Oleh Arie Frederik, S.Psi., MM.

Praktisi HR

Improvement itu bukan milik tunggal dari departemen yang bertanggung jawab atas Improvement. Dalam setiap aktivitas selalu ada improvement yang dapat dilakukan dan dikerjakan oleh setiap orang, setiap pekerjaan, setiap posisi dan jabatan. Improvement dapat dilakukan pada semua hal. Tapi kenapa improvement itu sangat sulit dilakukan dan seringkali gagal? Penyebabnya ada beberapa hal yang nanti saya akan jabarkan disini.

Mengenal Improvement

Saya ingin menceritakan sebuah ilustrasi mengenai improvement. Saya ceritakan ilustrasi dari kehidupan kita sehari-hari agar kita memahaminya dengan mudah. Sebetulnya kita melakukan improvement dalam kehidupan kita, tapi di sisi lain kita malah seolah-olah tidak mengenal apa itu improvement.

Ada seorang karyawan yang bernama Angelo. Dia bekerja di perusahaan swasta dan sudah bekerja cukup lama sekitar 5 tahunan. Tahun ini dia sudah menikah dan memutuskan mengambil satu rumah di kawasan perumahan yang cukup asri dan masih tidak terlalu jauh untuk berangkat sendiri mengendarai motor pribadi. Angelo sudah memulai cicilan rumahnya dan sudah mulai menempati rumah tersebut bersama istrinya. Berjalan waktu Angelo mulai membeli mobil karena istrinya berdagang kain dan sekali berbelanja bisa membawa banyak kain pulang ke rumah. Dia merasa kasihan dengan istrinya jika harus selalu naik angkutan umum saat berbelanja.

Angelo dan istrinya memutuskan untuk membeli satu mobil untuk memudahkan istrinya dalam berdagang. Mobil baru sudah terparkir di rumahnya. Tapi mereka punya masalah karena mobil mereka saat ini maish terjemur panas matahari saat siang, basah saat hujan dan diselimuti kabut malam saat malam tiba. Angelo berpikir jika ini dibiarkan terus maka mobilnya akan cepat rusak dan tidak tahan lama. Kemungkinan besar mobilnya akan memerlukan perawatan yang banyak jika sampai rusak. Angelo berdiskusi dengan istrinya dan akhirnya mereka memutuskan untuk menambah kanopi di teras rumahnya. Pikir Angelo dengan ditambah kanopi, akan lumayan membantu karena teras yang diatapi akan bisa digunakan untuk menyimpan sepatu atau beberapa barang yang sudah menumpuk di kamarnya. Solusi ini akan membuat rumah mereka bisa dirapikan dan di tata lebih baik. Sekarang teras mereka sudah dipasang kanopi. Mobil mereka sudah aman dari sinar matahari, hujan atau embun malam.

Beberapa bulan kemudian, Angelo kena pengurangan karyawan di tempat kerjanya dan harus kehilangan pekerjaan dan penghasilan. Ini sangat memukul dan membuat Angelo harus berpikir keras untuk tetap mengamankan semua aset yang sudah dimilikinya. Dia berpikir harus tetap tinggal di rumah itu dan tidak menjual apapun barang milik mereka karena akan tambah mengganggu ekonomi dan kehidupan mereka jika itu dilakukan.

Angelo berpikir dan berpikir sepanjang waktu dan dia akhirnya mulai melakukan penghematan di beberapa hal. Untuk penghematan ini Angelo dan istrinya mulai mengurangi pemakaian listrik yang tidak berguna dan sia-sia. Dia mengawasi pemakaian lampu dan TV di rumah. Ruangan yang tidak digunakan listrik harus dipadamkan. Walaupun kecil tapi itu konsisten dilakukannya. Dispenser di rumahnya yang tidak dipakai dan dia menyadari bahwa jarang sekali mengambil air panas dari dispenser, sehingga dimatikan dan dinyalakan saat akan dibutuhkan saja. Karena dia di rumah, maka dia memberhentikan satu-satunya ART yang mereka pekerjakan. Pekerjaan ART bisa dia kerjakan sendiri bersama istrinya.

