7 Panduan meeting efektif

Untuk alasan apapun, tidak ada seorang pun yang menyukai agenda meeting yang terlalu banyak ataupun durasi meeting yang terlalu lama. Untuk alasan inilah, banyak orang merasa tidak masalah menjadi bagian yang termasuk kategori “hater” jika berkaitan dengan menghadiri meeting. Banyak saran yang diberikan untuk bagaimana membuat meeting Anda lebih efektif, namun apakah semua saran tersebut benar-benar diterapkan dalam kenyataan?

Paul Axtell seorang yang berpengalaman selama 35 tahun sebagai personal effectiveness mengatakan bahwa hal tersebut memang menjadi kendala terbesar yang harus dihadapi setiap manajer. Untuk itu, dalam artikel yang berjudul The Condensed Guide to Running Meetings, Axtell dan Fransesca Gino, seorang profesor di Harvard Business School sekaligus penulis Sidetracked: Why Our Decisions Get Derailed, and How We Can Stick to the Plan memberikan saran bagaimana agar Anda menerapkan cara-cara yang akan membuat meeting Anda lebih efektif. Berikut penjelasannya seperti dikutip hbr.org:

1. Buat meeting Anda tetap dalam lingkup kecil (tidak lebih dari tujuh orang)

Meskipun tidak ada penelitian yang menunjukkan jumlah yang tepat, namun angka tujuh ini bukanlah angka magic yang tiba-tiba muncul begitu saja.

“Ada bukti yang menunjukkan bahwa membuat meeting tetap dalam lingkup yang kecil dapat membuat meeting tersebut lebih bermanfaat,” kata Gino. Salah satu alasannya, Anda lebih mudah menangkap bahasa tubuh dari peserta meeting.

“Dalam kelompok meeting yang berisikan lebih dari 20 orang, Anda akan sulit menangkap isyarat halus yang Anda butuhkan,” kata Axtell.

Dan jika Anda ingin orang-orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi, Anda harus membatasi jumlah peserta meeting. Axtell mengatakan bahwa dalam pengalamannya  mengadakan meeting yang berdurasi tidak lebih dari 60 menit, ia membatasi hanya empat atau lima orang yang saja, karena hal tersebut meruapakan cara efektif untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara.

Selain itu, tantangan yang ada dalam meeting besar bukan hanya bahwa setiap orang sulit memiliki kesempatan bersuara, namun justru kebanyakan dari mereka merasa tidak perlu untuk bicara. “Ketika banyak orang terlibat, banyak orang cenderung kurang peduli dan terlalu mengandalkan,” jelas Gino. “Sebuah penelitian psikologi sosial telah menunjukkan bahwa ketika orang melakukan tugas kelompok (seperti brainstorming atau mendiskusikan informasi dalam meeting), mereka menunjukkan penurunan yang cukup besar dalam upaya individu daripada ketika mereka melakukan sendiri. “Hal ini dikenal sebagai “kemalasan sosial” sehingga meeting dalam jumlah orang yang banyak atau lebih dari 7 cenderung tidak efektif.

Baca juga  Tinggalkan Experiment Konvensional, Saatnya Menggunakan DoE

2. Aturan untuk tidak membawa gadget saat meeting

Kedua ahli, baik Gino dan Axtell setuju bahwa ini adalah ide yang baik, dengan dua alasan. Pertama, perlengkapan teknologi, mulai dari mudah mengalihkan perhatian. Gino menunjukkan bahwa banyak orang berpikir mereka bisa mendengarkan seseorang dalam meeting sambil membaca email atau linimasa Twitter mereka. Namun, penelitian menunjukkan bahwa kita tidak akan bisa fokus melakukan kedua hal disaat bersamaan. “Penelitian neuroscience terbaru membuat hasil yang cukup jelas tentang masalah ini. Multitasking hanyalah sebuah mitos. Kita bisa melakukan tugas-tugas sederhana seperti berjalan dan berbicara pada saat yang sama, tetapi otak kita tidak bisa melakukan hal tersebut,” kata Gino. “Bahkan studi menunjukkan bahwa orang yang mencoba untuk multitasking 50% lebih lama dalam menyelesaikan tugas dan 50% lebih banyak membuat kesalahan.”

Dan lebih parahnya lagi, orang yang hadir dalam meeting dengan membawa perangkat gadget kemungkinannya akan menjadi multitasker yang buruk. “Penelitian ini menemukan bahwa lebih baik menghabiskan waktu meeting menggunakan beberapa bentuk media secara bersamaan,” jelas Gino.

Alasan kedua melarang untuk membawa perangkat gadget adalah bahwa hal tersebut juga akan mengalihkan perhatian orang lain. Baru-baru ini Gino melakukan survei sederhana yang menilai apakah orang apakah orang yang menulis posting di Facebook, atau men-tweet selama meeting berlangsung adalah hal yang menganggu dan dianggap tidak pantas. Namun demikian, kata Axtell ada beberapa alasan yang baik untuk menggunakan teknologi dalam meeting. Yaitu ketika Anda ingin menulis sebuah catatan atau mencari bahan referensi.

