Melibatkan staf dalam proses identifikasi masalah dan saran untuk perbaikan merupakan esensi penting di setiap organisasi, namun sebagian besar organisasi belum memiliki sistem yang efektif untuk mendorong keterlibatan staf. “sistem” mungkin menjadi ide yang paling utama untuk memulainya.
Jika Anda adalah seorang Leader di organisasi, berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda gunakan untuk menciptakan sistem yang efektif, dimana setiap staf berpartisipasi dalam memberikan saran perbaikan atau yang lebih kita kenal dengan “Effective Suggestion System”.
1. Make It Public
Jika Anda memiliki kotak saran untuk staf yang masih terkunci, silahkan Anda buka. Itu merupakan sebuah simbol kegagalan masa lalu dan seakan mewakili kesalahan sistem Anda. Mengapa terkunci? Untuk menyembunyikan partisipasi, untuk menyembunyikan ide-ide, untuk mengirimkan ide dengan penuh kerahasiaan, untuk tidak berbagi ide. Mulai buatlah sistem ide yang terbuka di organisasi Anda, sehingga semua orang bisa melihat ide Anda dan ide-ide mereka juga bisa dilihat oleh semua orang. \
2. Keep it Local
Hilangkan proses birokrasi yang berbelit-belit (red tape) dalam mengembangkan sistem approval. Buatlah sistem approval yang efektif sehingga manager bisa berfokus pada tujuan program keterlibatan staf dan fokus pada ide-ide peningkatan kualitas, produktivitas, kepuasan staf, kepuasan pelanggan, penurunan biaya, dll.
3. Make it Simple
Buatlah peta jalan yang sederhana untuk menggambarkan program Anda, dengan form evaluasi untuk masing-masing staf termasuk masalah dan ide jika staf dapat mengatasi masalahnya sendiri. Sebuah papan bulletin sederhana harus dikembangkan untuk menunjukkan status ide mencangkup kolom New, To Do, In Process, dan Complete Ideas.
4. Focus on Singles not Home Runs
Perbaikan dimulai dari unit Anda terlebih dahulu. Mendorong anggota tim untuk memberikan ide-ide yang bisa diimplementasikan secara cepat dibandingkan perubahan besar yang membutuhkan dukungan fasilitas dan sumberdaya eksternal seperti teknisi dan IT.
[cpm_adm id=”11945″ show_desc=”no” size=”medium” align=”left”]
5. Measure the Process, not the Results
Ingat tujuan utama dari program ini adalah keterlibatan staf. Efektivitas proses dinilai bukan dari ide-ide individu. Hasil program ini akan memperlihatkan berapa persen partisipasi dan tingkat partisipasi anggota tim. Dan yang paling penting, ukuran waktu evaluasi dan waktu implementasinya.
Untuk membantu Anda menilai sejauh mana program peningkatan partisipasi anggota berhasil, gunakan pertimbangan berikut sebagai ukuran :
• Partisipasi 100%
• 12 ide per karyawan per tahun
• 48 jam untuk mengevaluasi
• 5 hari untuk melaksanakan
Sumber : Lean.org