Selain membuat proyek berjalan sederhana, sesuai rencana, dan dinamis mengikuti proses, transfer knowledge yang transparan dan perbaikan proses berkesinambungan juga turut mempengaruhi keberhasilan proyek.

Transfer Knowledge Berjalan Secara Transparan
Manajemen “knowledge” adalah metode yang cukup baru dalam lingkup manajemen proyek dan ada berbagai tool untuk menjalankannya. Semua tools bertujuan untuk membuat knowledge itu tersedia setiap waktu dan bisa diakses dengan berbagai cara bagi mereka yang membutuhkannya. Tidak ada satu pun knowledge yang disembunyikan oleh individu dalam team. Tools yang mendukung diantaranya: menyimpan database proyek dan keahlian, menggunakan sistem manajemen dokumen, mengadakan pertemuan untuk mendukung terjadinya transfer knowledge setiap proyek selesai atau saat ada anggota team yang keluar. Kemudian, semua knowledge yang terkumpul dipastikan bisa diakses oleh semua orang.

Dokumen, file, dan email yang dibagikan melalui perangkat lunak dalam Manajemen Proyek memungkinkan semua orang mendapatkan jenis informasi yang tepat, sesuai yang mereka butuhkan untuk menjalankan tugas secara tepat waktu. Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi tools yang akan membantu karyawan menjadi lebih efisien. Ada juga banyak pendekatan yang sudah teruji dan mendukung, seperti menggunakan perangkat lunak manajemen proyek Anda sebagai perangkat lunak manajemen kolaborasi, membuat forum virtual, atau memiliki newsgroup yang membantu anggota team untuk mendapatkan pengetahuan baru. Agar berhasil, budaya kerja yang terbuka harus berada di tempat dimana knowledge seseorang dihargai dan knowledge yang dibagikan tersebut dipandang berkontribusi terhadap kesuksesan perusahaan.

Selalu Bekerja untuk Memperbaiki Proses dan Produk
Perbaikan ini bisa dilakukan dengan menggabungkan keterampilan dan manajemen proyek dengan Lean, metode yang telah diakui di manufaktur. Kita harus tetap melakukan evaluasi agar Triple M (Muda, Mura, Muri) bisa cepat ditemukan dan dihilangkan. Waktu, biaya dan ruang lingkup sebuah proyek saling bergantung, dimana satu perubahan bisa mempengaruhi yang lain. Meningkatkan kualitas produk secara keseluruhan adalah penting karena kontrak dan proyek masa depan bergantung pada kepuasan pelanggan saat ini. Namun peningkatan ini jarang tercapai tanpa adanya perubahan waktu, biaya, atau ruang lingkup. Di sinilah manajer proyek Lean Anda, database knowledge Anda, dan proses Anda yang efisien akan membantu mewujudkan perubahan. Perbaikan yang dilakukan saat ini mungkin akan menimbulkan biaya, namun hal ini dapat membantu Anda untuk bisa terbebas dari masalah yang sama di masa akan datang.

Pelanggan Anda mungkin menambahkan detail lain (permintaan tambahan), sehingga meningkatkan jangkauan kerja, namun hal ini akan dapat Anda atasi karena Anda telah mendokumentasikan proses serupa di database knowledge dan Anda dapat menyesuaikannya dengan mudah tanpa adanya masalah tambahan. Ini adalah proses pendokumentasian, penilaian hasil, prioritas dan peninjauan yang konstan – satu langkah sekaligus dalam siklus perbaikan berkelanjutan.

 

Sumber: automationmag