Keefektifan sebuah meeting atau rapat sangat ditentukan oleh tahap persiapannya. Tapi bagaimana membuat persiapan dengan baik? Berikut kami berikan daftarnya, setiap langkah kami jelaskan secara rinci. Gunakan daftar di bawah ini sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia, termasuk waktu Anda.

1.Deklarasikan dengan jelas tujuan diadakannya meeting kepada seluruh peserta  

Hal ini bisa Anda lakukan dengan mencantumkan tujuan dan harapan diadakannya rapat pada kertas ataupun email undangan. Ini akan membantu peserta meeting untuk mempersiapkan diri. Hal ini juga dapat meningkatkan kehadiran peserta, karena mereka memahami pentingnya kehadiran mereka untuk mencapai tujuan dari diadakannya meeting tersebut.

2. Cukup libatkan pihak yang terkait, tidak semua harus ikut meeting.

Demi menjaga efektivitas, pastikan peserta yang hadir adalah peserta yang dapat memberikan kontribusi terhadap tujuan meeting. Pastikan juga peserta yang dilibatkan memiliki otoritas untuk mengambil keputusan pada saat rencana tindakan (action plan) diputuskan, dan pihak yang bertanggung jawab (person in charge) pastikan juga menghadiri rapat tersebut.

3. Pastikan semua peserta sudah melakukan persiapan sebelumnya

Misalnya, jika pada meeting sebelumnya sudah ditentukan rencana tindakan (action plan), maka pihak yang bersangkutan harus mempersiapkan hasil pekerjaan mereka. Kemudian untuk meeting rutin yang menyangkut kinerja, maka laporan yang harus disiapkan peserta adalah sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.

4. Prioritaskan agenda sesuai kepentingan

Meskipun agendanya rutin, Anda harus tetap menyampaikan agendanya. Ini untuk membantu peserta mempersiapkan diri. Agenda dasar dalam pertemuan rutin meliputi:  

  • Hasil pertemuan sebelumnya
  • Evaluasi pencapaian periode saat ini baik harian, mingguan, ataupun bulanan
  • Tindakan yang harus dilakukan (action plan)
  • Proyek masing-masing departemen

5. Lakukan sesuai agenda

Baca juga  Membangun Supply Chain yang Berkualitas

Masih sering terjadi dimana peserta lupa waktu rapat, dan parahnya mereka lupa tanggal dan tempatnya. Oleh karena itu, selalu sampaikan penentuan waktu dan lokasi kepada para peserta meeting. Untuk mempermudah, Anda bisa memanfaatkan Google Calendar sebagai undangan. 

6. Pastikan Sudah Menerima Konfirmasi Peserta

Dalam meeting rutin, konfirmasi peserta tidak diperlukan. Namun, akan lebih baik jika ada prosedur untuk memastikan bahwa peserta yang harus menghadiri rapat memberikan konfirmasi. Beberapa perusahaan bahkan memberikan penalty kepada peserta yang tidak hadir atau terlambat tanpa memberikan penjelasan. Dengan sistem penalty tersebut, mereka diharapkan lebih bertanggung jawab dalam menghadiri pertemuan.