Ahli ilmu saraf penulis buku laris “This is Your Brain on Music” dan “The World in Six Songs” kini mengalihkan perhatian pada masalah organisasi otak. Buku baru dari Dr. Daniel Levitin berjudul “The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload” menggabungkan riset ilmiah dan wawancara dengn sejumlah sosok seperti Michael Bloomberg, George Schultz, dan Sting dengan kiat-kiat praktis menata rumah, kehidupan sosial, waktu, dan sebagainya. “Para ahli ilmu saraf telah banyak mempelajari otak, organisasi, dan produktivitas, tetapi belum menyentuh kalangan pembaca pada umumnya,” ujarnya. “Saya bertujuan mengenalkan ilmu itu kepada khalayak luas.”
Berikut 10 kiat organisasi dari Dr. Levitin seperti dikutip dari bukunya:
1. Rehat
Cobalah mengambil jeda waktu setiap 15 menit tiap satu atau dua jam. “Berjalan di sekitar tempat kerja untuk menikmati suasana lain akan membuat kita bekerja lebih cepat dan efektif,” ujarnya. Dalam salah satu kajian, para pekerja yang kerap lembur gagal mengangkat kinerjanya. Pasalnya, dalam satu jam lembur, kerja yang sesungguhnya hanya berlangsung 20 menit.
2. Jika ada beberapa jenis pekerjaan, gunakanlah layar komputer berbeda
“Otak memiliki mekanisme tersendiri untuk mengingat hal-hal penting,” ujar Dr. Levitin. Belajar untuk ujian di ruangan ujian akan mengangkat kinerja siswa, dan mengunjungi tempat kejadian perkara akan menyokong ingatan saksi. Bagi para pekerja kantoran yang mengerjakan sejumlah tugas bersamaan, pemisahan fisik akan membantu organisasi mental. “Ingatan spasial berguna dalam menentukan ke mana kita mencari sesuatu,” ujarnya.
3. Tulis di kertas daftar hal yang akan dikerjakan
Dr. Levitin menjelaskan bahwa para ilmuwan komputer berbicara mengenai akses serial versus akses acak, dan konsep tersebut penting dalam menemukan sesuatu. Daftar hal yang akan dikerjakan pada komputer atau telepon genggam biasanya menggiring kita untuk melewati proses akses serial yang kurang efisien. “Mata harus melewati daftar teratas untuk sampai ke tengah,” ujarnya. Dr. Levitin menyarankan untuk menuliskan daftar pada beberapa carik kertas dan memilahnya dalam beberapa tumpukan berdasarkan prioritas. Teknik itu digunakan oleh Sheryl Sandberg (COO Facebook-Wikipedia). Kertas-kertas itu pun dapat disusun ulang dengan leluasa.
4. Susun arsip surat-menyurat dalam berbagai kategori
Agar tidak membosankan, arsip surat-menyurat dimasukkan ke dalam sejumlah kategori. Menurut Dr. Levitan, inilah teknik yang digunakan para asisten eksekutif dan Gedung Putih. Email Presiden Obama hanya tersimpan pada arsip Obama, pun dokumen-dokumen lain yang menyangkut panitia lain, rapat-rapat, dan proyek tulisan. Saat memakai program email yang memungkinkan tanda pagar atau penanda lain, tandai tiap pesan yang datang dengan tanda pagar relevan.
5. Jika dibutuhkan, jangan ragu untuk bersih-bersih
Saat kotak surat penuh dan dokume-dokumen lain menumpuk di atas meja, jangan ragu “membersihkannya”. Sejumlah orang bahkan menyatakan “pailit email”: hapus semuanya, lalu meminta kontaknya untuk kembali mengirimkan email jika memang isinya penting.
6. Siapkan waktu khusus untuk tugas jangka pendek dan proyek jangka panjang
Sejumlah tugas butuh waktu beberapa pekan, dan tugas lain hanya butuh proses pengerjaan beberapa menit. “Menurut penelitian, hal-hal kecil tersebut jangan diselang-seling,” ujar Dr. Levitin. Sebaliknya, alokasikan sejumlah waktu dalam sehari untuk membalas pesan, alih-alih langsung memberikan reaksi segera.
7. Jangan terlalu lama memutuskan
Seorang direktur utama takkan menghabiskan waktu satu jam untuk memutuskan pergantian pemasok kebutuhan kantor dalam rangka pengiritan beberapa ratus ribu rupiah. “Perhitungkan pentingnya waktu untuk memutuskan, dan perhitungkan lamanya waktu memutuskan,” ujar Dr. Levitin.
8. Tidur saat bekerja
“Temuan mendasar ilmu saraf tentang tidur adalah aktivitas itu penting dalam proses mengingat,” ujarnya. Ingatan pun penting dalam pekerjaan dan kehidupan sosial. “Jika tidur malam terganggu, peristiwa hari itu takkan terekam dengan baik.” Perusahaan seperti Google dan Safeway bahkan membangun ruang tidur siang. Menurutnya, tidur selama 10-20 menit dapat meningkatkan efisiensi dan kecakapan menyelesaikan masalah.
9. Jangan melakukan penataan secara berlebihan
“Aturan dalam efisiensi adalah waktu pengorganisasian diusahakan tidak terlalu menyita,” ujar Dr. Levitin. “Kalau sekarang Anda cukup mudah mencari-cari sesuatu, tak usah repot (mengubah sistemnya).”
10. Jangan bawa pekerjaan ke rumah
“Kita seharusnya tidak menjadi robot,” ujarnya. “Maksud saya, waktu di kantor harus diptimalkan sehingga kita masih punya banyak waktu untuk berlaku spontan, santai, dan mengejar ambisi artistik.” Ketika berada di rumah dan masih memikirkan pekerjaan, dan sebaliknya, kita akan kurang menikmati hidup. “Jika sedang di kantor, bekerjalah semaksimal mungkin,” ujar Levitin. “Ketika bersantai, nikmati (waktu bersantai itu).”***
Sumber: The Wall Street Journal