Baca juga  Membangun Organisasi yang Melek Data

Angelo tidak berhenti disana. Walaupun dia terkana PHK, dia tetap berpikir untuk dapat kembali bekerja atau memulai bisnis sendiri bersama istrinya. Malam hari setelah semua selesai dia kembali membuka laptopnya dan mempelajari lagi hal-hal penting dalam pekerjaannya. Dia mencari peluang bisnis dan kesempatan berkarir lainnya. Dan itu konsisten dilakukannya untuk kembali membawa diri dan kehidupannya pada karir yang dia sukai. Sebelum PHK Angelo selalu membeli 2-3 buku setiap bulan untuk meng-upgrade pengetahuannya, sekarang di masa seperti ini dia memangkas biaya itu dan menggantikannya dengan pemanfaatan kuota internet di rumahnya yang ternyata masih dapat dimaksimalkan. Biaya beli buku dipangkas dan diganti dengan membaca online bermodalkan internet yang selalu diangsurnya setiap bulan.

Apa yang dilakukan Angelo adalah salah satu bentuk improvement. Dia melakukan penambahan, pengurangan, penghematan atau peningkatan pada hal-hal yang terkait kehidupannya. Dan itu bisa dilakukan tanpa diharuskan atau diatur terlebih dahulu oleh job description dia sebagai suami atau karyawan swasta. Apakah di pekerjaan juga seperti itu sederhananya melakukan improvement?

Ada beberapa hal yang menyebabkan improvement gagal dilakukan oleh kebanyakan orang. Padahal kita tahu semua orang hidup dengan improvement, perbaikan dari satu situasi ke situasi yang lebih baik.

Pertama, kurangnya pengetahuan terhadap pekerjaan dan lingkup pekerjaan.

Banyak sekali hal yang dapat ditingkatkan dalam pekerjaan dan kehidupan kita sehari-hari. Namun itu terhalangi oleh kurangnya pengetahuan kita. Pengalaman memang dibutuhkan tapi pengalaman tanpa pengetahuan membutuhkan waktu yang lama untuk menciptakan sebuah improvement. Pengetahuan tentang pekerjaan dan lingkup pekerjaan serta tanggung jawab sangat diperlukan agar dapat menciptakan improvement dalam pekerjaan kita. Kurangnya pengetahuan membuat kita memiliki sudut pandang yang kecil terhadap apa yang sedang kita kerjakan dan lingkup pekerjaan yang kita jalani. Lingkup pekerjaan ini mencakup apa saja yang dikerjakan, bagaimana seharusnya melakukan pekerjaan ini dan itu, dan kepada siapa saja pekerjaan ini akan berhubungan dan berimbas, serta pekerjaan yang kita lakukan mempengaruhi pekerjaan apa saja. Kita perlu mengetahuinya untuk dapat memahaminya lebih dan kemudian dilanjutkan untuk menemukan ide-ide improvement.

Pengetahuan bisa diperoleh dari banyak metode. Bisa didapatkan dari membaca buku-buku, mendengarkan seminar atau webinar, menonton siaran para ahli di channel youtube, podcast dan lain sebagainya. Dan pengalaman, teman-teman yang berprofesi sama dengan kita juga dapat memberikan pengetahuan yang kita perlukan untuk meningkatkan pekerjaan kita. Pengetahuan yang kurang membuat kita kaku dan tidak dapat melihat dengan jelas apa yang kita kerjakan dan permasalahan apa yang sebenarnya kita hadapi atau bahkan potensi permasalahan yang akan kita hadapi jika tidak bertindak segera. Pengetahuan akan membantu kita menciptakan improvement dengan cepat. Tanpa pengetahuan, maka apa yang kita lakukan hanyalah sebatas apa yang seharusnya kita jalani dan kerjakan setiap hari. Itulah mengapa memahami apa yang kita kerjakan dan lingkup pekerjaan yang kita jalani akan sangat membantu kita memiliki kendali atas pekerjaan kita dan ide-ide untuk improvement atau perbaikan di masa depan.

Kedua, kurangnya keinginan untuk melakukan perbaikan atau improvement.

