5S, yang merupakan singkatan dari 5 aktifitas penataan area kerja (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke (dikenal juga dengan 5R untuk Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin)), mungkin merupakan tool Lean yang paling sering dijalankan.

Konsep 5S nampak sederhana, dengan hasil yang terlihat jelas, dan semua orang dapat ikut terlibat karena secara umum tidak diperlukan skill tertentu untuk menjalankannya. Namun sayangnya, dari semua tool Lean, 5S merupakan yang paling singkat masa hidupnya. Menurut praktisi Lean Jamie Flinchbaugh, rata-rata perusahaan hanya mampu mempertahankan kondisi 5S paling lama 1 tahun saja.

Tidak melakukan apa-apa sama sekali mungkin lebih baik daripada menjalankan program yang aktifitasnya melempem. Mendorong semua orang di organisasi untuk memberikan effort untuk melakukan suatu hal yang tidak dipertahankan akan mengirimkan pesan bahwa top management tidak menghargai usaha yang telah dilakukan, dan hal ini akan memberikan kesan yang buruk di mata karyawan. Mungkin manajemen akan sulit untuk mendorong mereka menjalankan program lain, karena kepercayaan telah menurun.

Jadi, bagaimana cara menghindari hal ini dan ‘mengawetkan’ hasil penerapan 5S? Berikut beberapa tips yang dapat dilakukan selama menjalankan 5S dan setelahnya.

1) Komunikasikan tujuannya

Tujuan dari 5S bukanlah untuk keselamatan, disiplin, keterlibatan, kerapian, atau meningkatkan efisiensi. Semua itu adalah keuntungan dari 5S, bukan tujuan. Tujuan utamanya adalah memberikan kemampuan menemukan masalah dengan cepat untuk diatasi dengan segera. Sebagai contoh, perhatikan garasi dalam turnamen NASCAR. Mungkin garasi tersebut merupakan yang terbersih yang pernah anda lihat. Mengapa? Agar masalah bisa segera nampak (teridentifikasi) dengan jelas. Misalnya ada yang tidak sengaja menumpahkan oli, petugas akan segera tahu. Mereka ingin segera tahu jika ada masalah, pada saat itu juga, bukan pada saat perlomaan telah berjalan sejauh 10 lap. Sama halnya jika 5S diterapkan dengan sukses, anda dapat menjelajahi area kerja dan segera mengetahui apakah ada hal-hal yang abnormal disana. Tujuan inilah yang perlu dipahami dengan jelas oleh karyawan.

Baca juga  Tidak perlu bingung, ini beda value add dengan value enabler

2) Lakukan audit di level pimpinan

Audit merupakan hal yang umum dilakukan di perusahaan. Memang melakukan audit bukanlah sesuatu yang murah, tapi sebetulnya amat penting. Top management di perusahaan juga harus melakukan audit, yang tujuannya adalah menemukan hambatan dalam sistem yang menghalangi kesuksesan penerapan 5S. Audit ini dapat dilakukan melalui observasi langsung dan keterlibatan di lapangan. Jika ada masalah, para pemimpih harus membantu menyelesaikannya untuk memastikan keberlangsungan hasil penerapan 5S.

3) Ubahlah audit secara periodik

Audit dapat menjadi agenda rutin dan seiring waktu dapat kehilangan efektifitasnya. Ubahlah metode audit secara periodik. Anda bisa mengubah cara penilaian, aturan, frekuensi, atau metode evaluasi. Audit dilakukan untuk melihat apa yang telah bekerja dengan baik dan apa yang tidak. Kadang anda harus bisa melihat dari sisi yang berbeda. Mengubah cara pandang karyawan terhadap proses dapat membantu mereka melihat apa yang mereka lewatkan sebelumnya.

4) Lakukan audit ganda pada masa krisis

Pada masa krisis (pada aktifitas produksi, penurunan kualitas, dan sebagainya), apa yang anda lakukan? Apakah anda akan melewatkan audit ataukah malah menggandakan frekuensinya? Melewatkan audit adalah reaksi umum dari manajemen, tapi tidak tepat. Selama krisis, tentunya anda ingin proses tetap stabil, sehingga anda bisa fokus mengatasi keadaan abnormal yang sedang terjadi. Jika 5S dijalankan untuk memelihara stabilitas proses, maka sangat penting untuk menjaga keberlangsungannya.

5) Ekskalasi masalah

Jika dalam audit anda menemukan kerusakan dalam proses, namun tidak ada konsekuensi yang diberlakukan, maka audit yang dijalankan akan percuma. Harus ada ekskalasi dalam proses dan konsekuensi yang berlaku jika ditemukan kesalahan. Manajemen harus meninjau area dimana kesalahan terdapat, dan memutuskan hal yang akan dilakukan untuk mengatasinya. Harus ada ekskalasi terhadap kesalahan dalam program 5S, agar perbaikan dapat dilakukan dengan serius.

Baca juga  3 Jenis Nilai dalam Analisis Proses Bisnis

6) Hilangkan pintu dan laci

Anda bisa mengatasi dan menyelesaikan masalah hanya jika anda melihat masalah tersebut. Apakah fungsi dan pintu-pintu dan laci-laci di area kerja? Salah satunya adalah menyembunyikan hal-hal yang berantakan. Kita tidak ingin menyembunyikan berantakan; kita ingin menghilangkannya. Menghilangkan pintu dan laci akan membantu jalannya observasi untuk menemukan abnormalitas dengan lebih mudah. Kalaupun harus menggunakan laci, gunakan yang transparan.

Menjalankan 5S adalah hal yang relatif simpel. Namun hal yang simpel bukan berarti hal yang mudah dilakukan. Jika anda pikir 5S layak dilakukan, maka ia layak dilakukan dengan maksimal, dan diperlukan kerja keras untuk mempertahankan hasilnya. Jika anda mampu melakukannya, anda akan mendapatkan keuntungan yang tidak sedikit.

Sumber: IndustryWeek; Jamie Flinchbaugh.