Sebuah artikel dari seorang guest blogger di blog Minitab mengemukakan 6 tips yang sederhana namun sangat berguna untuk meningkatkan efisiensi di area kerja. Seperti yang kita ketahui, Six Sigma yang disebut sebagai “million-dollar methodology” yang memerlukan biaya lumayan dalam penerapannya, walaupun akan memberikan hasil luar biasa berupa penghematan atau peningkatan revenue. Karena itulah, muncul anggapan bahwa Six Sigma hanya cocok untuk perusahaan besar dengan modal besar. Dalam tulisannya, Alex Orlov ingin membuktikan sebaliknya. Konsep dari metodologi ini ternyata bisa diterapkan di perusahaan skala kecil, menengah, bahkan pada home industry dan wilayah kehidupan personal.
Six Sigma telah menjadi bagian penting dari proses quality improvement sejak 1986. Walaupun sebuah proyek Six Sigma skala besar bisa memakan biaya sekitar 1000 dolar hingga 1 juta dolar AS, hasil yang diberikan seringkali berlipat kali lebih besar dibandingkan investasinya. Perbaikan di sisi keuangan adalah keuntungan langsung, sementara masih banyak pula keuntungan tak langsung dari proyek Six Sigma, seperti optimasi proses yang memastikan banyak keuntungan bagi perusahaan, termasuk peningkatan efisiensi yang akan berjalan hingga tahun-tahun mendatang.
Sebagian besar dari kita tentu saja telah banyak mendengar mengenai manfaat implementasi Six Sigma, termasuk berbagai kisah sukses di perusahaan-perusahaan dari setiap industri. Pertanyaannya adalah, apakah Six Sigma bisa membantu orang awam yang ingin meningkatkan efisiensi? Sebagai praktisi, Alex Orlov melihat pelajaran penting yang bisa diambil dari Six Sigma, dan diterapkan oleh semua orang. Mereka adalah:
Tips #1: Target yang Layak Disasar, Layak Didokumentasikan
Ketika merasa ingin mencapai sesuatu, naluri kita secara otomatis akan memerintahkan kita untuk membuat target-target. Target bisa jadi berada dalam jangka pendek, atau berlaku seumur hidup. Yang jelas, target akan membantu kita untuk memfokuskan setiap usaha yang dilakukan. Langkah awal untuk melakukan efisiensi, baik personal ataupun bisnis, adalah menyatakan dan mendokumentasikan dengan jelas semua target yang ingin dicapai. Six Sigma menyebut dokumentasi target, perencanaan, dan potensi masalah sebagai “project charter”.
Jika ada langkah awal yang penting dilakukan dalam usaha peningkatan efisiensi, menuliskan target yang spesifik dan terdefinisi dengan jelas, tentu saja menjadi yang utama. Stephen Covey dalam “The 7 Habits of Highly Effective People” menyebutnya sebagai sebuah mission statement.
Tips #2: Jangan Pernah Meninggalkan Rumah tanpa Perencanaan
Mungkin inilah nasihat klise yang paling sering dilontarkan, tapi setiap orang punya alasan bagus untuk memberi nasihat semacam ini. Walau demikian, melaksanakannya ternyata jauh lebih sulit. Banyak perusahaan yang hanya sedikit menginvestasikan waktu dan biaya untuk membuat perencanaan aktifitas mereka. Elemen efisiensi pertama yang bisa diambil dari Six Sigma adalah membuat perencanaan yang baik. Lalu apakah yang disebut perencanaan? Perencanaan adalah action dan deadline. Kupaslah target-target Anda dan sarikan kedalam rencana. Anda akan mendapatkan detail-detail action plan, apa yang akan Anda lakukan untuk mencapai target, dan kapan. Setia kepada action plan adalah salah satu intisari dari Six Sigma.
Tips #3: Pahami Apa yang Menjadi Masalah, Sebelum Bertanya Mengapa
Salah satu masalah dalam peningkatan efisiensi adalah tergesa-gesa mencari solusi sebelum memahami karakter masalah yang sebenarnya. Six Sigma merupakan metode yang dijalankan dalam fase-fase untuk mengidentifikasi, memahami, dan mendokumentasikan karakter permasalahan. Untuk mengatasi masalah, baik personal maupun bisnis, Anda harus secara jujur dan terbuka mengidentifikasi masalah, sebelum memutuskan untuk mendiskusikan penyebab dari masalah tersebut.
