Kaizen memberi banyak manfaat bagi perusahaan dan juga individu, diantaranya peningkatan performance seperti produktivitas dan kualitas.

Kaizen berasal dari bahasa Jepang yang artinya perubahan ke arah yang lebih baik. Kaizen juga sering diterjemahkan sebagai improvement, continous improvement, atau incremental improvement. Tujuan kaizen dilaksanakan di perusahaan yaitu untuk meningkatkan efisiensi dengan cara menghilangkan waste atau pemborosan.

Singkatnya, kaizen menjadi metode perbaikan proses bisnis yang dilakukan secara tim yang dipimpin oleh kaizen leader dan dibantu oleh beberapa anggota team.

Kagiatannya kita sebut dengan kaizen event adalah suatu event atau acara untuk melakukan improvement pada area tertentu atau dengan sasaran tertentu. Umumnya berjalan selama 2-5 hari.

Agar berhasil, kaizen event perlu direncanakan pada tempat dan waktu tertentu. Untuk memudahkan, kita bisa memulainya dengan tahapan sebagai berikut:

1. Menentukan masalah atau area
Disini kita akan memilih sebuah topik kaizen, masalah bisa diambil dari prioritas bisnis yang utama atau masalah di suatu area. Masalah harus jelas terdefinisi supaya team memiliki persepsi yang sama tentang masalah dan memiliki ruang lingkup yang jelas. Masalah ini juga harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.

2. Menentukan tujuan dan sasaran
Saat team baru pertama kali melaksanakan kaizen, kita bisa mulai dengan tujuan dan sasaran yang sederhana misalkan menciptakan area kerja yang efisien dengan 5S, memperbaiki flow, membuat visual management, mempercepat waktu changeover, mengurangi defect, mengurangi jumlah breakdown mesin, dll. Hal baik memulai dengan sasaran sederhana yaitu dapat meningkatkan moral dari anggota team dan menciptakan momentum.

3. Membentuk team
Team kaizen umumnya terdiri dari 6 – 10 orang tergantung kebutuhannya. Sebagian anggota team harus berasal dari area kerja lain supaya mendapat ide dan perspektif yang lebih segar. Team harus fokus di kaizen event dan dalam waktu pelaksanaan tersebut mereka tidak boleh diganggu dengan kegiatan kerja sehari-hari.

Baca juga  Kunci Keberhasilan Proses Transfer Knowledge

4. Memberi training tentang kaizen
Pertama kali melakukan kaizen adalah penting mengenalkan apa itu kaizen, tujuan yang ingin dicapai, tahapan bagaimana mengeksekusinya, dan training tools untuk root cause analysis yang nanti digunakan untuk problem solving. Anda bisa mengakomodasi pelatihan ini dengan mengadakan pelatihan IHT Kaizen atau mengirim team mengikuti public training SSCX Kaizen PDCA 7 Tools yang diselenggarakan SSCX.

5. Melakukan pengukuran
Sebelum memulai improvement, adalah penting untuk memiliki baseline performance sehingga kita tahu apakah nanti setelah tindakan perbaikan hasilnya efektif atau tidak. Akan sangat membantu jika data sudah siap sebelum kaizen event.

6. Melakukan root cause analysis
Setelah masalah jelas, lingkup jelas, baseline ada, maka dilakukanlah root cause analysis. Beberapa tools umum yang bisa dipakai untuk problem solving diantaranya Fishbone diagram dan 5 why analysis, setelahnya lakukan validasi di lapangan dengan melakukan gemba secara langsung.

7. Melaksanakan tindakan perbaikan
Setelah akar masalah teridentifikasi, maka segera buat rencana tindakan dan lakukan tindakan perbaikan secara langsung.

8. Mengecheck hasil dan standarisasi
Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan maka check hasilnya. Gunakan indikator performance untuk melihat apakah hasilnya efektif. Jika tidak maka lakukan analisa ulang, jika hasilnya sudah efektif maka segera buat standardnya. Hal ini untuk memastikan bahwa hasil perbaikannya sustain dan konsisten dijalankan.

9. Follow up
Untuk tindakan yang belum selesai pada masa kaizen event, lakukan follow up untuk memastikan tindakan perbaikan sudah diselesaikan. Review hasil performance untuk memastikan improvement-nya konsisten.

10. Rayakan dan ulangi siklusnya
Setelah hasilnya efektif dan improvement tercapai secara konsisten dan sustain, maka rayakan keberhasilan dengan team dan buat rencana untuk melakukan kaizen event berikutnya.

Baca juga  Kisah Sukses Bank of America Gunakan Design Thinking untuk Berinovasi

Sumber: belajarlean, shiftindonesia