Keinginan adalah hal paling mendasar dan motor segala sendi kehidupan. Tidak hanya bicara improvement, keinginan menggerakkan semua sisi kehidupan. Tanpa keinginan untuk membuat perbaikan, tanpa keinginan untuk memperbaiki keadaan, tanpa keinginan untuk keluar dari suatu masalah, maka tidak akan ada ide dan pergerakan yang berarti. Artinya semua orang bisa tetap bekerja seperti biasa. Bisa tetap datang ke tempat bekerja, bisa tetap menjalani kehidupan seperti biasa. Tapi tanpa keinginan maka semua hal yang dikerjakan hanya sekedar dikerjakan. Tanpa keinginan akan sesuatu sebetulnya kita melakukan pekerjaan kita tanpa tujuan dan objective yang jelas. Kita hanya mengerjakan sesuatu sesuai permintaan dan arahan saja. Sementara kita sendiri tidak memahami apa yang sebenarnya kita kerjakan dan mengapa kita mengerjakan itu. Keinginan yang rendah ini juga menjadi penghambat kita untuk melakukan improvement pada pekerjaan kita karena kita menjadi tidak termotivasi untuk mengetahui lebih dalam apa yang kita kerjakan dan bagaimana pekerjaan kita dilakukan.

Baca juga  Inilah Faktor Penentu Kesuksesan Transformasi Proses Bisnis

Saya seringkali membayangkan seorang pemain bola di posisi penyerang ataupun kiper/ penjaga gawang yang tidak memiliki keinginan untuk menjalankan bagian mereka. Penyerang yang tidak memiliki keinginan besar untuk mencetak gol adalah penyerang yang tidak layak dipertahankan. Sebaiknya ditarik mundur ke kursi cadangan. Karena jika diteruskan bermain tanpa keinginan mencetak gol, permainan akan berakhir tanpa penambahan skor. Begitu juga dengan penjaga gawang yang tidak memiliki keinginan mempertahankan gawangnya supaya tidak kebobolan. Maka gawang akan terasa tanpa seorang penjaga walaupun ada orang yang berdiri dan memakai sarung tangan di depannya. Keinginanlah yang mendorong kita melakukan sesuatu dengan benar dan dengan penuh keyakinan. Tanpa keinginan, maka tidak ada penggerak lain yang bisa melakukannya. Pastikan kita memiliki keinginan itu di dalam hati dan pikiran.

Ketiga, kurangnya keberanian untuk mengambil inisiatif dan bertindak paling awal.

Keberanian bicara tentang sikap mental untuk membuat keputusan dan sekaligus menerima serta menghadapi konsekuensi dari keputusan yang diambil. Membuat perbaikan, memiliki ide perbaikan memang tidak mudah. Harus diakui bahwa tidak ada ide tunggal yang berdiri sendiri tanpa akhirnya melibatkan orang lain. Terkadang ide improvement yang kita miliki memaksa kita untuk berkoordinasi dengan orang-orang yang duduk di posisi atas, mengharuskan kita untuk meeting dan melakukan koordinasi dengan pihak lain yang terkait. Dan tidak jarang pula saat ide kita sampaikan, justru apa yang tadinya kita pikirkan sederhana danmudah untuk dilakukan ternyata semuanya kembali kepada diri sendiri dan menuntut kita untuk melakukannya dengan usaha yang ekstra dan melebihi ekspektasi kita sendiri.

Menghadapi kondisi dan situasi ini menjadi tantangan tersendiri dan harus diakui terkadang diperlukan keberanian untuk mengambil inisiatif dan menerima konsekuensinya. Apapun konsekuensinya, besar atau kecil, meringankan atau malah memberatkan kita sendiri adalah sebuah hal yang wajib dihadapi. Segala sesuatu yang berharga pasti memerlukan perjuangan dan pengorbanan yang berarti. Tidak ada yang sesuatu yang bernilai dan berhaga didapatkan tanpa perjuangan dan pengorbanan. Hanya tinggal adakah keberanian untuk memulai, mengutarakan ide perbaikan itu kepada tim dan adakah mental yang siap menghadapi dan menyanggupi semua konsekuensi yang akan muncul kemudian dan keingian terus maju sampai menyelesaikan perbaikan itu. Setidaknya sampai melihat adanya perubahan yang lebih baik pada apa yang menjadi perhatian kita.

