Setelah melakukan berbagai analisa dan perhitungan, akhirnya anda memutuskan departemen yang anda pimpin perlu melakukan perbaikan. Ketika menjelajahi internet, Bingo! Anda menemukan teknologi mutakhir yang nampaknya akan jadi solusi hebat. Namun mendadak bimbang melanda. Di satu sisi, semangat untuk melakukan perbaikan sedang berkobar. Di sisi lain, anda terbentur antrian di belakang departemen lain dengan sepuluh hingga dua puluh inisiatif, berharap mendapatkan sedikit bagian dari dana terbatas yang dikucurkan perusahaan.

Sebagian besar inisiatif perbaikan proses di perusahaan terikait erat dengan tujuan meningkatkan revenue. Jadi, jika anda ingin bersaing untuk mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan, anda perlu business-case mengilap yang mampu menarik minat para eksekutif di perusahaan. Well, saran itu lebih mudah dikatakan daripada dilakukan, bukan?

Banyak profesional di perusahaan yang gagal membangun proposal yang baik. Kebanyakan individu merasa mampu mengendalikan segala hal, namun tanpa sadar mereka telah melakukan tiga kesalahan fatal, berkali-kali. Tiga kesalahan itu adalah: myopia, ketidak-stabilan dan bahasa yang rumit. Berikut ini adalah beberapa saran agar anda tidak lagi terjebak dalam tiga perangkap tersebut, dan memperoleh lampu hijau dari perusahaan untuk melakukan apa yang seharusnya anda lakukan:

1. Sembuhkan Myopia dengan Melihat Gambaran Besar

Banyak bisnis yang berjalan dengan penyakit myopia; rabun jauh. Bisnis yang menderita myopia memiliki departemen yang terbiasa melihat dari dekat, mempermasalahkan detail-detail, jarang mundur dan melihat gambaran besar untuk menemukan bentuk masalah yang sebenarnya. Mereka terjebak dengan target-target departemental dan tidak memperhitungkan bagaimana proposal mereka menimbulkan dampak pada target keseluruhan perusahaan. Seringkali, mereka tidak memperhitungkan bahwa ada banyak stakeholder yang akan terlibat dalam proyek mereka, seperti bagian keuangan, IT, atau unit bisnis yang lain. Seluruh kasus mereka didasarkan kepada cara mereka memandang dunia.

Anda tahu bagaimana menghebatkan departemen anda, tapi apakah anda tahu seberapa cepat anda melaju untuk mencapai tujuan dan target bisnis secara keseluruhan? Apakah proposal anda terikat kepada tujuan perusahaan, atau bahkan target finansial perusahaan?

Beberapa perusahaan menyediakan kemewahan berupa staf IT atau keuangan yang tugasnya adalah berinteraksi dengan departemen lain. Orang-orang ini dibekali dengan pengetahuan dan pemahaman mendalam mengenai internal customer, sehingga sangat memahami kebutuhan mereka.

Baca juga  Lima Langkah Esensial Menjadi Profesional

Jika perusahaan tidak memiliki orang-orang yang wawasan dan jaringannya bisa anda manfaatkan, maka yang perlu dilakukan adalah membangun hubungan kolaboratif anda sendiri, khususnya dengan bagian keuangan, juga dengan stakeholder yang lain. Dengan demikian, anda bisa memahami cara mereka memandang dunia dan memastikan proposal anda mewakili gambaran yang lebih besar, bukan terpaku kepada keuntungan departemental saja.

2. Raih Keseimbangan Antara Biaya dan Keuntungan

Kita bisa menemukan sejumlah proposal yang memberikan banyak perhatian kepada biaya, dengan penjabaran alokasi biaya yang sangat detail. Di sisi lain, proposal tersebut amat sedikit mengangkat keuntungan yang akan didapat. Itulah masalahnya. Keduanya adalah hal yang penting, namun akan lebih baik jika anda mau memberikan kesan pertama yang baik. Caranya adalah dengan mengedepankan keuntungan lebih dahulu, dan menciptakan gambaran bagaimana proyek anda akan membuat pekerjaan semua orang lebih baik, menguntungkan, alih-alih menunjukkan berapa besar biaya yang akan menjadi beban.

Tentu saja, biaya adalah komponen yang paling mudah untuk dijadikan pijakan pertama. Anda bisa mendesak vendor hingga titik paling kritis untuk memberi anda sedikit penghematan dalam perhitungan biaya. Banyak perusahaan yang juga memiliki model internal yang mengatur dukungan biaya yang dibutuhkan untuk mewujudkan inisiatif perbaikan dan mengadopsi teknologi baru.

Anda tidak perlu sedetail itu. Para eksekutif tidak membutuhkan presisi pada desimal kedua. Pada tahap ini, yang mereka perlukan adalah etimasi kasar dengan level akurasi yang baik berdasarkan asumsi tertentu.

Sangat banyak orang menghabiskan waktu untuk mengumpulkan data, melakukan analisa, mendapatkan gambaran yang sangat mendetail, namun hasil akhirnya tidak jauh dari estimasi kasar yang sebelumnya mereka lakukan. Jelas, ini adalah proses yang sia-sia. Belum lagi biaya dan waktu berminggu-minggu yang dihabiskan untuk melakukan analisa demi analisa, padahal anda bisa mulai jauh lebih cepat.

Ada dua jenis keuntungan yang harus anda kedepankan. Ada keuntungan yang bisa dihitung, dan ada juga keuntungan yang lebih abstrak, seperti dampak positif berupa kepuasan pelanggan, peningkatan efisiensi dan produktifitas yang sangat sulit dikuantifikasi.

