SHIFT SSCX Case study VF

Dalam hal apapun, tentunya kita pernah melakukan kesalahan. Begitu pula dalam menerapkan metode perbaikan berkelanjutan atau yang lebih akrab dikenal continuous improvement (CI). Beberapa kesalahan dalam penerapan metode CI ini adalah karena akibat ketidaktahuan tentang cara yang tepat untuk melakukannya. Dan beberapa nya lagi karena hasil dari rutinitas atau kebiasaan yang menjadi budaya perusahaan. Serta segelintirnya, datang dari upaya yang berlawanan.

Saat anda membaca daftar berikut, pertimbangkan juga apakah anda dan tim juga pernah terperangkap melakukan kesalahan-kesalahan tersebut. Inilah 11 kesalahan yang sering dilakukan dalam penerapan CI seperti dikutip velaction.com:

1. Ide diambil Berdasarkan Voting

Voting, dalam teorinya memang menjadi sebuah cara yang baik dilakukan, dan faktanya cara voting ini dilakukan hanya untuk memilih pendapat yang paling banyak dipilih. Namun, bila menggunakan metriks keputusan, misalnya, anda mungkin akan memilih faktor yang lebih penting. Tapi dalam hal ini, anda tidak harus membuat voting dalam menentukan keputusan bisnis. Justru, keputusan bisnis dipertimbangkan berdasarkan fakta, bukan pendapat umum.

2. Menggunakan Perhitungan Rata-Rata

Jika anda mengambil keputusan berdasarkan hasil rata-rata, hal ini cukup jarang bisa membantu anda meningkatkan proses. Misalkan, takt time anda di assembly line adalah 12:07, dan rata-rata waktu siklus adalah 11:52. Dengan menggunakan perhitungan rata-rata, anda tidak akan tahu seberapa sering anda harus menghentikan prosesnya. Hal yang sama juga berlaku di hampir semua metrik yang ada. Untuk itu pastikan anda memiliki beberapa cara untuk melihat dampak dari penerapan metode perbaikan yang anda lakukan, bukan hanya hasil rata-ratanya saja.

3. Mengumpulkan Data, Tapi Tidak Digunakan

Segala sesuatu yang anda lakukan harus memiliki tujuan. Tapi sering kali anda mengabaikan prinsip kepuasan layanan pelanggan dalam manajemen dan proses administrasi. Sangat sering juga anda menghabiskan sumber daya dalam mengumpulkan data, tapi tidak pernah benar-benar digunakan demi menciptakan sebuah perbaikan. Tentu masalahnya terletak pada sumber daya yang sudah anda habiskan dalam proses pengumpulan data tersebut. Dan itu merupakan suatu pemborosan.

Baca juga  Mengantisipasi resistensi dalam proses transformasi

4. Membuat Daftar

Sangat sering anda tejebak dalam membuat daftar panjang yang berakhir sebagai harapan belaka. Anda membuat daftar apa saja yang harus dilakukan, daftar masalah, isu-isu yang sedang in bahkan juga daftar ide yang ada. Sebuah daftar tidak berhenti di sebuah kertas saja, mereka dapat berguna dalam membantu anda membuat rencana dan menyusun strategi. Permasalahan utama ketika anda sudah membuat kesemua daftar tersebut, tidak ada orang yang ditugaskan untuk menjalankannya, sehingga daftar tersebut dapat stagnan untuk selamanya.

5. Tidak Merencanakan Improvement Time

Ini bisa menjadi salah satu masalah terbesar, terutama bagi tim manajemen. Mereka ingin mengembangkan budaya CI , tapi kemudian staf yang akan dijadikan tim harus terus melakukan pekerjaan produksi. Tentu ini menjadi hal yang membingungkan bagi tim. Sangat tidak logis, untuk  mengatakan bahwa upaya menanamkan budaya CI ini adalah sesuatu yang penting bagi bisnis, tapi kemudian tidak mengalokasikan sumber daya untuk hal tersebut.