Untuk menjelaskan tips ini, Orlov memberikan contoh yang bagus:
Sebuah organisasi tempat saya pernah bekerja telah menghabiskan bertahun-tahun untuk memperbaiki masalah ketidak-harmonisan di lingkungan kerja. Salahnya, mereka tidak menyadari bahwa profitabilitas dan kualitas yang buruk-lah yang menjadi penyebab masalah. Mereka telah mengalami “kutukan” profit rendah dan lingkungan kerja yang ter-demotivasi, dan tidak menyadari bahwa orang-orang keluar dari pekerjaan hanya karena mereka tidak ingin bekerja di lingkungan semacam itu. Dalam perjalanan menuju efisiensi, dalam kehidupan ataupun dalam bisnis, sangat penting untuk mengenali masalah sebelum bertanya mengapa.
Tips #4: Jadilah Spesifik; Tanyalah “Berapa Banyak”?
Selama beberapa tahun terakhir, Orlov berkesempatan untuk menghabiskan waktu bersama para pemilik bisnis yang memiliki pendekatan “take-it-as-it-comes” dalam menjalankan bisnis mereka. Ketika ide mendatangi para pemilik bisnis ini, mereka membuat “target-target” yang sebenarnya sangat umum dan tidak memberikan patokan yang jelas. Contohnya, target dari seorang direktur muda di perusahaan start-up adalah seperti ini: “Target saya adalah memperoleh break event pada tahun pertama, dan tetap profitable selama 3 tahun kedepannya”. Bagi Orlov, target ini belum komplit. Jika mendengar yang demikian, mungkin Anda akan bertanya-tanya, “Ingin seberapa profitable bisnis Anda nantinya?”
Membuat target-target memang penting, tapi lebih penting lagi adalah membuat target-target yang terukur. Six Sigma mengajarkan kita bahwa jika kita tidak bisa mengukurnya, maka kita takkan bisa mengontrol apalagi memperbaikinya. Efisiensi menjadi hal yang mustahil jika Anda tidak tahu seberapa efisien Anda.
Tips #5: Tanpa Orang-orang, Proses Akan Gagal
Inisiatif Six Sigma yang baik adalah sebuah effort yang sangat kolaboratif. Mulai dari mendefinisikan masalah hingga mengidentifikasi apa yang penting bagi pelanggan, mulai dari brainstorming untuk menemukan solusi potensial hingga aktifitas aktual untuk mengimplementasikan solusi, orang-orang adalah sumber nutrisi dari sebuah proyek Six Sigma yang baik. Pelajaran penting dari Six Sigma adalah, berkolaborasilah dan berasosiasilah dengan orang lain yang bisa menawarkan ide-ide, memberikan kritik yang membangun, dan mendorong Anda untuk meraih target.
Six Sigma bergantung kepada orang-orang yang saling bekerjasama untuk meraih target bersama. Kerjasama memberikan keuntungan berupa penggunaan efektif dari kecerdasan kolektif.
Tips #6: Kapanpun Memungkinkan, Kumpulkan dan Gunakan Data untuk Membantu Pengambilan Keputusan
Kemampuan manusia untuk menaksir adalah sebuah anugerah yang harus digunakan secara hati-hati. Walaupun kita memiliki kemampuan sangat baik dalam membuat estimasi, namun presisi tidak pernah menjadi milik manusia. Pelajaran lain yang sangat penting dari Six Sigma adalah, kumpulkan dan gunakanlah data untuk melandasi setiap keputusan. Six Sigma bukanlah metode terintegrasi yang bisa berdiri sendiri untuk membuat bisnis lebih efisien. Metode ini mendorong Anda untuk membuat keputusan yang didasari oleh suara pelanggan dan stakeholder.
Seringnya, informasi kualitatif ini datang dalam bentuk data numerik. Untuk membuatnya sederhana, Six Sigma adalah tentang manipulasi data dengan tujuan untuk mendapatkan peta jalan yang jelas menuju target-target yang telah ditetapkan.
Mengumpulkan dan melakukan analisa data akan membantu Anda menemukan “kondisi saat ini”, sebelum Anda memulai perjalanan untuk meningkatkan efisiensi baik dalam pekerjaan ataupun kehidupan pribadi.***
Adaptasi dari artikel “6 Simple Everyday Efficiency Tips You Can Learn From Six Sigma” oleh Alex Orlov di blog.minitab.com.