Seni memecahkan masalah terus-menerus dikembangkan untuk kemudian diakui kembali oleh orang-orang di berbagai sektor industi. Terkadang, cara baru menjadi metode yang efektif untuk diterapkan dalam beberapa proses tertentu. Cara yang benar-benar ampuh untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah adalah 8 langkah praktis yang telah dikembangkan oleh Toyota bertahun-tahun yang lalu. Sistem yang terstruktur, namun ternyata sangat sederhana dan praktis untuk menangani masalah-masalah kecil hingga masalah dalam skala besar.

Menggunakan cara yang fundamental dan strategis sebagai solusi pemecahan masalah akan berdampak pada munculnya konsistensi dalam organisasi. Perusahaan yang memutuskan untuk mengambil solusi yang berdasarkan fakta, pengalaman dan juga logika, hasil yang didapat pun akan terbentuk secara rasional dan berkelanjutan.

[cpm_adm id=”10097″ show_desc=”no” size=”medium” align=”right”]

Toyota Way menerapkan 8 langkah mudah dan praktis untuk memecahkan semua masalah yang muncul dalam perusahaan. Delapan langkah tadi juga mencakup siklus Plan, Do, Check, Act atau PDCA. Intinya, langkah-langkah tersebut adalah perencanaan, tindakan, evaluasi, dan tindakan berikutnya.

Kedelapan langkah tersebut antara lain:

  1. Tentukan Masalah

Sebuah masalah dapat diidentifikasi dengan menggunakan salah satu dari 3 cara berikut: menggunakan penyimpangan yang muncul dari standar; perbedaan kesenjangan antara kondisi yang diinginkan dan kondisi aktual; dan kealpaan yang ditemukan dari kebutuhan pelanggan.

Untuk membuat masalah dapat diidentifikasi dengan baik, masalah tersebut harus dilihat secara langsung, karena akan memberikan detil-detil dan pengalaman yang membuat perusahaan menjadi lebih baik dalam proses yang berikutnya.

  1. Uraikan Masalah

Setelah berhasil mengidentifikasi masalah, langkah berikutnya yang dapat dilakukan adalah mulai menguraikan masalah tersebut menjadi lebih rinci dan spesifik. Jangan lupa, saat menguraikan masalah, tetap harus melihat dan melakukannya secara langsung, agar bisa lebih mempelajari dan menganalisis input dan output yang berbeda dari proses sehingga bisa lebih memprioritaskan upaya yang akan dilakukan. Tentunya, melakukan penguraian dari masalah utama akan lebih efektif dibandingkan dengan mengatasi masalah kecil satu per satu dan mengatasi masalah besar tanpa arah yang jelas.

  1. Tetapkan Target
Baca juga  10 Langkah Ciptakan Perubahan dengan Kaizen

Komitmen dan fokus menjadi dua poin penting, karena akan berpengaruh terhadap proses yang sedang dilakukan. Perusahaan harus menetapkan target yang menantang, tapi jangan melewati batas yang akan membebani organisasi dan menghambat proses perbaikan.
Tweet: Perusahaan harus menetapkan target yang menantang, tapi jangan melewati batas yang membebani organisasi dan menghambat proses perbaikan.
[cpm_adm id=”10576″ show_desc=”no” size=”medium” align=”left”]

  1. Analisis Akar Masalah

Saat memecahkan masalah, analisis akar masalah adalah kunci penentunya, karena akan mampu membantu organisasi mengidentifikasi faktor-faktor yang sebenarnya menjadi penyebab munculnya masalah. Pastikan untuk mempertimbangkan semua potensi yang menjadi akar penyebab masalah, dan temukan berdasarkan hasil analisa sendiri, bukan berdasarkan data laporan.

  1. Kembangkan Solusi

Informasi hasil analisis akar masalah selanjutnya menjadi pedoman dan pendukung untuk mengembangkan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Solusi yang ada haruslah sebanyak mungkin dan berasal dari pemikiran semua anggota tim, karena satu solusi dari satu pemikiran saja tidak akan menjadi pemecah masalah terbaik.

  1. Implementasi Solusi

Untuk dapat mengimplementasikan solusi yang telah disepakati dalam proses pemecahan masalah, komunikasi menjadi penentu utama, karena ide-ide dan inovasi dari semua anggota tim masih akan dibutuhkan. Pastinya, solusi yang dipilih harus dipertimbangkan pula berdasarkan siklus PDCA tadi, untuk memastikan bahwa tidak ada yang terlewat. Bukan menjadi hal yang tidak mungkin kesalahan pun akan muncul saat melakukan pemecahan masalah, oleh karena itu, berusaha tekun dan teliti akan menjadi pendorong yang baik.

  1. Pantau Proses dan Hasilnya

Nah, di atas telah dijelaskan akan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam solusi pemecahan masalah. Untuk mengantisipasi hal itu, sebaiknya dalam perusahaan ada sebuah sistem yang berfungsi untuk meninjau dan memodifikasi solusi tadi agar memberikan hasil sesuai yang diinginkan. Dari sistem tersebut dapat juga diidentifikasi apakah solusi yang digunakan berasal dari hasil analisis ataukah hanya ide saja.

  1. Standarisasi dan Saling Berbagi Kesuksesan
Baca juga  Step by Step Design Thinking

Jika solusi dan semua proses tadi berhasil memecahkan masalah, pastinya perusahaan ingin menerapkan proses baru sebagai dasar standar baru di organisasi. proses baru itupun akan dibagikan ke seluruh anggota organisasi. Tidak sampai sini saja, evaluasi secara flashback semua proses dan hal yang didapat, dan terapkan kembali untuk masalah yang akan dihadapi di masa mendatang. Tentunya, setiap perusahaan selalu ingin mempertahankan keberhasilan yang berhasil mereka capai, bukan? Karena masalah pasti secara terus menerus akan ada, dan hal itulah yang membuat perbaikan pun tidak berhenti sampai satu masalah saja. Perbaikan terus menerus akan menuntun perusahaan capai kesuksesan dan menuju kesempurnaan.***

Sumber: kaizen-news.com