Kaizen memberi banyak manfaat bagi perusahaan dan juga individu, diantaranya peningkatan performance seperti produktivitas dan kualitas.
Berasal dari bahasa Jepang yang berarti perubahan menuju kondisi yang lebih baik. Istilah ini sering diterjemahkan sebagai improvement, continuous improvement, atau incremental improvement. Dalam perusahaan, tujuan utama penerapan Kaizen adalah meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan pemborosan atau waste. Secara sederhana, Kaizen merupakan metode perbaikan proses bisnis yang dilakukan secara tim, di mana seorang pemimpin memandu proses ini dengan dukungan dari anggota tim.
Kegiatan ini dikenal sebagai Kaizen event, yaitu sesi khusus yang difokuskan pada upaya perbaikan di area atau sasaran tertentu. Biasanya, Kaizen event berlangsung selama 2-5 hari. Untuk memastikan keberhasilannya, Kaizen event perlu direncanakan dengan baik, mencakup lokasi dan waktu yang telah ditentukan. Sebagai panduan awal, pelaksanaannya dapat dimulai melalui tahapan berikut:
1. Menentukan masalah atau area
Disini kita akan memilih sebuah topik kaizen, masalah bisa diambil dari prioritas bisnis yang utama atau masalah di suatu area. Masalah harus jelas terdefinisi supaya team memiliki persepsi yang sama tentang masalah dan memiliki ruang lingkup yang jelas. Masalah ini juga harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2. Menentukan tujuan dan sasaran
Saat tim baru pertama kali melaksanakan kaizen, kita bisa mulai dengan tujuan dan sasaran yang sederhana misalkan menciptakan area kerja yang efisien dengan 5S, memperbaiki flow, membuat visual management, mempercepat waktu changeover, mengurangi defect, mengurangi jumlah breakdown mesin, dll. Hal baik memulai dengan sasaran sederhana yaitu dapat meningkatkan moral dari anggota tim dan menciptakan momentum.
3. Membentuk team
Tim kaizen umumnya terdiri dari 6 – 10 orang tergantung kebutuhannya. Sebagian anggota tim harus berasal dari area kerja lain supaya mendapat ide dan perspektif yang lebih segar. Tim harus fokus di kaizen event dan dalam waktu pelaksanaan tersebut mereka tidak boleh diganggu dengan kegiatan kerja sehari-hari.
4. Memberi training
Pertama adalah penting mengenalkan apa itu kaizen, tujuan yang ingin dicapai, tahapan bagaimana mengeksekusinya. Juga pelatihan tools melakukan root cause analysis yang digunakan untuk problem solving. Anda bisa mengakomodasi pelatihan ini dengan mengadakan pelatihan IHT atau mengirim tim mengikuti public training SSCX Kaizen PDCA 7 Tools yang diselenggarakan SSCX.
5. Melakukan pengukuran
Sebelum memulai improvement, adalah penting untuk memiliki baseline performance sehingga kita tahu apakah nanti setelah tindakan perbaikan hasilnya efektif atau tidak. Akan sangat membantu jika data sudah siap sebelum kaizen event.
6. Melakukan root cause analysis
Setelah masalah jelas, lingkup jelas, baseline ada, maka dilakukanlah root cause analysis. Beberapa tools umum yang bisa dipakai untuk problem solving diantaranya fishbone diagram dan 5 why analysis, setelahnya lakukan validasi di lapangan dengan melakukan gemba secara langsung.
7. Melaksanakan tindakan perbaikan
Setelah akar masalah teridentifikasi, maka segera buat rencana tindakan dan lakukan tindakan perbaikan secara langsung.
8. Mengecheck hasil dan standarisasi
Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan maka check hasilnya. Gunakan indikator performance untuk melihat apakah hasilnya efektif. Jika tidak maka lakukan analisa ulang, jika hasilnya sudah efektif maka segera buat standardnya. Hal ini untuk memastikan bahwa hasil perbaikannya sustain dan konsisten dijalankan.
9. Follow up
Untuk tindakan yang belum selesai pada masa kaizen event, lakukan follow up untuk memastikan tindakan perbaikan sudah diselesaikan. Review hasil performance untuk memastikan improvement-nya konsisten.
10. Rayakan dan ulangi siklusnya
Setelah hasilnya efektif dan improvement tercapai secara konsisten dan sustain, maka rayakan keberhasilan dengan tim dan buat rencana untuk melakukan kaizen event berikutnya.
Sumber: belajarlean, shiftindonesia