SHIFT SSCX Kaizen

Kaizen event adalah suatu event atau acara untuk melakukan improvement pada area tertentu atau dengan sasaran tertentu. Kaizen event ini berjalan umumnya 2-5 hari. Istilah lain kaizen event adalah kaizen blitz, dimana kata blitz diambil dari bahasa Jerman yang artinya cepat. Istilah lainnya adalah rapid improvement atau kaizen burst yang menunjukkan improvement perlu dilakukan pada specific value stream.

Dalam penerapannya, Kaizen lebih bersifat ‘on-site’, dan digunakan dalam proyek-proyek short term yang intens dengan tujuan mengimprovisasi proses, khususnya yang membutuhkan hasil yang cepat.

Ketika diimplementasikan kedalam kegiatan kerja sehari-hari, Kaizen mengarah kepada aktifitas yang secara terus-menerus meningkatkan fungsi, dan melibatkan seluruh komponen SDM, mulai dari CEO hingga pekerja garda depan dan assembly line. Metode ini juga diaplikasikan pada proses, seperti purchasing dan logistik, hingga kepada supply chain. Sebagai salah satu metode yang sejalan dengan Lean, Kaizen menitik-beratkan kepada standardisasi proses yang bertujuan mengeliminasi waste atau pemborosan dalam proses.

Kaizen event perlu direncanakan pada tempat dan waktu tertentu. Memulainya dengan tahapan sebagai berikut:

1. Menentukan masalah atau area kerja yang ingin diperbaiki

Ditahap awal ini, dipilih sebuah topik kaizen, masalah bisa diambil dari prioritas bisnis yang utama berdasarkan value stream mapping, atau masalah di suatu area. Masalah harus jelas terdefinisi supaya tim memiliki persepsi yang sama tentang masalah dan memiliki lingkup masalah yang jelas. Masalah ini juga harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.

2Menentukan tujuan

Saat tim baru pertama kali melaksanakan kaizen, mulailah dengan tujuan dan sasaran yang sederhana dulu. Misalkan menciptakan area kerja yang efisien dengan 5S, memperbaiki flow, membuat visual management. Bisa juga memilih beberapa topik, seperti membuat standard location, standard tool station, mempercepat waktu changeover, mengurangi defect, mengurangi jumlah breakdown mesin, membuat sistem kanban. Memulai dengan sasaran sederhana akan meningkatkan moral dari anggota tim dan menciptakan momentum.

Baca juga  8 Langkah Lakukan Problem Solving Secara Sistematis

3. Membentuk tim

Tim disini umumnya terdiri dari 6 – 10 orang, tergantung kebutuhannya. Sebagian anggota tim harus berasal dari area kerja lain supaya mendapat ide dan perspektif yang lebih segar. Tim harus fokus di kaizen event ini, artinya waktu yang digunakan selama menjalankan program ini, anggota tim tidak boleh diganggu oleh kegiatan aktifitas kerja sehari-hari.

4. Memberi training tentang kaizen

Pertama kali melakukan kaizen adalah penting mengenalkan apa itu kaizen, tujuan yang ingin dicapai, tahapan bagaimana mengeksekusinya, dan training tools untuk root cause analysis (RCA) yang nanti digunakan untuk problem solving.

5. Melaksanakan tindakan perbaikan

Setelah akar masalah teridentifikasi, maka segera buat rencana tindakan dan lakukan tindakan perbaikan secara langsung

6. Mengecek hasil

Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan maka cek lah hasilnya. Ada indikator performa yang bisa kita gunakan untuk melihat apakah hasilnya efektif. Jika tidak maka lakukan analisa ulang.

7. Standardisasi

Jika hasilnya sudah efektif, maka segera buat standarnya. Hal ini untuk memastikan bahwa hasil perbaikannya bersifat sustainable dan konsisten dijalankan

8. Follow up action plan

Untuk tindakan yang belum selesai pada masa kaizen event, lakukan follow up untuk memastikan tindakan perbaikan sudah diselesaikan. Lakukan review hasil performa untuk memastikan improvement nya sustainable dan konsisten.

Dengan melaksanakan kaizen event maka banyak sekali manfaat yang didapat oleh perusahaan dan juga individu. Seiring dengan performa yang meningkat, maka produktivitas pun juga meningkat, yield meningkat, kualitas produk lebih baik, inventori lebih sedikit, changeover lebih cepat, area kerja lebih efisien, dan peningkatan di area lainya.***