3. Lakukan meeting tidak lebih dari satu jam

Penelitian menunjukkan bahwa ada beberapa keuntungan untuk membuat meeting Anda tidak perlu berlangsung lama. Pertama, orang-orang akan lebih fokus. “Sebuah penelitian menemukan bahwa kelompok yang merespon tenggat waktu dan keterbatasan waktu cenderung menyesuaikannya dari tingkat kerja dan gaya mereka berinteraksi,” kata Gino. Sebagai contoh, satu studi menunjukkan bahwa sekelompok problem solver lebih cepat mengomunikasikan solusi pemecahan masalah dalam tekanan waktu yang ketat dibanding mereka mengerjakannya dalam waktu yang lebih lama.

“Setelah orang menyadari Anda adalah orang yang strict terhadap waktu, mereka berhenti berbicara atau bertanya dan fokus pada bagaimana menyelesaikan pekerjaan,” kata Axtell.

Baca juga  Gagal Sukses? Gunakan Design Thinking sebagai Strategi Barumu

Ini tidak berarti Anda harus mencoba untuk menjejalkan setiap meeting menjadi 30 menit. Axtell memperingatkan bahwa ada percakapan yang memerlukan lebih banyak waktu dan Anda disarankan untuk tidak trburu-buru menyelesaikan pembicaraan tersebut. “Jika tujuan dari meeting adalah untuk membicarakan sesuatu, Anda harus memberikan orang cukup waktu untuk menyuarakan pendapat mereka, membangun satu gagasan, lalu mencapai kesimpulan,” lanjut Axtell. Tekanan waktu akan membuat hal ini menjadi lebih efisien, tetapi Anda juga tidak ingin membuat waktu begitu singkat sehingga harus memotong pembicaraan penting.

4. Stand-up meeting akan lebih produktif

Beberapa orang mungkin akan merasa bahwa ini hanyalah gimmick saja, namun Gino menunjukkan bahwa ada data empiris yang membuktikan meeting dengan konsep stand-up (berdiri). Dalam penelitian ini (yang dilakukan pada tahun 1999), Allen Bluedorn dari University of Missouri dan rekan-rekannya menyimpulkan bahwa sekitar 34% tingkat produktivitas mereka lebih pendek jika meeting berlangsung sambil duduk.

Selain itu Axtell menemukan solusi yang cukup menggembirakan. “Saya suka bahwa orang berusaha untuk melakukan sesuatu yang berani untuk mengubah pertemuan dengan konsep stand up, atau sekedar pergi berjalan-jalan,” katanya. Namun, Axtell juga memperingatkan, jangan biarkan format baru ini (stand up) mengalihkan perhatian Anda dari apa yang benar-benar penting dilakukan, yaitu menjalankan meeting yang efektif.

5. Pastikan semua orang berpartisipasi

“Beberapa orang lebih cenderung mengajukan pertanyaan dibanding menyuarakan pendapat mereka, meskipun sebenarnya mereka berkeinginan untuk menyampaikannya dalam meeting,” kata Axtell. Hal ini mungkin karena alasan budaya, atau hambatan bahasa, atau beberapa alasan lain. “Orang-orang yang tidak menyurakan pendapatnya, sering memiliki perspektif terbaik dalam percakapan dan inilah yang perlu dikemukakan dalam meeting.”

Baca juga  Mencegah Terjadinya Kegagalan Proyek Improvement

Dalam meeting yang efektif, semua orang berkontribusi bukan hanya untuk hasil akhir yang baik, tapi juga untuk diri mereka sendiri. “Orang ingin tahu bahwa pendapat mereka didengar dan dipertimbangkan, kata Gino. “Dan dengan meminta orang-orang yang hadir dalam meeting untuk mengungkapkan pendapat mereka, Anda bisa meningkatkan komitmen mereka terhadap isu-isu yang sedang dibahas.”

Bagi orang yang merasa tidak terlalu berani menyampaikan pendapat, Anda bisa berbicara dengan mereka sebelumnya dan memberitahu mereka bahwa Anda berharap mereka akan berkontribusi. Dengan begitu, mereka akan memiliki waktu untuk merencanakan apa yang akan mereka katakan.

6. Jangan melaksanakan meeting hanya untuk memberitahu update saja

“Jika Anda sudah menemukan topik yang penting untuk dibahas, Anda bisa melakukan update cepat,” kata Axtell. Anda mungkin mengatakan pada akhirnya, apakah ada sesuatu yang perlu kita sadari sebelum mengakhiri meeting ini? Apakah ada sesuatu yang terjadi di departemen Anda yang harus diketahui oleh yang lainnya? Namun, jika Anda mengadakan meeting hanya untuk mentransfer informasi, pikirkan kembali pendekatan Anda. Mengapa perlu mengambil waktu berharga mengatakan sesuatu yang sebenarnya bisa Anda sampaikan melalui email?” kata Axtell.

7. Tetapkan agenda, mulai dari waktu hingga tujuan dari meeting Anda

Axtell dan Gino setuju bahwa merancang pertemuan dan menetapkan agenda dan waktu adalah hal yang sangat penting. “Anda harus menjelaskan apa yang akan terjadi sehingga peserta dapat mengetahui apa yang akan mereka lakukan,” kata Axtell. Dalam bukunya, Gino berbicara tentang bagaimana kurangnya rencana yang jelas sering membuat orang lain sulit dalam mengambil keputusan. “Memiliki rencana yang jelas akan memberikan mereka kesempatan untuk mengklarifikasi tujuan dan berpikir memikirkan apakah mereka mampu mencapai tujuan tersebut,” katanya.***