 6. Pelatihan diberikan Hanya untuk Melakukan Pekerjaan Saat Ini Saja

Sebagian perusahaan memang memberikan pelatihan pada tim proyek mereka. Namun, pelatihan tersebut hanya difokuskan pada bagaimana mereka bisa melakukan pekerjaannya di saat ini. Jika anda ingin anggota tim anda mengembangkan kemampuannya, anda perlu memberikan pelatihan yang juga akan mereka gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan di masa mendatang. Dan sayangnya, aspek pelatihan ini masih menjadi prioritas bawah bagi perusahaan. Singkatnya, jika anda mengharapkan karyawan atau tim anda mengambil tanggung jawab lebih, anda harus melatih mereka sebelum anda memberikan mereka peran yang lebih besar.

 7. Manajer Overriding Proses

Sebagai manajer, anda telah membantu tim anda mengembangkan proses  besar. Anda juga telah memberikan pelatihan yang sesuai kepada anggota tim, serta anda telah menyiapkan sistem untuk mendukung proses tersebut. Namun kemudian, ketika ada krisis atau masalah, anda malah menghilangkan proses tersebut. Akibatnya, semua pekerjaan menjadi  berantakan, dan tim harus memikirkan bagaimana menyelesaikan masalah tersebut. Hal ini jelas menjadi aktivitas waste yang sebenarnya memberikan keuntungan yang sedikit. Sebaliknya, anda bisa meningkatkan proses dengan mengatur proses anda dengan beberapa poin keputusan untuk mengakomodasi situasi khusus.

Baca juga  Lima Langkah Esensial Menjadi Profesional

8. Mendorong Variasi

Kenapa mendorong banyaknya variasi malah membuat anda dan tim terjebak dalam penerapan CI yang keliru? Karena pelanggaran yang paling umum terjadi ada pada proses administrasi ketika ada backlog yang besar. Hal ini terjadi karena perintah dari atasan yang menginginkan orang mengubah cara mereka melakukan pekerjaannya. Seharusnya hal ini tidak perlu terjadi, justru manajer harus menunjukkan dukungan dan bantuan kepada karyawan agar mereka dapat menyelesaikan pekerjaannya. Manajer tidak boleh meminta karyawan untuk mengabaikan sebuah proses yang sudah berlangsung.

9. Membuat Perkiraan Waktu atau Proses Mapping dari Ruang Konferensi

Bayangkan skenario ini. Sebuah tim Kaizen duduk di ruang konferensi, dan fasilitator meminta mereka untuk memetakan proses. Lalu kemudian fasilitator bertanya berapa lama proses akan memakan waktu dan respon yang dibutuhkan. Sebenarnya, ketika tim sedang mencoba untuk menganalisis suatu proses untuk memperbaikinya, mereka jarang mendapatkan tingkat akurasi yang mereka butuhkan. Bahkan dengan peta yang dibuat oleh sekelompok orang yang melakukan proses setiap hari, selalu ditemukan ketidakakuratan atau langkah-langkah yang hilang saat proses mapping tersebut berlangsung.

10. Menyelesaikan Gejala, bukan Akar Penyebab Masalah

Terlalu sering, tim selalu membuat hipotesa awal dan loncat langsung ke solusi. Perbaikan ini seakan terlihat cukup berhasil. Lalu kemudian, dalam waktu singkat, masalah yang sama muncul kembali. Mengapa? Karena solusi awalnya hanya mengobati gejalanya saja, bukan menghilangkan akar penyebab masalah. Cobalah untuk menghabiskan waktu lebih lama untuk mengidentifikasi dasar masalah, sehingga anda hanya perlu menyelesaikan masalah sekali saja.

 11. Meyakini “Pelanggan Selalu Benar”

Berkali-kali, orang-orang mengulangi slogan “Pelanggan Selalu Benar”. Jelas, menghormati suara pelanggan adalah sesuatu yang penting, tapi anda juga harus ingat bahwa tidak semua pelanggan yang benar-benar tepat untuk bisnis anda. Beberapa pelanggan terlalu menuntut atas apa yang telah mereka bayarkan. Beberapa mencari setiap celah kecil dan mengambil keuntungan dari kelalalaian kecil dari kebijakan perusahaan. Sedangkan beberapa nya, berpikir bahwa mereka adalah pelanggan prioritas, sehingga mereka juga harus mendapatkan service prioritas. Anda harus menetapkan tujuan mulia dan memberikan layanan yang luar biasa dan nilai kepada semua pelanggan anda.