Ada kutipan terkenal dari Dr. Deming yang mengatakan sistem yang buruk akan mengalahkan orang baik setiap saat. Sistem yang buruk adalah sistem dengan banyak kelemahan dan bagi seorang pemimpin ini adalah masalah serius yang harus segera diperbaiki.

Ketika suatu kesalahan terjadi adalah sifat manusia ingin mencari alasan bahkan menyalahkan orang lain atas kesalahan tersebut. Sehingga seringkali terjadi pemimpin menyalahkan karyawan atas sesuatu yang keluar dari rencana. nah, ini adalah salah satu contoh dari proses yang buruk. Yang lebih buruk lagi adalah ketika pemimpin tidak memiliki keinginan meluangkan waktu untuk mengatasi masalah tersebut dan memperbaikinya.

Dan jika terus berlanjut maka seiring waktu hal ini akan menghilangkan kepercayaan karyawan dan menimbulkan perasaan putus asa karena terus disalahkan atas kesalahan yang sebenarnya berada di luar kendali mereka. Nah, untuk mengantisipasi hal ini dalam operational excellence mengenalkan satu mindset “salahkan prosesnya bukan orangnya”.

Ingat kembali ketika ada yang salah, adalah sifat manusia ingin menyalahkan. Namun, pemimpin yang baik akan selalu mengajukan pertanyaan berikut sebelum menegur karyawannya.

1. Apakah prosesnya ada yang salah?

Apakah ada kesalahan atau masalah di dalam proses? Apakah karyawan bekerja di dalam proses yang memiliki banyak masalah? Apakah tidak ada satu pun karyawan yang bisa menyelesaikan pekerjaan itu dengan baik? Jika iya, maka yang Anda perlukan adalah membentuk tim perbaikan berkelanjutan, petakan proses, identifikasi peluang, gunakan siklus Plan, Do, Check, Act (PDCA), dan perbaiki prosesnya.

2. Apakah karyawan memahami proses dengan baik?

Apa perusahaan sudah melakukan standarisasi proses? Apakah perusahaan mendokumentasikan proses? Apakah karyawan telah dilatih?

3. Apakah karyawan memiliki kompetensi dasar untuk melakukan pekerjaan itu? 

Baca juga  Dengan transformasi, organisasi bisa terus sustain. Setuju?

Tidak semua orang cocok dengan setiap pekerjaan. Jika Anda telah mempersiapkan dan melatih karyawan Anda dengan baik namun hasil mereka belum maksimal, maka mungkin mereka lebih cocok melakukan pekerjaan lain di perusahaan. Ada banyak tes kompetensi yang dapat membantu mengidentifikasi jenis pekerjaan yang lebih tepat dengan mereka.

4. Apa impian mereka? 

Terlalu sering kita mengabaikan impian dan aspirasi orang-orang di tim kita. Seorang pemimpin yang baik akan melakukan semua yang ada dalam kekuasaan mereka (bahkan jika itu berarti kehilangan anggota tim yang luar biasa) untuk membantu karyawan menemukan jalur karir yang mengarahkan mereka untuk mencapai pekerjaan impian mereka.

Excelllent people, itu tadi empat pertanyaan yang harus kita ajukan sebelum kita menyalahkan seseorang atas suatu kesalahan yang terjadi. Pada dasarnya ketika karyawan mengetahui dengan baik bahwa pemimpinnya peduli, proses terus diperbaiki, dan mereka selalu memiliki harapan untuk masa depan yang lebih baik maka operational excellence akan segera tercapai. Salam improvement!

Sumber: industryweek.com