Untuk keuntungan yang dapat dihitung, angka-angka anda harus kredibel, dapat dipertahankan dan tidak terlalu konservatif. Sekali lagi, tidak perlu terlalu mendetail. Hanya diperlukan estimasi kasar untuk keputusan “Go” atau “No Go”. Namun anda tetap harus memberikan angka-angka yang aktual.

Baca juga  3 Jenis Nilai dalam Analisis Proses Bisnis

Jika penjabaran keuntungan anda dimulai dengan sesuatu yang soft, seperti “peningkatan visibilitas” atau “kontrol yang lebih baik”, gunakan tes “Lalu kenapa?” untuk memberikan angka perkiraan kasar. Teruslah bertanya “Lalu kenapa?” hingga memperoleh value driver yang bisa dihitung. Sebagai contoh, peningkatan visibilitas kepada keseluruhan pengeluaran perusahaan berarti pengambilan keputusan yang lebih baik, yang akan mengarah kepada sourcing kontrak baru yang bernilai dan renegosiasi kontrak lama dengan lebih efektif. Perbaikan ini akan memberikan penghematan yang tentu saja dapat dikalkukasi.

Memang tidak semua hal bisa dihitung. Keuntungan yang tidak bisa dihitung tersebut juga menjadi poin penting, dan seharusnya menjadi bagian dari proposal.Sebagai contoh, jika inisiatif anda membuat perusahaan menjalankan bisnis yang lebih mudah dengan pelanggan dan pemasok, pastikan keuntungan tersebut ada dalam proposal anda dan tidak perlu membuatnya nampak seperti sesuatu yang bisa dihitung.

Sama halnya dengan keuntungan berupa produktifitas. Banyak orang melihat produktifitas sebagai soft benefit (jika saya tidak bisa memecat seseorang, maka tidak ada dampak yang bisa dihitung). Namun, keuntungannya tetap terlihat. Jika anda ingin menghemat lebih banyak waktu untuk departemen lain dengan otomasi dan streamlining, sebutkan semua aktifitas strategis yang kini dapat dilakukan oleh departemen lain untuk fokus melangkah maju.

3. Hindari Kerumitan dan Bicara dalam Bahasa yang Dipahami

Jika anda ingin berkomunikasi dengan remaja, kirimkan SMS atau message singkat di aplikasi chatting. Mereka yang berumur dibawah 25 tahun jarang mengangkat telepon, dan jarang meninggalkan atau mendengarkan pesan voicemail.

Sama halnya ketika mempersiapkan sebuah proposal, anda harus berkomunikasi dalam bahasa yang dipahami eksekutif. Beberapa orang membuat kesalahan dengan proposal yang ditulis dalam bahasa terlalu mendetail, terlalu departemental, terlalu teknis, atau gabungan dari semuanya. Beberapa proposal menggunakan diagram yang detail dan penjabaran sistem yang rumit: bagaimana satu sistem berinteraksi dengan sistem lainnya, dan sebagainya. Proposal dari departemen IT dan Procurement adalah penantang terberat di area ini. Sebaiknya anda tidak memasukinya.

Baca juga  2 Langkah Sederhana Mengatasi Stres Kerja dan Menjadi Produktif

Para eksekutif tidak ingin atau perlu tahu perinciannya. Mereka hanya perlu tahu apa yang harus dilakukan atau dikorbankan untuk mewujudkan hasil.Jika anda mengedepankan rincian sistem, misalnya, mereka akan perlu tahu apakan sistem anda akan sesuai dengan sumber daya anda dan tidak memberikan gangguan besar pada bisnis. Diagram teknis mungkin membantu anda berpikir secara proses, namun pada rapat direksi, anda harus menghilangkannya.

Terkait bahasa yang digunakan, hindari menggunakan akronim dan jargon teknis yang tidak akan dipahami oleh orang diluar departemen anda. Terjemahkan semua istilah dalam Bahasa Indonesia yang umum dan baik. Lebih baik lagi jika anda bisa berbicara dalam bahasa audience.  Contohnya, CFO biasanya terlibat dalam keputusan terkait biaya. Jika anda melakukan pitching dengan mereka, bicarakan mengenai EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes Depreciation and Amortization), dampak terhadap margin, atau EPS (Earning per Share). Bicarakan dampaknya terhadap bottom line. CFO juga memahami bahasa risk dan compliance. Mereka menyukai informasi yang tepat waktu dan prediktabilitas. Mereka juga senang ketika bisa memprediksikan bagaimana kinerja bagian lain dari bisnisnya, sehingga bisa membuat keputusan yang bijak.

So What’s the Point?

Sebagai pemimpin dan orang yang paling memahami kebutuhan departemen, andalah kontraktor utama yang membangun proposal departemen. Namun, jangan membangunnya dalam tempurung. Itulah kesalahan terburuk yang akan menyebabkan blunder. Carilah partner yang dapat memberikan masukan dan yang dapat membantu anda menyesuaikan proposal dengan tujuan organisasi, mengidentifikasi dan menghitung keuntungan dan biaya, serta menerjemahkan proposal kedalam bahasa audience.

Ketika memberikan sentuhan akhir pada proposal, tonjolkan keuntungannya. Arahkan spotlight kepada hal terhebat dalam inisiatif anda dan value yang akan diberikan. Jujurlah dan jangan melebih-lebihkan atau merendahkan keuntungan potensial. Jika anda melakukannya dengan cara demikian, anda boleh menetapkan presentase kemungkinan proposal anda diterima diatas 90 persen.***