Pasar yang transparan, mobilitas para pekerja, arus capital secara global, dan komunikasi yang mudah di pahami telah menjadi skenario lama yang membuat nyaman. Untuk kebanyakan industri, dan juga hampir seluruh perusahaan, baik dari skala besar hingga kecil, mereka mulai menganggap serius persaingan global karena adanya pola pikir manajemen secara kolektif demi menyambut satu hal, yaitu perubahan.
Perusahaan yang sukses, seperti yang dikatakan oleh Profesor Harvard Business School, Rosabeth Moss Kanter, mereka fokus pada budaya perusahaan yang bertahan lama.
Tapi saat ini, para eksekutif senior telah menghadapi tantangan baru. Dalam sebuah transformasi yang besar, mereka bersama dengan penasehatnya memusatkan perhatian bagaimana merancang rencana yang strategis dan taktis. Namun, untuk sukses menerapkan rencana-rencana tersebut mereka harus memiliki pemahaman yang mendalam mengenai sisi humaniti dari Change Management.
Untuk mewujudkan budaya perusahaan yang selaras, sudah jelas diperlukan usaha yang konsisten , berkelanjutan dan tindakan yang kolektif. Sehingga para karyawan yang ada dalam perusahaan Anda bertanggung jawab untuk merancang, melaksanakan dan siap menerima perubahan dari ingkungan kerja.
Transformasi struktural jangka panjang memiliki 4 karakteristik, yaitu scale (perubahan mempengaruhi semua atau sebagian besar organisasi), magnitude (melibatkan perubahan yang signifikan dari status quo), duration (berlangsung selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun), dan strategic importance. Namun, perusahaan akan menuai hasilnya ketika perubahan itu terjadi dari tingkat individual karyawan.
Para eksekutif pun sangat menyadari gejolak bisnis yang terjadi secara global. Dan tidak menapik, kebanyakan dari mereka saat ditanya apa yang membuat mereka tetap terjaga di malam hari, adalah mereka memikirkan tentang bagaimana reaksi para karyawan mereka, bagaimana mereka bisa menjalin kerja tim yang baik, dan bagaimana mereka bisa memimpin orang-orang. Karena hal-hal tersebut merupakan faktor penting perusahaan agar dapat bersaing di tengah-tengan pasar global.
Tidak ada metodologi tunggal yang cocok untuk setiap perusahaan, tapi ada serangkaian praktek, baik itu tools dan juga teknik yang dapat disesuaikan dengan berbagai situasi. Dengan menggunakan kerangka yang sistematis, komprehensif, para eksekutif dapat memahami apa yang diharapkan, bagaimana mengelola perubahan pribadi mereka sendiri dan bagaimana melibatkan seluruh organisasi untuk ikut dalam proses.
Ini lah 10 prinsip yang diperlukan dalam menerapkan Change Management :
1. Atasi “human side” secara sistematis
Setiap transformasi yang signifikan meimbulkan isu bagi seluruh orang di perusahaan. Para pemimpin akan diminta untuk meningkatkan peran mereka di dalam divisinya dan melakukan komunikasi yang jelas kepada para karyawannya. Sebuah pendekatan formal untuk mengendalikan perubahan ini dimulai dari para kerja tim pimpinan dan kemudian akan melibatkan para stakeholder dan pemimpin inti. Proses ini harus dimulai dari awal dan harus mengadaptasi setiap gerak perubahan dalam organisasi. Hal ini memerlukan banyak pengumpulan data dan analisa, perencanaan, implementasi serta disiplin, seperti halnya mendesain ulang strategi, sistem ataupun proses.
2. Mulai dari Level Paling Atas
Pemimpin sendiri harus merangkul pendekatan baru terlebih dahulu, baik untuk memberikan tantangan maupun memotivasi seluruh divisi perusahaan. Mereka harus menjadi model dari perilaku yang diinginkan para karyawannya. Para tim eksekutif juga harus memahami bahwa mungkin sekolompok orang sudah mewakili keadaan yang terjadi secara umum, namun pemimpin juga harus ingat bahwa orang-orang tersebut melalui masa-masa stress secara personal dan memerlukan dukungan.
3. Libatkan Setiap Lapisan
sebagai kemajuan dari program transformasi, mulai dari menentukan strategi sampai menetapkan target yang dirancang dan diimplementasikan, kesemuanya akan mempengaruhi berbagai lapisan dalam organisasi. Pada setiap lapisan organisasi, para pemimpin yang diidentifikasi dan dilatih harus disesuaikan dengan visi perusahaan, ditanamkan bagaimana menjalankan misi khusus mereka dan termotivasi untuk membuat sebuah perubahan. Perusahaan juga bisa mengikuti metodelogi “Cascading Leadership”, melakukan pelatihan dan mendukung para tim di setiap tahap.
4. Mengatasi Setiap Hambatan yang Ada
Individu itu pada dasarnya sangat menggunakan logika dan akan mempertanyakan perubahan seperti apa yang dibutuhkan, apakah perusahaan menuju ke arah yang benar, dan apakah mereka ingin melakukannya secara pribadi untuk membuat perubahan tersebut terjadi. Mereka akan melihat peran pemimpin untuk mencari jawabannya. Artikulasi dari kasus formal dari sebuah perubahan akan menciptakan pernyataan visi secara tertulis merupakan peluang berharga untuk membuat para tim pemimpin menjadi selaras dalam menjalankan prosesnya.