Keempat, berpikir terlalu jauh dan tidak pada tempat dan porsinya.

Poin terakhir yang seringkali terjadi dan saya temukan menjadi penghambat improvement adalah berpikir terlalu jauh. Stephen Covey pernah mengatakan bahwa kita memiliki lingkaran kendali dan lingkaran pengaruh dalam segala hal kehidupan kita. Semua yang berada di dalam lingkaran kendali kita dapat kita kendalikan dan atur. Sementara apa yang ada di dalam lingkaran pengaruh kita tidak dapat kita kendalikan. Hal itu dapat kita pengaruhi atau malah mempengaruhi kita. Dalam hal improvement, yang menjadi kendala justru adalah kita tidak mengetahui apa saja yang berada di dalam lingkaran kendali kita. Atau kita tidak menyadari bahwa sesuatu yang kita kerjakan berada di dalam lingkaran kendali kita ataukah lingkaran pengaruh kita.

Baca juga  Peran Black Belt Semakin Dibutuhkan di Situasi Pandemi

Seringkali orang-orang yang akan melakukan improvement terlalu tenggelam dengan lingkaran pengaruhnya. Apa yang seharusnya dilakukan dan di dalam lingkaran kendali diabaikan dan tidak diperhatikan. Hal ini menyebabkan burnout, gagal dan putus asa. Bagaimana tidak, niatnya ingin melakukan improvement, tapi yang diperhatikan dan dikerjakan adalah hal-hal yang tidak dapat dikendalikan alias tidak dapat ditangani secara langsung. Kita perlu menyadari bahwa setiap orang memiliki bagian masing-masing dan tanggung jawab masing-masing.

Anda tidak harus menjadi CEO atau pemilik bisnis terlebih dahulu untuk dapat melakukan improvement. Yang anda perlukan adalah memahami apa yang berada di dalam lingkaran kendali anda dan anda memiliki kendali penuh untuk memperbaiki atau membiarkan situasi itu menjadi buruk, semakin buruk atau menjadi lebih baik. Apa yang tidak dapat anda kerjakan, namun mempengaruhi keputusan dan ide anda adalah sesuatu yang di luar lingkaran kendali anda. Dan itu otomatis berarti bahwa ada seseorang yang memiliki tugas itu sebagai bagian dari lingkaran kendalinya.

Tugas anda adalah fokus pada apa yang ingin anda perbaiki dan tingkatkan, pada apa yang dapat anda kelola dan kendalikan. Lalu bagian lainnya anda perlu berkoordinasi dengan orang lain atau bagian lain yang berkaitan, terpengaruh oleh ide dan improvement yang Anda lakukan. Jangan terlalu jauh dalam berpikir sehingga anda melupakan apa yang seharusnya anda kerjakan dan kendalikan. Jika saat ini merasa improvement mustahil dilakukan, coba periksa kembali ide anda, apakah ide yang anda miliki itu berfokus pada apa yang ada di dalam lingkaran kendali anda ataukah di dalam lingkaran kendali orang lain. Itu akan membantu anda untuk keluar dari rasa putus asa menciptakan improvement dan perbaikan.

Kita dapat melakukan improvement yang berkesinambungan dan kita dapat menghindari 4 hal penyebab improvement gagal dilakukan seperti yang sudah dijelaskan di atas. Improvement adalah sebuah keharusan untuk dilakukan, karena kehidupan terus berubah dan berkembang. Jika kita ingin terus menyesuaikan dengan keadaan terkini dan tuntutan pekerjaan, kehidupan, karir kita saat ini, maka kita harus berkembang dan melakukan improvement secara berkesinambungan. Miliki keinginan dan pastikan anda membuat perbaikan pada apa yang dapat anda kendalikan terlebih dahulu dan libatkan orang-orang yang terpengaruh oleh keputusan dan ide perbaikan yang anda lakukan.

Ini adalah artikel Community OPEX. Community OPEX merupakan wadah bagi Para Profesional untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman seputar dunia continuous improvement dan operational excellence. Isi tulisan ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Penulis. Anda juga dapat menjadi bagian dari Community OPEX, kirimkan artikel Anda ke tim shiftindonesia.com melalui emailĀ redaksi@shiftindonesia.com.