Gemba

Gemba adalah sebuah kata yang berasal dari Jepang yang berarti tempat bekerja. Dalam konsep Lean gemba berarti terjun langsung ke tempat di mana pekerjaan itu dilakukan. Biasanya proses gemba ini berjalan dengan serangkaian aktivitas yang terstruktur.

Seringkali, perbaikan proses dilakukan tanpa pemahaman yang benar dari proses yang sedang berlangsung saat ini. Hal ini dapat menyebabkan frustasi dan akan lebih banyak lagi masalah. Gemba membantu semua orang melihat proses pada titik yang sama di semua fungsi.

Hal ini membantu membangun rasa saling pengertian terhadap isu-isu di sekitar yang terjadi dalam proses di masing-masing kelompok dan memungkinkan tim untuk bergerak maju dengan cara yang lebih terpadu.

Biasanya ada beberapa manfaat yang bisa langsung dihasilkan dari proses gemba yang dapat diimplementasikan. Karena semua orang melihat proses bersama-sama, mendapatkan kesepakatan dan mengimplementasikan perubahan bisa lebih cepat dari biasanya.

Berikut 4 tips untuk sukses melakukan gemba seperti yang disarankan oleh Tracy O’Rourke, seorang konsultan dan Master Black Belt independen:

#1: Fokus pada proses, bukan pada siapa yang melakukan proses

Proses gemba berfokus pada alur proses, bukan pada orang yang bekerja dalam proses. Salah satu tugas utama fasilitator adalah untuk menciptakan lingkungan yang bebas dari “blaming” atau menyalahkan orang selama proses berjalan. Yang harus diingat adalah gemba bukanlah mencari siapa yang salah. Seringnya, dalam proses gemba banyak ditemukan pekerja yang menjadi korban dari proses yang buruk, dan lebih parahnya lagi mereka juga bisa disalahkan dari proses yang buruk tersebut.

#2: Belajarlah dari proses

Fasilitator harus memastikan bahwa proses gemba mempertahankan perspektif “pelajar”. Walkers mencoba untuk memahami dan membangun pengetahuan yang mendalam dari proses saat ini (current state). Walkers harus menjaga rasa “penasaran” terhadap desain proses dan mempelajarinya. Tujuannya bukan untuk “memperbaiki” proses selama berjalan, tapi untuk melihat dan memahami proses.

Baca juga  Inilah Pondasi Membangun Keunggulan Bisnis dari Marriot hingga Toyota

#3. Jangan berusaha memperbaiki ketika Anda sedang melakukan interview dengan pekerja

Tujuan dari gemba adalah bukan untuk melihat apakah orang sudah mengikuti prosedur atau belum. Gemba juga bukan tentang “mengoreksi” orang. Terkadang, kita menemukan bahwa langkah yang dilakukan ini tidak benar dan ini harus ditangani segera. Proses gemba bukanlah tempat untuk mengoreksi atau memperbaiki pekerja yang salah. Harus di ingat lagi, tujuan dari proses gemba adalah untuk memahami kondisi saat ini. Jika ada yang dipermalukan di depan umum, mereka akan cenderung untuk tidak ingin berbagi pengetahuan dari proses yang mereka kerjakan.

#4. Jangan membawa prosedur tertulis selama melakukan gemba

 Sekali lagi, tujuan melakukan gemba adalah untuk mencari tahu apa yang benar-benar terjadi, bukan apa yang seharusnya terjadi. Karyawan tidak dapat mengikuti prosedur tertulis dan mungkin ada banyak alasan yang masuk akal untuk ini, seperti prosedur tertulis yang sudah usang, tidak akurat, atau ditulis dengan buruk. Biasanya prosedur kembali ditulis ulang setelah proses berjalan, karena tim bisa mendapatkan pemahaman berharga tentang cara mengubah proses.***