5. Ciptakan Rasa Kepemilikan
Kepemilikan yang baik itu seringnya tercipta dengan melibatkan orang dalam mengidentifikasi masalah dan menemukan solusi. Hal ini juga diperkuat dengan insentif dan penghargaan. Pemimpin yang menjalankan sebuah program perubahan yang besar harus menunjukkan kinerja terbaiknya selama proses transformasi dan menjadi fanatik yang mampu menciptakan lingkungan yang kritis di kalangan karyawan yang juga mendukung perubahan. Hal ini menuntut kepemilikan dari para pemimpin yang bersedia bertanggung jawab untuk dapat mewujudkan sebuah perubahan di dalam area yang mereka awasi.
Seperti contoh yang terjadi di organisasi kesehatan besar yang melakukan transformasi untuk pindah ke model shared-service. Sebagai bentuk dukungan administrasi, departemen pertama membuat desain rinci untuk sumber daya manusianya. Selama lebih dari enam bulan, para personil bekerja dengan penasehat tim lintas fungsional. Tapi saat desainnya sudah diselesaikan, eksekutif dari departemen tersebut menolak melakukan implementasinya. Sehingga berdasarkan umpan balik mereka, proses ini dimodifikasi untuk mulai melibatkan seluruh karyawan. Transisi kemudian terjadi dengan cepat. Hal ini juga menciptakan sebuah forum bagi para eksekutif puncak untuk bekerja sebagai sebuah tim, menciptakan rasa keselarasan dan kesatuan kelompok.
6. Komunikasikan Maksud yang Diinginkan
Seringnya, para pemimpin yang menjalankan program perubahan membuat kesalahan dengan percaya bahwa orang lain dapat memahami masalah sehingga melihat arah baru sejelas yang mereka lakukan. Namun justru, program perubahan terbaik mampu memperkuat pesan inti secara teratur, nasehat yang inspiratif dan praktis. Aliran komunikasi yang membreikan informasi yang tepat, di waktu yang tepat dari level top hingga ke seluruh level organisasi.
Di akhir tahun 1990-an, komisioner dari Interval Revenue Service, Charles O. Rossotti, memiliki sebuah visi: bahwa IRS harus memperlakukan para wajib pajak sebagai pelanggan dan mengubah layanan birokrasi mereka dengan layanan world class. Dengan lebih dari 100.000 karyawan yang berpikir dan bertindak berbeda diperlukan lebih dari sekedar sistem desain dan proses perubahan. Para pemimpin di IRS merancang dan mulai melaksanakan program komunikasi yang ambisius termasuk email harian dari komisaris, mengadakan sesi latihan, menyebarkan kaset video dan newsletter, serta mengadakan pertemuan balai kota yang berlanjut sampai transformasi.
7. Menilai Cultural Landscape
Melakukan penilaian menyeluruh juga dapat menjadi indikator untuk menilai apakah organisasi Anda siap melakukan perubahan. Cobalah untuk membawa masalah besar ke permukaan, mengidentifikasi konflik, dan menentukan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kepemimpinan. Menganalisa nilai-nilai penting, kepercayaan, perilaku, dan juga persepsi yang harus diperhitungkan untuk keberhasilan perubahan yang diinginkan. Sebagai upaya untuk mendorong terjadinya perubahan dalam organisasi, penting untuk memerhatikan elemen dasar, seperti visi baru dan membangun infrastrukur yang sesuai dengan kebutuhan.
8. Ciptakan Budaya Perusahaan yang Jelas
Budaya perusahaan merupakan hasil campuran berbagai sejarah dari perusahaan itu sendiri, nilai-nilai dan keyakinan, sikap dan juga perilaku umum yang terlihat secara jelas. Program perubahan dapat menciptakan budaya baru, memperkuat budaya, ataupun menggabungkan budaya. Setelah budaya tersebut dipahami, itu artinya hal tersebut harus dipahami secara menyeluruh. Pemimpin harus secara gamblang menanamkan budaya perusahaan dan perilaku terbaik yang mendasari cara baru dalam berbisnis. Hal ini jelas memerlukan pengembangan baseline, menetapkan tujuan yang jelas, dan merancang secara rinci untuk melakukan proses transisi.
9. Selalu Siap untuk Hal-Hal yang Tak Terduga
Selalu lakukan pengelolaan secara efektif program perubahan yang membutuhkan penilaian ulang terus-menerus. Tidak ada program perubahan yang berjalan sepenuhnya sesuai rencana. Orang-orang bereaksi dengan cara yang tidak terduga. Lakukan analisa data dari lapangan yang didukung oleh informasi dan proses pengambilan keputusan yang solid.
10. Berbicara Langsung kepada Setiap Orang
Perubahan merupakan sebuah perjalanan baik itu bersifat kelembagaan maupun pribadi. Orang-orang menghabiskan waktu nya berjam-jam hingga berminggi-minggu di tempat kerja, dan banyak yang berpikir rekan-rekan kerja mereka adalah keluarga kedua. Untuk itu, individu perlu mengetahui bagaimana pekerjaan mereka akan berubah, apa yang diharapkan dari mereka selama dan setelah program perubahan, bagaimana mereka akan di nilai kinerjanya, keberhasilan atau kegagalan apa yang berarti bagi mereka dan juga orang-orang di sekitar mereka. Pemimpin tim harus jujur dan sejelas mungkin kepada setiap orang di dalam perusahaan. Orang-orang akan bereaksi terhadap apa yang mereka lihat dan dengar dari sekitar mereka. Sehingga penghargaan itu merupakan upaya yang sangat berharga, seperti promosi jabatan, pengakuan dan bonus. Hal tersebut akan memperkuat hubungan emosional setiap individu kepada perusahaan dan mampu menciptakan kerja tim yang baik.***
Sumber: Industryweek.com
Comments are closed.