM, eitsss, tapi tenang karena akan kami bahas secara detail di artikel berikutnya.  (bersambung).