Penggunaaan metode Lean (yang notabene terlahir dari industri manufaktur otomotif) bukanlah hal baru. Frank Bunker Gilbreth yang mencetuskan ide awal lean telah mempublikasikan banyak studi mengenai penerapan lean dalam pengobatan.

Beberapa rumah sakit telah memulai inisiatif lean nya sejak era 1990-an. Pada 2001, USA Today melaporkan hasil sebuah studi mengenai perbaikan manajemen rumah sakit. Studi yang dilakukan oleh Robert Wood Johnson Foundation tersebut  menemukan bahwa rumah sakit yang menggunakan metode dan filosofi lean dalam manajemennya memiliki performa yang jauh lebih baik dibandingkan rumah sakit pada umumnya.

Banyak rumah sakit yang kini mengalami kesulitan. Biaya pengobatan perawatan kesehatan pasien semakin tinggi, namun tidak banyak pasien atau asuransi yang mau membayar lebih. Tingkat kecelakaan dan kematian yang dialami pasien karena kesalahan yang sebetulnya dapat dicegah semakin meningkat di seluruh dunia. Karena tingkat stress yang tinggi di rumah sakit, tidak jarang karyawan dan staf medis merasa frustasi dan lelah, sehingga banyak dari mereka yang kemudian meninggalkan profesinya.

Lean Healthcare merupakan metodelogi yang memungkinkan industri kesehatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pasien dengan mengurangi error dan waktu tunggu. Pada dasarnya, Lean adalah tentang menempatkan segala sesuatu di tempat yang tepat, di waktu yang sesuai, dalam jumlah yang benar, sementara terus berupaya meminimalisir waste dan membuat sistem menjadi lebih fleksibel dan terbuka untuk perubahan.

Berikut 5 langkah bagaimana memulai penerapan budaya Lean di Rumah sakit :

1. Value Stream Mapping

Value Stream Mapping (VSM) bertujuan untuk meningkatkan kegunaan dari proses mapping dengan menambahkan data seperti material, arus informasi, parameter operasional, lead time, dan lain sebagainya. Proses pemetaan sendiri bertujuan untuk menentukan darimana proses akan dimulai, keputusan apa yang akan diambil dan bagaimana arahan untuk langkah selanjutnya.  Tool ini memungkinkan organisasi untuk memetakan berbagai alur, seperti layanan untuk pasien, barang-barang kesehatan maupun informasi mulai dari awal proses hingga proses itu selesai. Anda bisa memulai sebuah perjalanan budaya Lean dengan memetakan keadaan saat ini. Dari peta value stream ini, anda dapat mengidentifikasi dan memprioritaskan perbaikan apa yang bisa dilakukan pertama kali, sehingga proses anda menjadi mudah dan efisien.

2. Penerapan Budaya 5R

Langkah kedua, setelah anda memetakan perbaikan apa yang bisa anda lakukan pertama kali adalah menerapkan prinsip 5R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin. Tool 5R ini di desain untuk meningkatkan efisiensi di area kerja dengan mengurangi aktivitas yang tidak diperlukan dalam mencari barang-barang di tempat kerja. 5R merupakan budaya tentang bagaimana seseorang  memperlakukan tempat kerjanya dengan benar. Karena bila tempat kerja tertata rapi, bersih dan tertib, maka kemudahan bekerja perorangan dapat tercipta, sehingga 4 sasaran dari penerapan Lean di Rumah sakit, yaitu efisiensi, produktivitas, kualitas layanan, keselamatan kerja dapat dicapai. Penerapan 5R ini juga tidak memerlukan analisa mendalam, “Just do it”.

3. Standardisasi Kerja

Pernahkah anda memerhatikan kalau setiap orang melakukan suatu hal dengan cara mereka sendiri? Dalam industri yang mengutamakan layanan pelanggan atau pasien, tentu sikap bekerja dengan standar perorangan harus dihindari. Karena tindakan seperti ini beresiko pada kualitas, keamanan, pelatihan staf, dan banyak lagi, sehingga diperlukan sebuah aturan tentang standar kerja yang akan berdampak pada output yang memiliki added value bagi pasien dengan peningkatan dari sisi produktivitas, keamanan, dan juga kualitas.

4. A3 Problem Solving

A3 problem solving adalah sebuah tool yang digunakan Toyota untuk terus meningkatkan kinerja operasionalnya. Pusat dari kemampuan pemecahan masalah ini adalah pelatihan supervisor dan manajer dalam memecahkan masalah dengan pendekatan yang terstruktur. Untuk mengidentifikasi bagian mana yang ingin dilakukan perbaikan dan peningkatan, budaya problem solving menjadi salah satu tool penting dalam memulai konsep lean di rumah sakit.

5. Kaizen Tool

Kenapa Kaizen? Kaizen merupakan tool yang paling populer. Organisasi kesehatan menyukai cara yang cepat dan sistematis dalam melihat proses, kerja tim, dan juga bagaimana memperbaiki proses dan menerapkan perubahan dengan cara yang cepat dan sustainable.***RR