tips organisasi sederhana lean six sigma SSCX SHIFT

Dahulu, orang berpikir segala sesuatu yang kompleks itu keren. Makin kompleks bahasa yang anda gunakan, makin banyak kata-kata yang tidak dimengerti lawan bicara, makin dibilang pintar. Perusahaan yang bonafid adalah perusahaan yang punya struktur paling rumit.

Untungnya, zaman telah berubah. Mungkin karena bosan dengan harga yang harus dibayar untuk sederetan kompleksitas, saat ini orang lebih suka yang minimalis. Segala sesuatu yang sederhana, simpel, dan cost-effective menjadi primadona.

Walaupun demikian, kesederhanaan bukanlah sesuatu yang mudah didapat. Seringkali lebih mudah memperumit masalah ketimbang menyederhanakannya. Banyak manajer di perusahaan mengeluh soal beban kerja yang menumpuk, namun enggan melepaskan salah satunya. Inilah salah satu kontradiksi terbesar dalam kehidupan organisasi: orang lebih mudah memulai sesuatu, tugas, proyek, rapat, inisiatif, ketimbang menghentikannya. Tanpa disadari, ternyata kompleksitas jauh lebih mudah didapat dibanding simplisitas!

Contohnya saja, seorang CEO dari perusahaan FMCG ternama dibuat sakit kepala karena organisasi yang ia pimpin telah membengkak dan makin kompleks. Kondisi ini menyebabkan kelambatan proses kerja dan biaya besar. Setelah diskusi panjang dengan tim eksekutif seniornya, semua setuju untuk mengidentifikasi proyek, aktivitas, dan program yang sudah tidak relevan untuk dijalankan. Namun ternyata, ketika mereka berkumpul lagi untuk meninjau ide masing-masing, semua orang mengajukan aktivitas yang harus dihentikan oleh divisi lain ketimbang me-review aktivitas di divisi mereka sendiri. Selain itu, mereka juga sibuk mengemukakan alasan mengapa program-program di divisi mereka sendiri penting dan tidak bisa dihilangkan.

Menurut pakar manajemen Ron Ashkenas, ada beberapa alasan psikologis yang menyebabkan orang sulit melepaskan aktivitas rutin mereka. Pertama, walaupun sering mengeluh tentang betapa sibuknya mereka, orang cenderung merasa puas dan bangga ketika merasa perusahaan membutuhkan kontribusi mereka. Dengan kata lain, kesibukan adalah simbol dari status seseorang di organisasi.

Baca juga  3 Konsep Penting dalam Metode Lean

Ashkenas pernah mengadakan studi terhadap beberapa manajer senior di sebuah perusahaan riset. Mereka semua mengeluh karena pekerjaan yang begitu menyita waktu. Namun ketika diminta untuk menghentikan satu atau dua program rutin yang dijalankan, tidak seorangpun bersedia karena mengepalai banyak program adalah sumber prestise.

Manajer juga cenderung menolak untuk berhenti menjalankan sesuatu karena tidak ingin dianggap melakukan pekerjaan yang tidak penting atau tidak bernilai. Terutama pada saat ini, dimana mencari pekerjaan adalah hal yang tidak mudah dan cost reduction menjadi tren, para manajer ingin percaya (dan membuat orang lain percaya) bahwa pekerjaan mereka penting dan tidak mungkin dihentikan. Jika apa yang saya kerjakan saat ini tidak memiliki value dan harus dihentikan, lalu apa yang harus saya kerjakan?

Alasan lain yang menyebabkan suatu pekerjaan yang tidak perlu tetap dilakukan adalah para manajer terlanjur memiliki ikatan emosional dengan pekerjaan tersebut. Ini disebut “proyek zombie”, hidup segan mati tak mau, yang tetap dilakukan karena para manajer ingin tetap melakukannya.

Ketika seseorang telah menginvestasikan waktu, tenaga dan pikirannya untuk melaksanakan proyek, program, atau proses, mereka mengembangkan rasa kepemilikan yang mendalam. Menghentikan apa yang telah mereka usahakan tersebut sama saja seperti membunuh sebagian dari diri mereka.

Jika anda adalah salah satu CEO atau pemimpin yang ingin menyederhanakan aktivitas dan proses di organisasi namun terbentur masalah yang sama, ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengatasinya:

  1. Pisahkan antara inisiatif cost-reduction dengan work-reduction

Sangat wajar jika orang cenderung protektif terhadap karir dan penghidupan mereka. Akan sulit meminta mereka melakukan sesuatu yang bisa menyebabkan kehilangan pekerjaan. Jadi, jika anda terdorong untuk melakukan penghematan biaya, cobalah untuk menghilangkan peran yang tidak perlu terlebih dahulu sebelum menghilangkan aktivitas yang tidak perlu.

  1. Buat inisiatif pengurangan pekerjaan menjadi aktivitas bersama
Baca juga  Ukur Kualitas Improvementmu di OPEXCON, Pendaftaran Sudah Dibuka!

Ketika para manajer sulit diminta untuk melihat kemungkinan penghentian aktivitas di departemen mereka, pada umumnya mereka mampu melihat kemungkinan tersebut di departemen lain. Jika anda bisa membuat para pemimpin dari berbagai departemen berkumpul untuk melakukan hal itu, maka inisiatif penyederhanaan akan lebih mudah dilakukan.

  1. Tetapkan “usia” untuk setiap proyek, program dan pekerjaan

Dengan demikian, anda tidak perlu susah menghentikan program yang sudah berjalan terlalu lama. Jika setiap program dan proyek telah memiliki siklus hidupnya masing-masing, maka penghentian program dan proyek tesebut menjadi sesuatu yang natural, dan para manajer akan siap untuk itu.

Penyederhanaan dalam organisasi pasti akan melibatkan penghentian dan pemutusan program yang menyerap biaya dan menyebabkan kompleksitas. Beberapa tips diatas mungkin akan membantu anda, namun jangan berhenti untuk terus menemukan cara-cara lain yang sesuai dengan kultur dan nilai-nilai organisasi anda. Selamat datang di dunia yang jauh lebih sederhana!***