SHIFT SSCX 7 Tahap Meeting Efektif

Agenda meeting yang biasanya sudah menjadi kegiatan rutin dalam proses bisnis, ternyata malah dianggap menjadi salah satu aktivitas yang membuang-buang waktu.

Bahkan, hasil survey yang dilakukan oleh sebuah situs profesi asal US, Salary.com, menunjukkan agenda meeting menempati posisi teratas sebagai kegiatan yang ‘mematikan’ produktivitas kantor.

Namun, tak perlu khawatir! Seperti dilansir Forbes, ada beberapa cara yang bisa dilakukan agar agenda meeting anda tidak lagi dianggap membuang-buang waktu. Malah, bisa membuat karyawan lebih berenergi dan bersemangat melakukan pekerjaan.

Berikut tipsnya:

1. Buat Tujuan yang Jelas

Sebuah meeting harus memiliki sebuah tujuan yang spesifik dan jelas. Untuk itu, sebelum anda menentukan waktu meeting dengan para kolega, bertanyalah pada diri anda: Usaha apa saya lakukan untuk mencapai tujuan? Apakah anda sudah mengingatkan orang-orang akan sebuah perubahan dalam manajemen atau adanya strategi baru? Apakah anda juga sudah mencari masukan dari orang lain tentang masalah yang dihadapi perusahaan? Apakah dalam meeting ini anda ingin mencapai sebuah keputusan mengenai suatu hal tertentu? Interaksi sehari-hari saat di kantor, untuk sekedar menanyakan ‘status updates’, sebenarnya menjadi waktu yang baik untuk digunakan.

2. Pertimbangkan Orang-Orang yang Hadir

Ketika anda menjadwalkan waktu meeting, gunakan waktu anda untuk memikirkan siapa saja orang-orang yang perlu berada di meeting tersebut. Jika agenda meeting anda ini akan menyampaikan perubahan dalam manajemen, undanglah orang-orang yang terlibat langsung dalam perubahan tersebut. Jika anda bermaksud untuk memecahkan sebuah masalah, undanglah orang-orang yang akan menjadi sumber informasi yang dapat mengantarkan ke sebuah solusi. Melibatkan orang-orang yang tidak relevan dengan topik bahasan atau skill yang diperlukan dalam sebuah meeting akan membuat mereka melihat bahwa meeting yang anda lakukan sebagai kegiatan yang membuang-buang waktu.

Baca juga  5 Alasan Proyek Gagal Beserta Solusinya

3. Sebarkan Agenda

Tulislah agenda yang akan anda bahas dalam meeting. Jabarkan juga segala sesuatu yang sudah anda rencanakan, beserta durasi waktu yang anda butuhkan untuk menyampaikan setiap informasi nya. Setelah meeting selesai, tulislah juga sebuah email yang berisi rangkuman dari hasil meeting yang sudah berjalan, dan tuliskan juga agenda-agenda yang harus dilakukan di papan tulis agar mudah di lihat orang lain. Hal ini membuat orang untuk tetap fokus pada agenda meeting yang sudah dibuat.

4. Tetapkan Aturan Dasar

Dalam meeting, tentu akan ada kemungkinan seseorang memonopoli percakapan. Jika hal ini benar terjadi, cobalah mengajak orang tersebut keluar dan sampaikan bahwa anda dan orang-orang lain dalam meeting sangat menghargai kontribusi nya, tapi saat ini sebelum anda sampai pada keputusan, anda juga memerlukan masukan dari orang lain. Untuk itu, sampaikanlah dihadapan semua peserta meeting, bahwa anda ingin meeting ini berjalan sesuai aturan yang sudah anda tentukan.

5. Mulai dan Akhiri Meeting Sesuai Jadwal

Jika anda bertanggung jawab untuk menjalankan sebuah meeting rutin dan anda memiliki reputasi sebagai orang yang ‘on time’ karena meeting mulai dan berakhir sesuai waktu yang ditetapkan, anda tidak akan menyangka berapa banyak rekan anda yang melakukan segala upaya untuk hadir dalam meeting tersebut. Orang-orang akan menghargai ketika mereka melihat bahwa anda memahami waktu mereka juga sangat berharga. Catatan tambahan: jagan jadwalkan meeting apapun yang memakan waktu lebih dari satu jam.

6. No Gadget Allowed!

Kenyatannya adalah, jika orang-orang yang hadir dalam meeting diperbolehkan membawa gadget, mereka tidak akan fokus atau memberikan kontribusi dalam meeting tersebut. Sebaliknya, mereka malah akan mengirim email, browsing, atau hanya bermain-main dengan gadget mereka. Eyes up here, Please..

7. Follow Up

Baca juga  Kolaborasi Adalah Kunci Efektivitas Tim

Hal ini memang sudah biasa terjadi, ketika meeting selesai, orang-orang akan memiliki interpretasi yang berbeda dari apa yang sebenarnya terjadi. Untuk mengurangi perbedaan persespi ini, maka dalam waktu kurang dari 24 jam, cobalah untuk membuat email memo yang berisikan ringkasan dari hasil meeting anda tadi. Isi email ini juga bisa menjelaskan dokumen apa saja yang diperlukan,tugas yang didelegasikan dan batas waktu yang ditetapkan. Dengan begitu, semua orang akan memiliki persepsi yang sama dari hasil meeting tersebut. ***RR/RW